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Digitalisation RH : transformer et simplifier les processus dans l’entreprise et la collectivité.

Découvrez comment la digitalisation des processus RH avec La Poste Solutions Business simplifie la gestion de la paie et optimise les différents services RH tels que l’organisation des élections professionnelles CSE.

L'efficacité opérationnelle est le moteur de toute organisation. La digitalisation des processus RH représente une avancée décisive pour y parvenir. La Poste Solutions Business se positionne comme un partenaire stratégique pour concrétiser cette transformation. En tirant parti de notre expertise en gestion numérique, entreprises et administrations peuvent redéfinir leurs méthodes de travail, optimiser leur gestion du capital humain et propulser leur productivité vers de nouveaux sommets.  

Nous mettons ainsi à votre disposition des outils sur mesure pour une transition fluide vers des processus RH digitalisés, et cela, pour offrir une meilleure expérience pour vos employés et une gestion simplifiée pour votre organisation. 

 

La digitalisation des processus RH apporte une valeur ajoutée incontestable aux entreprises et aux administrations publiques. 

  • Elle booste la réactivité des services RH et simplifie les échanges ainsi que la signature de documents critiques. 
  • La mise en place des élections professionnelles du CSE est facilitée grâce au vote électronique 
  • L'accès aux informations RH est facilité, permettant aux employés de gérer efficacement leurs documents personnels. 
  • Avec Maileva, la dématérialisation des documents RH (bulletins de paie, contrats de travail, processus d’élection CSE…) atteint un niveau supérieur, entre archivage numérique et communication juridiquement fiable. 
  • L'expertise de La Poste Solutions Business garantit un accompagnement personnalisé, adapté à toutes les tailles d'entreprises, pour une transition numérique en toute sérénité. 

 

L’impact de la digitalisation sur les processus RH 

La digitalisation des ressources humaines est devenue un pivot stratégique pour les entreprises et les collectivités. L'intégration de systèmes d'information avancés : 

  • transforme la gestion du travail ; 
  • améliore l'efficacité des processus RH ; 
  • renforce la dynamique organisationnelle.  

 

Cette transformation numérique permet aux services RH de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, en déchargeant notamment les charges administratives liées à la paie et aux contrats de travail. La digitalisation des processus RH prépare également le terrain pour une application homogène des conventions collectives et des droits du travail.  

 

Les avantages de la digitalisation des processus RH 

Faire preuve de plus de réactivité pour votre communication RH 

La digitalisation permet une gestion RH dynamique, particulièrement concernant les délais de réponse aux demandes des salariés. Les signatures électroniques et les contrats de travail numérisés accélèrent considérablement les procédures. Cela favorise une communication interne RH plus réactive et une meilleure gestion du temps, essentielle dans le respect du droit du travail et des conventions collectives. 

 

Faciliter l’accès aux documents RH 

La digitalisation des processus RH révolutionne l'accès à l'information, aussi bien pour les employés que pour les gestionnaires RH. Les bulletins de paie, les contrats de travail et les données sur les congés sont accessibles à tout moment. Cela donne une vue complète des dossiers personnels et facilite grandement les démarches administratives, allant des requêtes individuelles aux procédures collectives.  

De plus, l'archivage numérique des documents RH permet un gain de place significatif et assure un accès rapide et sécurisé, indispensable pour les besoins de vérification ou de conformité. 

 

Optimiser les processus RH et réduire les coûts 

En optimisant les processus RH, la digitalisation entraîne une réduction substantielle des coûts. La distribution électronique des bulletins de paie, par exemple, élimine le besoin de papier et d'impression, réduisant ainsi les coûts de consommables, d’assemblages, de mises sous enveloppes et de distribution.  

Les logiciels RH, à l’instar de Maileva, notre plateforme de numérisation, permettent également de minimiser les tâches manuelles. Les documents RH sont triés, organisés et classés pour une meilleure gestion des données des salariés.  

 

Sécuriser les données 

En ressources humaines, la sécurisation des données est primordiale : elle permet de lutter contre les fuites de données et les accès non autorisés, une priorité pour maintenir la confiance des salariés et la réputation de votre organisation.  

La digitalisation renforce ainsi la confidentialité et l'intégrité des données de vos employés grâce à des systèmes d'information robustes et conformes au RGPD. Nos solutions numériques telles que les coffres-forts électroniques offrent un stockage sécurisé pour les bulletins de paie et les documents relatifs à l'intéressement et à la participation de vos collaborateurs.  

 

Simplifier les élections professionnelles au sein d’une entreprise ou d’une administration publique 

La digitalisation des processus RH fluidifie les moments clés de la vie organisationnelle, comme les élections CSE, en simplifiant la diffusion des informations et la gestion des votes.  

Nos outils numériques permettent une communication interne efficace et un suivi précis de la participation : 

  • envois sécurisés des identifiants pour accéder à la plateforme ; 
  • accès aux professions de foi ; 
  • vote sur la même période dans chaque établissement ; 
  • possibilité de mixer le vote électronique et le vote papier ; 
  • suivi en temps réel de la participation pour favoriser un vote représentatif des salariés ; 
  • dépouillement et calcul des résultats en un clic. 

Nous participons à la conduite du changement auprès des organisations syndicales. Notre accompagnement est total au sein des instances pour témoigner des avantages du vote électronique pour les élections professionnelles et rassurer sur sa sécurisation.  

 

Améliorer la perception des services RH 

La digitalisation des ressources humaines enrichit l'expérience des collaborateurs et améliore de fait l'image des services RH. Elle démontre une modernisation proactive et une valorisation du capital humain, essentielles à la stratégie organisationnelle d’une entreprise ou d’une administration publique.  

Cette transformation numérique souligne la volonté de la direction générale de fournir un environnement de travail innovant, respectueux des besoins des employés et qui facilite l’activité professionnelle. Cela se traduit par une meilleure perception des efforts déployés pour optimiser les tâches RH quotidiennes. 

 

Maileva : LA solution pour une dématérialisation efficace 

Maileva se distingue comme une solution incontournable pour la digitalisation des ressources humaines. Notre plateforme polyvalente facilite l'archivage et l'envoi numérique de vos documents RH pour une gestion efficace de la paie et des contrats de travail.  

La signature électronique devient un jeu d'enfant. Elle sécurise vos procédures et accélère la validation des documents importants.  

Avec Maileva, l'envoi de lettres recommandées, hybrides ou électroniques, ajoutent une couche de fiabilité juridique, indispensable dans les communications RH critiques (mesures disciplinaires ou autres informations importantes). 

Maileva est une solution de Docaposte, filiale du groupe La Poste.

 

Bénéficier de l’expertise reconnue de La Poste Solutions Business 

Tirer parti de l'expertise reconnue de La Poste Solutions Business signifie s'engager dans la digitalisation des processus RH avec un guide de confiance. Avec plus de 20 ans d'expérience, nous facilitons le passage au numérique par un accompagnement sur mesure. En plus de nos services, nous vous dispensons des bonnes pratiques éprouvées pour une transition numérique en douceur.  

Nos services, adaptés à toute structure d'entreprise, qu'il s'agisse de PME ou de grands groupes, ou de collectivités assurent une mise en œuvre réussie de la digitalisation de vos processus RH. 

13,3 millions

d’électeurs en Vote électronique en 2022

3,5 millions

de bulletins de salaire dématérialisés gérés chaque mois

Comment ça marche

Etape 1
État des lieux

Nous débutons par un diagnostic approfondi pour identifier les besoins spécifiques de votre organisation, les opportunités d'optimisation et les couleurs RH à intégrer dans vos process de paye.

Préconisations de solutions

Sur la base de l'audit, nous proposons une palette de solutions numériques personnalisées, alignées avec les objectifs stratégiques de la digitalisation de vos processus RH.

Déploiement des services

Une fois la stratégie établie, nous procédons à l'implémentation des services choisis pour une transition en douceur vers une gestion RH digitalisée et efficace.

Questions fréquentes

La digitalisation des processus RH débute par l'adoption de systèmes informatiques avancés pour simplifier la dématérialisation des documents et la centralisation des données.

La Poste Solutions Business propose des plateformes intuitives permettant de gérer les différents domaines des ressources humaines de manière numérique. Chaque étape s’intègre de façon transparente à l'écosystème existant de l'entreprise ou de l'administration en toute sécurité et conformité.

Quels sont les processus RH qui peuvent être digitalisés ?

Pratiquement tous les aspects des ressources humaines peuvent bénéficier de la digitalisation : gestion des talents, paie, avantages sociaux, formation ou élections des représentants aux CSE.

La Poste Solutions Business vous aide à automatiser vos processus tels que la signature électronique d’un contrat de travail, les demandes de congé, la numérisation des bulletins de paie, la bonne tenue des élections professionnelles ou encore la gestion des performances. Cela réduit les tâches administratives redondantes et permet à vos RH de se concentrer sur des initiatives stratégiques.

Quel est l’impact de la digitalisation sur la fonction RH ?

La digitalisation sur la fonction RH transforme profondément le quotidien d’une entreprise ou d’une administration publique. Elle introduit une efficacité sans précédent, réduit les erreurs humaines et améliore l'expérience des employés.

Les services de La Poste Solutions Business aident à une prise de décision basée sur les données et libèrent les professionnels des RH des contraintes administratives. C'est le meilleur moyen pour consacrer son temps à des tâches à valeur ajoutée comme le développement de la culture d'entreprise et l'engagement des employés.

Pour instaurer la digitalisation des processus RH, il faut planifier méticuleusement l'intégration des nouvelles technologies en partenariat avec un expert tel que La Poste Solutions Business.

Cela commence par la sélection de solutions adaptées, suivie d'une formation ciblée des équipes pour assurer une adoption sans heurts. Un accompagnement continu est essentiel pour ajuster les outils aux besoins évolutifs et maximiser l'adoption des nouvelles pratiques au sein de l'organisation.

Nos clients témoignent

Pour nos envois de Lettres recommandées Liberté, toute l'équipe utilise quotidiennement Prépafacile. C'est simple et rapide d'utilisation, ergonomique et complet, allant du choix des formats d'étiquettes, jusqu'au suivi de nos plis. Bref, c'est à la portée de tous !

Faiza Mnaouare Responsable Back Office France Billet

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