Archivage électronique de documents : sécuriser, déstocker et détruire avec efficacité

La Poste Solutions Business : l’expert de vos échanges documentaires et numériques 

Un accompagnement sans faille pour votre transformation numérique 

La transformation numérique est devenue une nécessité pour toute organisation privée ou publique pour rester compétitif. Parce que nous reconnaissons l’enjeu majeur que cela représente, La Poste Solutions Business s’engage à vos côtés depuis plus de 20 ans en matière de transition digitale.  

Notre expertise est prouvée et reconnue et notre approche est centrée sur vos besoins. Nous vous guidons étape par étape, de l’évaluation initiale à la mise en œuvre de solutions d’archivage électronique. Notre objectif est de faciliter votre transition vers le numérique de la manière la plus sécurisée possible. 

Des services adaptés 

Comme votre organisation, vos besoins en matière de gestion documentaire sont uniques. C'est pourquoi La Poste Solutions Business propose une gamme complète de services sur mesure : 

• archivage électronique qui garantit la pérennité et l’accessibilité de vos documents ; 
• envoi numérique pour une communication fluide et rapide ; 
• solutions de stockage sécurisé pour préserver l'intégrité de vos données.  

Et parce que le cycle de vie d'un document ne s'arrête pas à son archivage, nous contrôlons également des services de destruction et de recyclage, respectueux de l'environnement et conformes aux normes en vigueur.  

L’archivage électronique : clé de voûte de l’information 

Gestion, numérisation et stockage sécurisé des documents 

Gérer l'information est un véritable défi pour toute entreprise, du Grand Compte à la PME ou toute administration publique. La Poste Solutions Business répond à cette nécessité par ses solutionsd’archivage électronique.  

Nous assurons la collecte, la classification, la conservation et la sécurisation de vos documents, y compris les factures clients et fournisseurs émises et reçues. La numérisation et l'archivage respectent scrupuleusement les durées légales de conservation.  

En outre, notre interface de consultation en ligne, disponible 24h/24 et 7j/7, permet un accès aux données aisé et instantané. Grâce à cette gestion optimale, renforcez vos relations avec vos clients, fournisseurs, salariés et partenaires, tout en garantissant une conservation sécurisée de vos documents essentiels, sensibles et confidentiels. 

Un accès simplifié aux données 

La Poste Solutions Business mise sur la simplification des processus. Pourquoi ? Parce qu’accéder à l’information rapidement est fondamental pour tout type de structure. Grâce à notre plateforme d'archivage électronique, la consultation et l'exploitation des documents numérisés se font en toute facilité. Oubliez les heures perdues à rechercher un document : ici, en quelques clics, vous accédez à vos données, que ce soit des factures, des contrats ou d'autres archives numériques. Cette accessibilité constante, 24h/24, renforce l'efficacité de votre entreprise ou de votre administration et simplifie la gestion de l’information. 

Déstockage, recyclage et destruction  

Il est parfois opportun pour une entreprise, une collectivité ou une administration publique de désencombrer un espace dédié à l’accumulation de documents depuis des années. Archiver numériquement, c’est ne plus avoir besoin des archives papier. Désarchiver et dématérialiser sont le meilleur moyen de sécuriser l’accès aux données. 

La Poste Solutions Business et Suez, via leur filiale RECYGO, répondent à ce besoin avec une gamme complète de services pour la collecte, la destruction et le recyclage des archives et documents confidentiels. 

Protection des données 

La protection des données est une préoccupation centrale pour toutes les entreprises et administrations publiques. Nous plaçons ainsi la sécurité de vos informations au sommet de nos priorités. En conformité stricte avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), nous déployons des mesures rigoureuses pour garantir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données que vous nous confiez. Ainsi, que ce soit lors de la numérisation, de l'archivage électronique ou du stockage, chaque étape est conçue pour assurer une protection maximale de vos informations sensibles et confidentielles. 

Les avantages de l’archivage électronique 

Réactivité dans les projets 

L’archivage électronique, en supprimant les contraintes physiques liées au papier, confère une agilité sans précédent à votre organisation. Vos projets, quels qu'ils soient, bénéficient d'une mise en œuvre plus rapide, de cycles de validation accélérés et d'une communication instantanée. Ainsi, la réactivité devient votre atout majeur, vous permettant de vous adapter rapidement aux besoins changeants et de vous démarquer dans un environnement concurrentiel. 

Sécurisation des processus 

La dématérialisation implique la mise en place de protocoles sécurisés pour assurer l'intégrité des données. En optant pour une gestion numérique, vous bénéficiez de processus renforcés par des systèmes de cryptage, des sauvegardes régulières et des contrôles d'accès rigoureux. Ainsi, chaque étape, de la saisie à la consultation, est conçue pour minimiser les risques et préserver la confidentialité de vos informations. 

Accessibilité en continu 

L'un des avantages majeurs de la numérisation est la possibilité d'accéder à ses données en tout lieu et à tout moment. Nul besoin d’être nécessairement sur place, avec l'archivage électronique, les informations essentielles sont à portée de main 24h/24. Cela permet une fluidité opérationnelle, une réactivité certaine et une continuité des activités, même en situation de mobilité ou de télétravail. 

Gain de place et de temps 

Opter pour l’archivage électronique, c'est libérer de l'espace précieux autrefois encombré par des dossiers et des archives physiques. Vous pouvez ainsi réaffecter ces espaces à d'autres usages ou réduire vos coûts immobiliers. Par ailleurs, l'accès instantané aux documents numérisés supprime les recherches fastidieuses : accélération des processus de travail et économie de temps considérable au quotidien. 

Traçabilité 

La dématérialisation offre une traçabilité inégalée des documents et des données. Chaque action, qu'il s'agisse d'une modification, d'une consultation ou d'un partage, est enregistrée et horodatée, permettant un suivi précis et détaillé. Cette caractéristique assure non seulement une gestion transparente des informations, mais également une responsabilité des intervenants. Dans un contexte professionnel, cette traçabilité est essentielle pour garantir l'intégrité des données et faciliter les audits ou les contrôles éventuels. 

Productivité  

La transformation numérique impulse un véritable coup d'accélérateur à la productivité de votre entreprise ou de votre administration. En éliminant les tâches répétitives liées à la gestion du papier, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. De plus, l'accès instantané aux documents numériques et l'automatisation de certains processus réduisent les délais d'exécution, ce qui entraîne une optimisation du rendement global de votre structure. 

Économies réalisées 

L’archivage électronique des documents engendre des économies substantielles. Outre la réduction des coûts liés à l'achat de fournitures et de consommables, à l'impression et au stockage des documents physiques, il diminue les dépenses associées à la gestion et au transport de ces documents. De plus, l'efficacité des processus numériques réduit les pertes de temps et d'énergie, ce qui permet des économies indirectes et améliore ainsi la rentabilité globale de votre organisation. 

Suppression des tâches chronophages 

L'avènement de la dématérialisation signifie la fin des tâches laborieuses et chronophages associées à la gestion documentaire traditionnelle. Vous ne passez plus des heures à trier, à classer ou à chercher des dossiers. Grâce à l'archivage électronique, ces opérations sont automatisées. Vos collaborateurs peuvent se délester de ces contraintes et consacrer leur temps à des missions plus stratégiques, renforçant ainsi l'efficacité globale de votre entreprise ou de votre administration. 

Diminution des volumes d’impression 

Adopter l’archivage électronique, c’est constater une baisse significative de vos besoins en impression. Moins de documents papier signifie moins d'encre, moins de papier et moins d'usures de vos équipements. Cette réduction se traduit par des économies financières directes, et une démarche pour des serveurs plus responsables.