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Comment envoyer un dossier universitaire par La Poste ?

Les universités françaises attirent chaque année près de 300 000 nouveaux étudiants. Tout au long de leur cursus, ces derniers sont amenés à fournir des documents administratifs et le fruit de leurs travaux de recherches. Ces dossiers étant souvent d'une importance capitale pour leur réussite universitaire, il est toujours mieux de doubler l'envoi par Internet (mail, plateforme) avec un envoi des documents au format papier par La Poste.
Le saviez-vous ? Nous proposons divers moyens d'affranchir les courriers en fonction de leur importance, de leur urgence et de leurs dimensions. La Lettre prioritaire, la Lettre recommandée ou encore Chronopost peuvent être des manières intéressantes d'envoyer vos dossiers universitaires. Suivez le guide !


Envoyer un dossier d'inscription

Vous souhaitez vous inscrire à la faculté ou effectuer une demande de transfert dans une autre université ? De nombreux établissements proposent aujourd'hui de créer un espace en ligne mais d'envoyer néanmoins les formulaires et les pièces justificatives par courrier.

Dans le cadre d'une demande d'admission, vous devez constituer un dossier de candidature qui peut comprendre une lettre de motivation, vos bulletins de notes des dernières années ou encore la photocopie de votre ancienne carte d'étudiant. Pour une inscription administrative, vous pourriez avoir à fournir d'autres documents comme un chèque pour régler les frais d'inscription, vos diplômes ou un papier indiquant la catégorie socio-professionnelle (CSP) de vos parents.

Étant donné qu'il s'agit d'une demande importante pour vos études et que vous devez respecter une date butoir, il est essentiel que vous ayez une trace de cet envoi et de sa réception par le service administratif de l'université. L'idéal est donc de l'affranchir en Lettre recommandée avec accusé de réception.

Envoyer un exposé, un mémoire de master

Entre les exposés, les devoirs à faire à la maison et les mémoires, le parcours d’études universitaires est jalonné de travaux écrits à rendre à ses professeurs. Afin d’approuver le thème, le plan détaillé ou leurs angles d’argumentation, les étudiants sont souvent amenés à faire parvenir leurs projets à leurs professeurs pour avoir leur validation ou leurs conseils avant de poursuivre.

Les envois se font généralement par mail mais il peut être intéressant de donner une version papier à votre professeur ou de la lui transmettre par courrier. En effet, selon l'importance du rendu, la présentation soignée d'un dossier relié peut grandement jouer.

Dans le cas d'un rendu de mi-parcours, un timbre Écopli (économique), Lettre verte (écologique) ou Lettre prioritaire (rapide) peut suffire. S'il s'agit de l'envoi d'un mémoire ou d'un exposé dans sa version finale, nous vous conseillons de prendre plus de précautions et de choisir la Lettre suivie (pour suivre l'acheminement du courrier jusqu'à son destinataire) ou la Lettre recommandée avec accusé de réception (pour avoir une preuve officielle de l'envoi et de la réception).

Envoyer une thèse de doctorat

Pour les procédures de soutenance de thèse ou de doctorat, chaque université a ses règles. Mais dans tous les cas, votre thèse doit être remise en main propre huit semaines avant la soutenance, par voie électronique ou postale à l’ensemble du jury. Vu l'importance capitale de votre thèse, il est grandement conseillé de l'envoyer en recommandé avec avis de réception. En effet, les documents concernant l'envoi et la réception sont autant de preuves juridiques que vous pourriez utiliser en cas de problème.

Si votre thèse est plus épaisse que 3 cm, vous ne pourrez pas l'envoyer au tarif lettre. Un affranchissement de colis, comme Colissimo, est nécessaire. Si l’envoi est très urgent, la date du cachet de La Poste faisant foi, ne prenez aucun risque et faites appel à Chronopost qui permettra une livraison en moins de 24 h en France métropolitaine et dans la majeure partie des grandes villes d’Europe.

Et après avoir soutenu, vous aurez à envoyer par courrier postal au Service des Doctorats l’attestation de dépôt remise par la bibliothèque universitaire et votre fiche de renseignements. Un affranchissement Lettre suivie devrait suffire dans ce cas.