Pour que votre bureau ne se transforme pas en véritable champ de bataille, une seule règle : ne pas laisser les feuilles s’accumuler. A vous d’établir une « routine » de rangement : toutes les semaines ou tous les jours ? Déterminez la fréquence que vous pouvez allouer au classement. En sachant qu’il vaut mieux en faire un peu tous les jours que perdre du temps une fois par mois. L’archivage quotidien est sans contexte celui que nous vous conseillons. A savoir que certains papiers peuvent être immédiatement jetés. Ne gardez que le strict minimum afin de ne pas vous encombrer. Posez-vous les bonnes questions : est-ce que je dois conserver ce document ? Si oui pendant combien de temps ?
Commencez donc par déterminer quels documents doivent être archivés et pour quelle durée. Ensuite classez vos documents dans des classeurs, des pochettes ou dossiers. Un dossier correspondra à un type de document. Vous pouvez ensuite stocker vos dossiers dans des boites de stockage, organisés par thématiques (banque, assurance, impôt, sécurité sociale, mutuelle, etc.) et années.
Certains papiers peuvent être immédiatement jetés. Un conseil, ne gardez que le nécessaire pour ne pas vous encombrer.
Enfin, en plus de votre tri quotidien, pensez à archiver et effectuer d’autres tris périodiques de vos documents afin de vous débarrasser de ceux qui ne seraient plus d’actualité ou qui seraient arrivés à péremption.
Il n’existe pas, à proprement parlé, de méthode « type » pour ranger. La meilleure option reste celle où vous réussissez à vous y retrouver facilement. Faites en sorte que votre rangement soit compréhensif et surtout, évolutif. Vous devez, non seulement, pouvoir consulter ultérieurement et facilement vos documents mais aussi, anticiper leur volume. Il existe trois méthodes de rangement :
- classement chronologique ;
- classement alphabétique ;
- classement thématique.
Mais vous pouvez également choisir de trier par thématique et par ordre chronologique.
Vous l’aurez compris, le stockage et l'archivage de vos documents doivent être strictement organisés. Vous devez faire en sorte qu’ils soient faciles à retrouver mais aussi les protéger au mieux afin qu’ils ne se détériorent pas avec le temps. Ainsi, ce ne sont pas les solutions de rangement qu’il manque sur le marché. Tout dépend de vos besoins.
Pour de petits besoins : des pochettes, des chemises, des trieurs ou des protèges-documents suffiront.
Pour des besoins importants : orientez-vous vers des chemises à soufflet, des boîtes intercalaires, des classeurs à anneaux ou des boîtes d’archivage. Il existe également des modules de classement de bureau dotés de plusieurs tiroirs. Cela vous permettra de ranger vos papiers par thématiques.
L’endroit pour stocker vos archives ? Tout dépend du volume et de la place dont vous disposez. Vous pouvez ainsi investir dans :
- des étagères ;
- des range-revues ;
- des caissons mobiles ;
- une bibliothèque ;
- ou une armoire si vous avez beaucoup de documents.
Certains modules de classement de bureau possèdent plusieurs tiroirs dotés de dossiers suspendus et permettent ainsi de ranger par thématiques vos papiers, factures et autres documents. A l’intérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés comme des intercalaires ou des marques-pages voire des pastilles adhésives colorées.