Délai de conservation du bulletin de paie

La conservation des bulletins de paie est une obligation légale qui s'impose à la fois à l'employeur et au salarié, mais selon des logiques et des durées distinctes. Pour les équipes RH, maîtriser ce cadre réglementaire permet à la fois de se prémunir contre un risque juridique et de poser les bases d'un archivage documentaire rigoureux. Mais quelles sont les exigences du Code du travail en la matière ? Quelles sont les spécificités propres au format électronique ? Et quelles sont les sanctions encourues en cas de manquement ?

Quelle est la durée légale de conservation des bulletins de salaire ?

La durée de conservation du bulletin de paie varie selon que l'on est employeur ou salarié, ainsi qu’en fonction du format du document.

Les obligations côté employeur

Selon l'article L3243-4 du Code du travail, l’employeur doit conserver un double des bulletins de paie de ses salariés (remis sous format papier ou par voie électronique) pendant 5 ans. Cette durée court à compter de la date d'émission de chaque bulletin.

La durée de conservation des bulletins de paie côté salarié

L'article R3243-5 du Code du travail prévoit que chaque bulletin de paie doit comporter, en caractères apparents, une mention incitant le salarié à conserver ses bulletins sans limitation de durée. Aucune durée minimale légale n'est donc imposée. Les bulletins de paie représentent en effet des pièces indispensables pour la constitution des droits à la retraite et pour toute contestation portant sur la rémunération perçue.
 

Pour une vision d'ensemble des durées légales d'archivage applicables à l'ensemble des documents d'entreprise, consultez également notre article de référence : Durée légale d'archivage : ce que dit la réglementation.

Quelles sont les obligations de l'employeur concernant l'archivage de la fiche de paie ?

Au-delà de la durée, la loi encadre également les modalités selon lesquelles l'employeur doit conserver ces documents. Ces obligations diffèrent selon que l'archivage est réalisé sur support papier ou sous forme électronique.
 

L’archivage papier : les conditions minimales à respecter

Lorsque les bulletins de paie sont établis et conservés sur support papier, le Code du travail (notamment sur le fondement de l’article L3243-4) impose à l’employeur de : 

• conserver un double de chaque bulletin pendant 5 ans ;
• permettre l’accessibilité de chaque bulletin à tout moment au cours de ces 5 ans, notamment en cas de contrôle par un inspecteur ou contrôleur du travail. Attention ! Un document archivé de manière inaccessible ou illisible ne satisfait pas à l'obligation légale.
   

L’archivage électronique : obligations en cas de dématérialisation du bulletin de paie

Le Code du travail autorise la remise des bulletins de paie sous format électronique. La législation impose toutefois un cadre légal un peu plus étendu que pour le format papier. 

• La remise électronique est soumise au droit d'opposition du salarié : un salarié peut refuser la dématérialisation à tout moment, même après plusieurs années ; 
• L’employeur doit informer ses salariés du passage à la dématérialisation de la fiche de paie au moins un mois avant la première émission du bulletin électronique, ou lors de l'embauche pour les nouvelles recrues (art. D3243-7 du Code du travail). 
• L’employeur doit conserver les bulletins dans un système de gestion informatisée offrant des garanties de contrôle équivalentes à celles du support papier.
• L’employeur doit archiver le bulletin de paie pendant 5 ans pour ses propres besoins et doit garantir la disponibilité du bulletin pour le salarié pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge légal de départ à la retraite augmenté de 6 ans (art. D3243-8 du Code du travail).

En contrepartie de ces exigences, les avantages du bulletin de paie dématérialisé  sont réels pour les directions RH : gain de temps, traçabilité renforcée, sécurisation des accès et réduction significative des risques de perte documentaire, à condition de s’appuyer sur un dispositif conforme et pérenne.

Quelle solution d’archivage du bulletin de paie choisir ?

Coffre-fort numérique, SAE ou stockage interne : quelles différences ?

En cas de dématérialisation des bulletins de paie, il est nécessaire d’avoir recours à une solution d’archivage. Trois grandes options s'offrent aux employeurs : 

• Le stockage interne simple, qui désigne la conservation de fichiers sur un serveur d'entreprise ou un espace de stockage en ligne standard (cloud généraliste). 
• Le système d'archivage électronique (SAE) est une solution dédiée à la conservation à long terme des documents à valeur probante.
• Le coffre-fort numérique est un espace de stockage sécurisé individuel, mis à disposition de chaque salarié. 

À noter que le SAE et le coffre-fort numérique peuvent coexister au sein d'un même dispositif, le SAE gérant l'archivage à valeur probante côté employeur et le coffre-fort numérique assurant la mise à disposition individuelle côté salarié. Cette combinaison offre d’ailleurs le niveau de conformité le plus complet au regard des exigences du Code du travail.

Les critères de conformité à vérifier pour votre solution

Quelle que soit l’option retenue, une solution d’archivage électronique conforme au RGPD, applicable au bulletin de paie dématérialisé , doit répondre aux critères suivants : 

• garantir l’intégrité des documents : le contenu des bulletins ne doit pas pouvoir être modifié après leur émission. L'horodatage et la signature électronique constituent des garanties techniques essentielles ;
• assurer la traçabilité de chaque accès, de chaque dépôt et de chaque consultation (enregistrement et possibilité d’audit) ;
• attester de la pérennité des formats : les documents doivent rester lisibles sur le long terme ;
• protéger la confidentialité : les données personnelles contenues dans les bulletins (rémunération, situation familiale, numéro de sécurité sociale) doivent être chiffrées et accessibles uniquement aux personnes habilitées, conformément aux exigences du RGPD ;
• Certifier la conformité aux normes ou certification de référence : NF Z42-013 ou NF 461 pour un SAE, NF Z42-020 pour un coffre-fort numérique.

Demande de fiche de paie archivée : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Un salarié peut demander la remise de ses bulletins de paie à tout moment, y compris après avoir quitté l'entreprise. L'employeur est alors tenu de les lui fournir pendant toute la durée légale de conservation (5 ans, art. L3243-4 du Code du travail).

Par ailleurs, le salarié dispose d'un délai de 3 ans pour contester en justice les éléments de rémunération figurant sur ses bulletins (art. L3245-1 du Code du travail).

Quel impact pour l’employeur en cas de non-conformité sur le délai de conservation du bulletin de salaire ?

Le non-respect des obligations relatives au bulletin de paie expose l'employeur à plusieurs types de sanctions, cumulables entre elles : 
une amende (pouvant atteindre 450 € par bulletin pour une personne physique et 2 250 € pour une personne morale (art. R3246-2 du Code du travail)) par bulletin non conforme, qu'il s'agisse d'un défaut de remise, d'un bulletin irrégulier ou d'une absence de conservation. À noter que cette amende est appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés ;
un recours possible d’un salarié qui n'a pas reçu ses bulletins de paie ou qui ne peut plus y accéder devant le conseil de prud'hommes. Une peine de dommages et intérêts peut être prononcée si un préjudice est établi ;
une requalification en travail dissimulé (art. L8221-5 du Code du travail) si l'omission est délibérée, avec de lourdes conséquences : jusqu'à 3 ans d'emprisonnement, 45 000 € d'amende, et le versement au salarié d'une indemnité forfaitaire équivalente à 6 mois de salaire minimum.

Par ailleurs, les Directions Régionales de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) peuvent prononcer des sanctions administratives après une mise en demeure restée sans effet. L’employeur risque jusqu'à 4 000 € par bulletin irrégulier (et jusqu’à 8 000 € en récidive dans les 2 ans).
 

FAQ : Vos questions fréquentes sur le délai de conservation du bulletin de paie

Quel est le délai de conservation du bulletin de paie pour l'employeur ?

L'employeur est tenu de conserver un double des bulletins de paie pendant au moins 5 ans, qu'il s'agisse d'un double papier ou d'un exemplaire électronique.

Le salarié doit-il conserver ses bulletins de paie ?

Oui ! Les bulletins de salaires sont essentiels pour la constitution des droits à la retraite et pour toute contestation de rémunération dans le délai de prescription de 3 ans.

La durée de conservation est-elle la même pour un bulletin papier et un bulletin électronique ?

Pour ce qui est de l'obligation de conservation propre à l'employeur, la durée est identique : 5 ans dans les deux cas (art. L3243-4 CT). En revanche, lorsque le bulletin est remis sous forme électronique au salarié, l'employeur doit en outre garantir sa disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge légal de départ à la retraite augmenté de 6 ans.

Que risque l'employeur s'il ne conserve pas les bulletins de paie ?

Le non-respect des obligations relatives au bulletin de paie est puni d'une amende contraventionnelle de 3e classe, l’amende étant appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. S'y ajoutent des risques prud'homaux et, en cas d'omission intentionnelle, un risque de requalification en travail dissimulé.

Comment archiver les bulletins de paie pour être en conformité ?

Pour les bulletins papier, une conservation organisée dans les locaux avec accès garanti à l'inspection du travail suffit. Pour les bulletins électroniques, il convient de s'appuyer sur une solution certifiée SAE (NF Z42-013) côté employeur et un coffre-fort numérique (NF Z42-020) pour la mise à disposition individuelle du salarié.

Un salarié peut-il demander ses bulletins de paie après avoir quitté l'entreprise ?

Oui. L'employeur doit être en mesure de restituer des bulletins papier à la demande du salarié pendant au minimum 5 ans, même après la fin du contrat de travail. Pour les bulletins électroniques, la disponibilité doit être assurée pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié (art. D3243-8 CT).