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Comment simplifier vos démarches administratives ?
Les démarches administratives sont souvent reconnues comme des tâches chronophages ayant très peu de valeur ajoutée. Pourtant, dans la vie de votre future entreprise, elles seront incontournables, et cela au quotidien. Comptabilité, facturation ou encore gestion du personnel sont autant d’exemples de tâches auxquelles vous allez être confronté.
Pourquoi alléger les tâches administratives ?
Favoriser le développement de l’entreprise
Dans la vie d’une entreprise, les tâches administratives sont récurrentes et demandent du temps. Or le temps passé à l’administratif n’est pas alloué au développement de l’activité en elle-même. Le temps estimé au traitement des démarches administratives est de 2 jours par mois*.
Ainsi, diminuer le temps passé à gérer ces tâches vous permettra d’en consacrer davantage au développement de votre activité.
Diminuer la charge mentale et le stress
Gérer l’activité de son entreprise est générateur de stress et de charge mentale. Avec des délais à respecter, des dossiers à monter… les démarches administratives ne facilitent pas le quotidien. D’ailleurs, 57 % des dirigeants jugent qu’elles sont sources de stress, même lorsqu’elles sont externalisées. En tête des tâches les plus « lourdes », on retrouve la comptabilité, la facturation et les ressources humaines.
Quelles démarches administratives dans une entreprise ?
Le quotidien d’une société est rythmé par l’accomplissement de nombreuses tâches à ne pas négliger.
Les déclarations diverses
Tout au long de la vie d’une entreprise, quelle qu’elle soit, il faut faire des déclarations. Déclaration de chiffre d’affaires, de TVA, d’effectifs… Autant de formulaires à remplir, en respectant les délais impartis et en fournissant les justificatifs. Au mois, au trimestre ou à l’année, mieux vaut ne pas les oublier sous peine de subir des majorations.
La comptabilité et la facturation
La comptabilité et la facturation figurent parmi les tâches les moins appréciées des chefs d’entreprise, elles sont néanmoins incontournables. Si la comptabilité est souvent externalisée, la facturation reste à la charge de l’entrepreneur, avec toutes ses complexités. Certains choisissent de fonctionner à l’aide de logiciels de tableur, d’autres à partir d’un modèle de facture trouvé sur le Net.
Les ressources humaines
Vous prévoyez d’avoir des employés ? La gestion des ressources humaines est une tâche complexe. Contrats, avenants, bulletins de paie, mais aussi mutuelle d’entreprise sont autant de documents et démarches à prévoir et anticiper.
Des démarches en lien avec les RH
Toute entreprise embauchant des salariés est soumise à l’obligation de s’affilier à la médecine du travail et de leur faire passer régulièrement les visites de contrôle. Au vu des nombreuses démarches, il est important de penser à ce point pour être en accord avec cette règlementation.
Les autres démarches
Demandes de crédits, location ou achat immobilier, souscription à une assurance ou un service… Outre les démarches récurrentes, il n’est pas rare d’avoir à monter des dossiers quand on est chef d’entreprise. Il est souvent nécessaire de rassembler des documents officiels récents. Cela signifie qu’il faut les demander aux organismes compétents, impliquant une charge de travail supplémentaire et du temps perdu.
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Comment alléger la charge de travail liée aux démarches administratives ?
Des moyens existent afin de simplifier votre gestion administrative et ainsi gagner en efficacité.
Se doter d’une solution de gestion
Quel que soit le statut de votre entreprise, vous pouvez vous équiper d’une solution de gestion adaptée. Celle-ci permet à la fois de limiter les risques d’erreur tout en faisant gagner un temps précieux. Le plus souvent, les logiciels de gestion permettent de réaliser des devis et factures en bonne et due forme et mettent à disposition du gestionnaire un tableau de bord. Il s’agit généralement d’une solution à la fois efficace et économique.
Si vous avez prévu de faire appel à un cabinet spécialisé pour la comptabilité, les déclarations ou la gestion du personnel, certains logiciels compatibles vous permettent d’envoyer directement les données saisies à votre prestataire. Ils représentent un véritable gain de temps pour tout le monde.
Le temps est un bien précieux pour les entrepreneurs et les démarches administratives peuvent être un vrai frein au développement. C’est pourquoi il est intéressant de vous doter d’outils efficaces dès la création de votre entreprise.
* étude Plum/Sage « à la recherche du temps perdu : impact du poids de la bureaucratie »
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