Une erreur sur votre fiche de paie ? Réagissez !

Les informations essentielles à vérifier

Pour vérifier votre fiche de paie, assurez-vous que les informations relatives à votre emploi sont correctes. Intitulé de poste, montant du salaire mensuel, cotisations pour la mutuelle et les tickets restaurant… Tout doit être passé en revue ! 

Portez également une attention particulière à vos informations personnelles :  

• nom et prénom ;
• adresse ;
• numéro de sécurité sociale...

Assurez-vous aussi que vos heures travaillées et vos heures supplémentaires sont correctement comptabilisées et que les cotisations sociales, les indemnités, les primes et les impôts prélevés à la source sont conformes.  

Et n'oubliez surtout pas d’être attentif aux congés payés, aux jours d’arrêt maladie et aux absences, ainsi qu’aux remboursements de frais, une erreur est vite arrivée.

Le temps de conservation des fiches de paie

Les fiches de paie doivent être conservées pendant au moins cinq ans, période pendant laquelle votre employeur est tenu de vous les fournir en cas de perte. Elles sont indispensables pour calculer vos droits à la retraite : raison de plus pour les conserver précieusement jusqu'à la fin de cette procédure. 

Mais ce n’est pas tout ! Elles sont aussi nécessaires pour d'autres démarches administratives, fiscales ou en cas de litige, comme le chômage ou les demandes d’aides.

Les étapes à suivre en cas d'erreur

• Contactez le service des ressources humaines, la comptabilité ou le service paie de votre entreprise pour les informer immédiatement de l’erreur constatée.
• Adressez une demande écrite, documentant l'erreur et la correction souhaitée.  
• Gardez une copie de toutes les communications pour suivre l’évolution de la situation et avoir des preuves en cas de litige.

Les étapes à suivre en cas d'erreur

• Erreur en défaveur du salarié
  Si vous constatez une erreur sur votre fiche de paie, vous disposez d'un délai de trois ans pour réclamer une correction auprès de votre employeur. Ce dernier doit alors régulariser la situation sur vos prochaines fiches de paie. En cas d’erreurs répétées ou volontaires, cela peut être considéré comme une faute grave de l’entreprise. Dans ce cas, vous pouvez envisager une action en justice pour faire valoir vos droits. 
   
• Erreur en faveur du salarié
  Si l'erreur est en votre faveur, votre employeur peut demander le remboursement du trop-perçu dans un délai de trois ans. Toutefois, si l'erreur résulte d'une mauvaise application de la convention collective, vous n'êtes pas tenu de le rembourser. Pensez donc à vérifier l'origine de l'erreur avant de procéder à un remboursement éventuel.

Prenons un exemple concret d'erreur sur la fiche de paie : un salarié constate que ses heures supplémentaires n'ont pas été prises en compte. Après avoir contacté les RH et fourni des preuves, il reçoit la différence sur sa fiche de paie du mois suivant. 

À l'inverse, imaginons qu'un salarié ait perçu par erreur une prime non due pendant six mois. Lorsque l'employeur découvre l'erreur, il peut demander le remboursement du montant trop-perçu. Et pour éviter une surcharge financière immédiate, le remboursement peut être réparti sur plusieurs mois. Dans tous les cas, il est important de contacter rapidement les RH en cas d'erreur sur la fiche de paie pour trouver une solution adaptée.

Les erreurs sur les fiches de paie peuvent avoir des conséquences importantes.

• Elles peuvent affecter vos cotisations sociales.
• Elles ont un impact certain sur vos droits à la retraite.
• Elles peuvent compliquer vos obligations fiscales en cas de régularisation nécessaire.

Plus concrètement, une erreur non détectée impacte directement le revenu disponible pour passer le mois. La régularisation n’est pas instantanée, elle se fait généralement le mois suivant : il peut donc être difficile de joindre les deux bouts en attendant.

Sécurité et accessibilité

Grâce au coffre-fort numérique Digiposte, appartenant au groupe La Poste, vous pouvez centraliser en toute sécurité et confidentialité vos fiches de paie et autres documents sensibles.  

Créez des dossiers spécifiques pour une organisation optimale et accédez rapidement à vos documents où que vous soyez grâce à l'application mobile. Cette dernière intègre un scanner pratique pour numériser et stocker vos fiches de paie papier en toute sécurité.  

Avec Digiposte, vos documents importants sont à portée de main en permanence, pour une gestion simplifiée et efficace.

Partage sécurisé des documents

Avec Digiposte, vous pouvez partager vos documents en toute sérénité grâce à des liens sécurisés. 

Sur l’application, vous avez également la possibilité de partager vos documents à un contact via un espace de partage. Pour que votre contact puisse consulter cet espace, un lien de partage sera envoyé à l’adresse renseignée en l’invitant à se connecter ou se créer un compte sur Digiposte. 

Cette fonctionnalité garantit la protection de vos informations sensibles lorsque vous devez transmettre des documents à un contact direct. 

Pour renforcer encore davantage la sécurité, Digiposte utilise l'authentification à deux facteurs (2FA). Utilisée via des applications certifiées telles que Google Authenticator ou Microsoft Authenticator entre autres. Cette mesure supplémentaire assure une protection optimale contre les accès malveillants à vos documents. 

Que ce soit pour des recours ou des vérifications de paie, le partage sécurisé des documents est idéal pour simplifier vos démarches administratives. Cela, tout en protégeant vos données personnelles. 

Avec le coffre-fort numérique Digiposte, suivez et gérez facilement vos fiches de paie pour éviter les erreurs coûteuses et protéger vos droits en tant que salarié. La centralisation, la sécurité, et la facilité d'accès et de partage de vos documents vous permettent de gérer sereinement vos bulletins de paie et de réagir rapidement en cas d’erreur.