Préparer un envoi de colis : 8 astuces pour une expédition réussie

L’envoi de colis nécessite une préparation particulière pour garantir une livraison sans accroc. Que vous soyez un e-commerçant expédiant régulièrement des produits, ou une entreprise envoyant des colis en B2B, découvrez 8 commandements pour bien préparer vos colis et réussir vos expéditions. 

Astuce 1 : collectez les informations générales 

Réussir vos envois de colis commence par un travail de collecte et de vérification en amont, avant même de choisir votre emballage ou votre transporteur. Plus vos informations sont précises à cette étape, plus vos expéditions sont fluides et vos coûts maîtrisés.

Quelles informations rassembler avant toute expédition ?

Avant de lancer la préparation de vos commandes en entrepôt ou en picking, vérifiez les points suivants pour chaque envoi :

• Le type d'envoi : national ou international, BtoB ou BtoC (chaque configuration impliquant des contraintes logistiques et documentaires différentes) ;
• Le poids et les dimensions du colis une fois emballé, pour sélectionner le bon mode de transport et éviter les surcoûts liés au gabarit ;
• Le mode et délai de livraison souhaités : livraison à domicile, en point retrait ou en boîte aux lettres (24 x 24 x 32 cm maximum pour ce dernier format), en standard ou en express ;
• Les documents commerciaux associés à la commande : facture, bon de livraison, déclaration douanière le cas échéant ;
• La disponibilité des stocks et le statut du conditionnement avant enlèvement.

Repérer les produits non autorisés au transport

Avant d'initier toute préparation, assurez-vous que l'objet à expédier est bien autorisé au transport. Certaines marchandises sont soumises à des restrictions ou à des interdictions strictes. Les produits dangereux sont identifiables grâce aux 9 pictogrammes SGH (gaz comprimé, solvants, peinture, allumettes, etc.). Des dérogations existent néanmoins pour certains articles emballés en petites quantités (cosmétiques, produits de bricolage, piles au lithium) acheminés via Colissimo et le réseau postal conformément à l'Accord ADR. En cas de doute, consultez les conditions générales de transport avant d'engager la préparation.

Comment automatiser la préparation de colis et intégrer vos outils logistiques ?

Si vous expédiez des volumes réguliers, l'automatisation de la préparation est un levier de productivité à ne pas négliger. Des connecteurs natifs ou via API permettent de relier Colissimo à votre ERP ou à votre plateforme e-commerce (Shopify, PrestaShop, et autres solutions du marché) pour importer automatiquement les adresses destinataires, générer les étiquettes de transport conformes et déclencher l'impression sans ressaisie manuelle. Cette intégration réduit les erreurs de stockage d'adresses, accélère le flux en entrepôt et fiabilise le suivi de chaque commande. 

Astuce 2 :  Choisir le bon emballage

Un emballage approprié vous permet de protéger votre colis tout en évitant les coûts cachés liés aux formats inadaptés ou aux dommages en transit. Plusieurs critères sont à prendre en compte dès le choix du contenant :

• Choisissez un carton dont les dimensions correspondent au produit à expédier. Un emballage surdimensionné génère un vide inutile qui augmente le poids volumétrique et donc le coût de transport, tout en fragilisant le conditionnement ;
• Privilégiez un contenant résistant et stable : carton neuf ou réutilisable en bon état, pochette souple selon la nature de l'objet. Évitez les formats non mécanisables, tels que les tubes cylindriques, qui sont sujets à une surtaxe ;
• Respecter les normes de résistance aux chutes (jusqu’à 50 cm) ;
• Choisissez un emballage facile à ouvrir et à refermer pour vos envois e-commerce : vos clients pourront ainsi retourner leur colis dans le même conditionnement, ce qui simplifie votre logistique inverse ;
• Réduisez le vide résiduel à l'aide de matériaux de calage (papier kraft, carton recyclé, fibres recyclées, coussins d'air). Un colis bien calé résiste mieux aux chocs et aux manipulations en entrepôt ;
• Renforcez les arêtes et les zones de fermeture avec un ruban adhésif solide, en privilégiant la technique de fermeture en croix sur les cartons ;
• Optez pour un carton recyclé et un calage biodégradable pour aligner vos envois avec votre politique RSE. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les bonnes raisons de choisir un prestataire logistique éco-responsable. 

Astuce 3 : Protéger, caler et sécuriser le contenu

La qualité du conditionnement détermine directement le taux de dommages à la livraison. Avant de fermer votre colis, vérifiez que son contenu est correctement maintenu et que l'emballage répond aux exigences de traitement industriel.

Quels sont les standards que La Poste impose pour la préparation de colis ?

Colissimo traite chaque jour des millions de colis dans un réseau industriel automatisé. Pour être acheminé sans supplément et sans risque de refus, votre colis doit respecter les standards suivants :

• Poids maximum : 30 kg ;
• Stabilité : l'emballage doit être de forme régulière, sans poignée, cerclage ou débord susceptible de bloquer les équipements de tri ;
• Fermeture : renforcée sur toutes les arêtes par un ruban adhésif solide ;
• Dimensions maximales pour un traitement automatisé :  longueur + largeur + hauteur ≤ 150 cm, avec une longueur maximale de 100 cm sur un seul côté. (au-delà et jusqu'à 200 cm au total, une tarification complémentaire s'applique (traitement manuel). Les colis dépassant 200 cm ne peuvent pas être pris en charge par Colissimo).

Comment emballer les articles fragiles ?

Pour les produits fragiles (verrerie, électronique, céramique ou tout autre objet sensible aux chocs), le conditionnement doit aller au-delà de l'emballage standard :

• Enveloppez chaque article individuellement dans du papier bulle ou du papier kraft avant de le placer dans le carton ;
• Optez pour un carton ondulé double cannelure, qui offre une meilleure résistance à la compression lors des empilages en entrepôt ;
• Renforcez les angles en utilisant des profilés de calage ou des intercalaires en carton pour les protéger ;
• Supprimez tout vide résiduel en comblant l'espace avec du calage adapté (papier froissé, mousse, coussins d'air) ;
• Apposez la mention « Fragile » sur toutes les faces du colis pour alerter les équipes de manutention.

Anticiper les retours e-commerce : protéger les retours dès l'envoi

La politique de retour est un critère de choix pour vos clients. En intégrant cette dimension dès la préparation, vous simplifiez votre logistique inverse et réduisez les coûts de retraitement. Plusieurs bonnes pratiques permettent d'y parvenir :

• Choisissez un emballage refermable : un carton muni d'une double bande adhésive ou d'un système d'ouverture découpable permet au client de le réutiliser pour son retour sans matériel supplémentaire ;
• Protégez le produit de la même manière à l'aller et au retour : un article mal protégé en retour ne peut pas être remis en stock ;
• Anticipez la gestion du stockage des articles retournés en prévoyant, dès la préparation, un conditionnement qui facilite le contrôle et la remise en rayon. 

ASTUCE 4 : étiquetez correctement votre colis  

Une étiquette précise et bien placée est indispensable pour un acheminement efficace. Assurez-vous qu'elle contienne toutes les informations nécessaires, à savoir l'adresse complète et précise (étages, portes, etc), le nom de la structure et le nom, prénom et coordonnées du destinataire (mail, téléphone), mais aussi qu’elle soit conforme aux caractéristiques suivantes :  

• Respecter les formats de sortie lors de l'impression ;  
• Être lisible ;  
• Être positionnée bien à plat et non froissée ;  
• Être positionnée sur une seule face du colis ;  
• Ne pas être sous une pochette plastique ou recouverte d'un scotch transparent empêchant le scan ;  
• Être unique (1 colis = 1 étiquette).  

Il est également conseillé de prévoir une étiquette retour dans le colis ou de donner un lien pour en imprimer une. Cela laisse la possibilité au destinataire de retourner un colis via un point relais ou depuis sa boîte aux lettres, si la taille du colis s’y prête (24 x 24 x 32 cm maximum). Cette option se révèle particulièrement utile dans le cadre de transactions e-commerce.  

Astuce 5 : gérez vos envois internationaux

Expédier à l'international implique de maîtriser un ensemble de formalités douanières dont l'omission peut entraîner des retards, des surcoûts ou un refus en douane. Voici les points essentiels à vérifier pour chaque envoi hors France métropolitaine.

Les documents douaniers selon la valeur du colis

Deux formulaires s'appliquent selon la nature et la valeur de l'envoi :

• Le formulaire CN22 est requis pour les envois non commerciaux (cadeaux, échantillons) dont la valeur ne dépasse pas 380 €.
• Le formulaire CN23 est obligatoire pour tout colis commercial ou dont la valeur est supérieure à 380 €.

Pour tout savoir sur les formalités douanières : téléchargez notre guide.

Vérifier les restrictions de produits et choisir le bon service

Avant d'expédier, vérifiez que vos produits sont autorisés à destination. Certains pays imposent des interdictions sur des marchandises courantes : le café en Colombie, les biberons au Guatemala, le riz en Corée du Sud, ou les chèques de voyage en Angola.  

Dans la plupart des pays, tabac, alcool, métaux précieux, animaux et plantes font l'objet de restrictions strictes, voire d'une prohibition totale.  

Aux États-Unis, les règles peuvent varier d'un État à l'autre.  

Batteries, liquides et denrées alimentaires sont également soumis à des conditions d'acceptation spécifiques selon la destination. En cas de doute, référez-vous à notre guide export.

Les incoterms : qui prend en charge les frais douaniers ?

Le choix des incoterms détermine la répartition des responsabilités entre expéditeur et destinataire au passage en douane :

• DDP (Delivered Duty Paid) : l'expéditeur assume l'ensemble des frais, droits de douane et taxes jusqu'à la livraison finale. Ce mode évite toute mauvaise surprise pour votre client.
• DAP (Delivered at Place) : l'expéditeur gère le dédouanement à l'export, mais le destinataire règle les droits et taxes à l'import. Ce choix peut générer une expérience client dégradée si vos acheteurs n'y sont pas préparés.

Bien choisir vos incoterms améliore l'expérience de vos destinataires étrangers et renforce la compétitivité de votre service.

DOM, hors UE, Brexit : des règles distinctes selon la destination

• Certains départements d'Outre-Mer disposent d'un régime fiscal spécifique. Les envois vers ces destinations peuvent nécessiter une déclaration douanière et sont soumis à des règles de TVA distinctes selon le territoire.
• Hors Union européenne : toutes les destinations hors UE sont soumises au dédouanement complet.
• Royaume-Uni (post-Brexit) : depuis la sortie du Royaume-Uni de l'UE, les envois vers le Royaume-Uni sont traités comme des expéditions hors UE, avec application de droits de douane selon la valeur et la nature des marchandises.

Choisissez le service Colissimo adapté à votre destination : Colissimo International pour les envois vers l'Europe et le monde, Colissimo Outre-Mer pour les DOM et collectivités d'outre-mer.

IOSS : simplifiez la TVA pour vos envois e-commerce hors UE

Si vous expédiez des commandes depuis un pays tiers vers des consommateurs européens, l'IOSS (Import One Stop Shop) vous permet de collecter la TVA au moment de l'achat et de la déclarer via un guichet unique. Ce dispositif s'applique aux envois d'une valeur intrinsèque inférieure à 150 €. Il accélère le passage en douane et évite à vos clients de se voir réclamer la TVA à la livraison. Au-delà de ce seuil, la procédure d'importation classique s'applique. Des plateformes e-commerce et solutions logistiques proposent des intégrations dédiées pour automatiser vos déclarations export.

Pour aller plus loin : consultez notre guide pratique sur les envois à l'international. 

Astuce 6 : maîtrisez les coûts et évitez les frais cachés

Les coûts d'expédition pèsent directement sur vos marges, en particulier en e-commerce où les frais logistiques sont souvent sous-estimés au moment du calcul des prix de vente. Comment bien se préparer pour les contenir efficacement ?  

Calculez le tarif réel de chaque envoi

Le coût d'un colis ne repose pas uniquement sur son poids réel. Pour les envois aériens vers les DOM et les destinations internationales hors Europe, Colissimo applique le poids volumétrique (longueur × largeur × hauteur en cm ÷ 5 000), et retient le plus élevé des deux. Un emballage surdimensionné par rapport à son contenu peut ainsi générer un surcoût significatif. Pensez également aux formats non mécanisables (tubes, formes irrégulières) qui entraînent une surtaxe systématique.

Comparez les modes de livraison selon vos destinations

Standard, express, point retrait ou livraison à domicile : chaque combinaison destination/mode a un coût et un délai différent. Pour les petits objets à l'international, certaines solutions sont plus adaptées que d'autres.  

Pour en savoir plus, consultez nos articles dédiés "Quel prix pour mon transporteur colis ?" et "Éliminer les coûts cachés de vos envois colis : astuces".

Centralisez et mutualisez vos flux

Si vous gérez plusieurs entrepôts ou des volumes importants, la centralisation des envois via une plateforme logistique unique vous permet de mutualiser les coûts de transport et d'obtenir des conditions tarifaires plus favorables. Les connecteurs entre votre ERP et Colissimo facilitent également le pilotage en temps réel de vos commandes et réduisent les coûts de gestion administratifs.

Surveillez les frais additionnels

Frais de douane non anticipés, colis refusés par le destinataire, retours non gérés : ces postes de coûts restent souvent invisibles jusqu'à ce qu'ils pèsent sur votre trésorerie. Intégrez-les dans votre calcul de coût total d'expédition dès la phase de préparation. 

Astuce 7 : choisissez le bon transporteur et assurez le suivi de vos envois

Demandez l'accès au suivi de vos colis

Avec Colissimo Box, vous pouvez suivre vos envois de colis grâce à l’outil de suivi des colis (OSC) :  

• Vous pilotez et gérez toutes vos expéditions en temps réel ;  
• Vous pouvez facilement voir où en est un colis, qu’il soit en cours d’acheminement, en cours de livraison ou mis à disposition du destinataire en bureau de Poste ou en Relais pick up. 

Pensez à l'assurance pour vos envois

Expédiez vos colis en toute tranquillité avec l'option d'assurance Colissimo en seulement 4 étapes :  

1. Estimez précisément la valeur des articles à envoyer ;  
2. Sélectionnez le niveau d’assurance Ad Valorem (de 1 € à 30 € HT) ;  
3. Conservez les factures ou évaluations comme preuve de la valeur des articles ;  
4. Déclarez avec exactitude la nature et la valeur des articles pour une couverture d'assurance valide.  

Choisissez un transporteur écoresponsable  

En choisissant un transporteur eco-responsable, vous participez ainsi à la diminution des émissions de CO2 générées par l’acheminement de vos colis. De plus, vous répondez aux attentes des consommateurs, 70 % d'entre eux se disant prêts à attendre jusqu’à cinq jours de plus en l’échange d’une livraison plus verte⁽¹⁾.  

Astuce 8 : gérez vos retours, vos litiges et capitalisez sur les données

Comment gérer et sécuriser vos retours de colis (fraude, fidélisation, logistique inverse) ?

La gestion des retours est souvent traitée comme une contrainte. Elle constitue pourtant un levier de fidélisation et, bien organisée, un outil d'amélioration continue de votre logistique. En France, jusqu'à 10 % des retours de commande e-commerce seraient abusifs ou frauduleux, notamment pour les vêtements et accessoires haut de gamme⁽²⁾. Anticiper cette réalité dès la préparation vous permet de limiter l'exposition et de mieux protéger votre activité.

Intégrez la politique de retour dès la préparation

• Glissez dans chaque colis un bon de retour prérempli ou un QR code permettant au client d'accéder directement au formulaire de retour en ligne ;
• Proposez une étiquette retour prépayée : cette pratique, particulièrement attendue en e-commerce, réduit les frictions et améliore l'expérience à la réception ;
• Choisissez un emballage refermable : un carton avec double bande adhésive permet au client de réutiliser le même conditionnement, sans avoir à se procurer du matériel supplémentaire.

Organisez votre logistique inverse

Le traitement des retours (réception, contrôle, tri, remise en stockage) doit être anticipé au même titre que l'expédition. Un flux de logistique inverse bien structuré réduit les délais de remboursement, améliore la satisfaction client et limite les pertes liées aux articles non remis en vente.

Sécurisez vos retours contre la fraude

La fraude au retour (produit utilisé renvoyé, colis vide, article substitué) représente un risque croissant pour les e-commerçants. Pour vous en prémunir : exigez une preuve photographique à la réception, identifiez les profils à risque (historique de remboursements anormaux), et durcissez votre politique de retour pour les articles à forte valeur sans pour autant pénaliser vos clients légitimes.

Pour aller plus loin, consultez notre article "Comment prévenir les risques de fraude au retour".

Exploitez les données retour pour améliorer vos envois

Chaque retour contient une information utile : produit endommagé à la livraison, erreur de préparation, emballage inadapté. En analysant régulièrement vos motifs de retour, vous identifiez les axes d'amélioration de votre méthode de conditionnement, de votre choix d'emballage et de la qualité de service de vos transporteurs.

Pour aller plus loin, lisez notre article : "E-commerce : 10 conseils pour mieux gérer vos retours colis". 

Sources :  

⁽¹⁾ Étude KPMG et Fevad, 2020.  

⁽²⁾ Données Oneytrust 2024, issues du panorama sur l'état de la fraude e-commerce en France.