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Comment envoyer des fiches de paie
par courrier ?

Chaque mois, le droit du travail impose à l’employeur de faire parvenir à tous ses salariés leur fiche de paie pour justifier du paiement de leur salaire. La fiche de paie peut être remise par tous les moyens : courrier au domicile, remise en mains propres ou par voie électronique dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.

Les mentions obligatoires d'un bulletin de salaire

Une fiche de paie doit comporter différentes mentions obligatoires, comme :
• Les informations sur l’employeur (nom, adresse, numéro Siret, etc.)
• Les informations sur le salarié (nom, emploi et position hiérarchique)
• La convention collective applicable
Le salaire brut, incluant les primes, les heures supplémentaires et les congés payés (heures payées au taux normal, heures supplémentaires, etc.). Si le salarié est sous convention de forfait, il faut alors préciser la nature et le volume du forfait (hebdomadaire, mensuel, en heures, en jours, etc.).
• Le salaire net
• La période et le nombre d'heures travaillées
• Les cotisations salariales
• Les cotisations patronales
• Les sommes non soumisese; cotisation
• Les prélèvements sociaux et fiscaux
• Les contributions à la complémentaire santé et la cotisation prévoyance pour l’assurance décès et longue maladie
• Les frais professionnels non imposables (formations complémentaires, stages d’entreprise, etc.)
• Les frais divers incluant la prise en charge des frais de transport (colonne des gains) et le financement des repas des salariés (colonnes des retenues)
• Le montant que le salarié a effectivement reçu et la date de paiement du salaire
• Le montant de l'impôt sur le revenu du salarié et le montant net de son salaire avant l'impôt


Envoyer des bulletins de salaire par courrier postal

Près d’un tiers des Français n'ont pas d'imprimante chez eux et environ 12 % n’ont pas de fournisseur Internet. Si vous deviez choisir, sachez que les envois par La Poste s’avèrent plus confidentiels, car le bulletin de paie ne sera reçu qu’à domicile et ne risque pas de traîner sur les bureaux.

Et si la paie d’une entreprise est externalisée auprès d’un cabinet d’expertise comptable, le gestionnaire de paie pourra envoyer les bulletins de paie par voie électronique si l’accord d’entreprise le permet, sinon, il devra les expédier par courrier postal.

Selon l’urgence et la date à laquelle vous êtes en mesure d’envoyer chaque mois les bulletins de salaires, La Poste propose plusieurs types d’envoi :

Lettre verte : respectueuse de l'environnement et faite pour les courriers quotidiens
Écopli : tarif le moins cher pour vos envois courants, avec une réception sous 4 jours
Lettre en ligne : qui permet à l'employeur de gagner du temps dans l’envoi des bulletins de salaire depuis son ordinateur, sans avoir à les mettre sous pli ni se déplacer : La Poste s’occupe de tout. Il suffit de télécharger les bulletins de paie, de sélectionner les options d’impression, d’affranchissement et enfin saisir l’adresse des destinataires ou d’un carnet d’adresses. Reste à régler et La Poste imprime, met sous pli, affranchit et distribue les lettres dès le lendemain.
Lettre recommandée : lorsqu'un salarié est en arrêt de travail ou en cours de licenciement, le mieux est d’envoyer ses courriers, et notamment sa fiche de paie, par Lettre recommandée avec accusé de réception. Cela permettra d'éviter toute contestation.