Élection CSE : déroulement étape par étape

À la croisée d’enjeux juridiques, organisationnels et sociaux, l’organisation des élections du comité social et économique (CSE) est un exercice complexe pour les équipes RH. Entre les exigences du Code du travail et la coordination des différents acteurs, chaque étape du processus électoral doit être maitrisée afin d’assurer un scrutin conforme et serein. Comment préparer et piloter opérationnellement les élections, qu’elles soient physiques ou électroniques ? Notre article vous offre les clés nécessaires pour mieux comprendre les enjeux et étapes du processus des élections professionnelles. 

Comment préparer les élections du CSE ?  

Pour garantir la conformité et l’efficacité des élections professionnelles à l’urne, par correspondance ou par voie électronique, il est important de les préparer avec soin. Quels sont les cadres, les jalons clés et la gouvernance à mettre en place pour une élection du CSE ?

Quand l’élection devient obligatoire et qui est concerné ?

L’obligation de mettre en place un CSE s’impose à toute structure employant au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs — qu’il s’agisse d’une entreprise privée, d’une association, d’une fondation, d’un groupement ou même d’un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) ou de toute entité publique employant du personnel de droit privé — conformément aux dispositions du Code du travail.

Une fois instauré, le CSE doit être renouvelé à l’expiration des mandats, dont la durée est fixée par accord entre deux et quatre ans (par défaut, on appliquera la durée de 4 ans). Pour éviter toute rupture de représentation du personnel, l’anticipation est donc de mise.

Dans cette élection, chaque acteur joue un rôle bien défini :

• l’employeur est responsable du respect du cadre légal et du bon déroulement du processus ;
• les salariés sont les électeurs et peuvent être éligibles selon des critères définis ;
• les organisations syndicales représentatives sont quant à elles invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP).

Définir le rétroplanning et sécuriser les jalons clés

La date envisagée pour le premier tour est le point d’arrivée des élections, la préparation occupe la part la plus importante du calendrier électoral pour les élections du CSE.

En réalité, l’information des salariés, qui doit intervenir au plus tard 90 jours avant la date envisagée du premier tour, marque le départ du processus électoral. Il est l’élément déclencheur de l’ensemble des obligations suivantes.

Au cours de ces 90 jours, l’employeur doit notamment :

• inviter les organisations syndicales à négocier le PAP ;
• définir les modalités du scrutin (présentiel, par correspondance ou vote électronique) ;  
• constituer les listes électorales et anticiper la gestion des absences (congés, télétravail, multi-sites).

La répartition claire et précise des rôles

Clarifier le rôle des parties prenantes aux élections professionnelles est également une étape importante de la préparation :  

• les RH et la direction assurent le pilotage global du projet (respect du cadre légal, production des documents obligatoires, coordination avec les syndicats et, le cas échéant, avec le prestataire de vote électronique CSE),  
• le bureau de vote est quant à lui chargé, le jour du scrutin, de vérifier la conformité des listes électorales, de contrôler l’ouverture ainsi que la clôture du vote et de superviser le dépouillement et proclamer les résultats.

Comment définir un accord préélectoral ?

Le protocole d’accord préélectoral (PAP) fixe le cadre du scrutin et sécurise juridiquement l’ensemble du processus. Il doit être négocié et rédigé avant le premier tour des élections.

Inviter les organisations syndicales et ouvrir la négociation

​​La négociation du PAP débute par l’invitation formelle des organisations syndicales représentatives ou ayant vocation à le devenir. Celle-ci doit intervenir au plus tard 75 jours avant le premier tour de scrutin et doit être envoyée au moins 15 jours avant la première réunion autour du PAP, en précisant l’objet de la réunion.
Lors des réunions, les points suivants sont abordés :  

• le périmètre de l’élection professionnelle (entreprise ou établissements distincts) ;
• la répartition des salariés dans les collèges électoraux ;  
• le nombre de sièges à pourvoir ;
• les modalités d’organisation du scrutin, notamment le choix d’un vote électronique.

Que doit contenir le PAP pour éviter la contestation ?

Un protocole d’accord préélectoral constitue la référence partagée par l’ensemble des parties prenantes tout au long du processus électoral et définit notamment :

• les modalités de vote (vote à l’urne, par correspondance ou vote électronique) ;
• les dates et horaires des scrutins ;
• l’organisation matérielle (lieux des bureaux de vote dans le cadre d’un vote à l’urne, solution technique retenue pour un vote électronique, modalités de dépouillement) ;
• les règles pratiques applicables aux électeurs et aux candidats.

En rédigeant un PAP précis, clair et exhaustif, vous limiterez les interprétations divergentes et les litiges postérieurs. 

Vote électronique : à quel moment le décider et comment l’inscrire ?

Il faut savoir que le recours au vote électronique, le prestataire, le dispositif technique et ses grandes caractéristiques, doivent figurer clairement dans le PAP. La décision d’organiser un scrutin par voie électronique doit donc être entérinée AVANT la signature du PAP. Ce choix doit par ailleurs être articulé avec le calendrier électoral, afin que les aspects techniques soient intégrés au rétroplanning.

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Validité du PAP et règles de signature

Pour être valide, le PAP doit respecter strictement les règles de signature prévues par le Code du travail. L’accord doit ainsi être signé par la majorité des organisations syndicales ayant participé à la négociation et représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections. 

Comment définir une liste électorale pour les élections CSE ?

La bonne constitution des listes électorales conditionne la régularité du scrutin et peut être l’un des premiers motifs de contestation en cas d’erreur ou d’oubli. Comment, dès lors, sécuriser ces données et respecter le cadre légal ?  

Électorat et éligibilité : qui vote, qui peut être candidat ?

La première étape consiste à identifier précisément les salariés électeurs et éligibles :  

• sont électeurs les salariés âgés d’au moins 16 ans, disposant d’une ancienneté minimale de 3 mois dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune exclusion légale ;
• sont  éligibles les salariés âgés d’au moins 18 ans et justifiant d’un an d’ancienneté, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.

Pour éviter toute omission ou inscription irrégulière, il est important d’être attentif aux situations spécifiques :  

• les salariés à temps partiel ;
• les salariés en télétravail à temps complet ;
• les salariés en mobilité ;
• les intérimaires ;
• les contrats suspendus.  

À noter que les listes doivent être mises à jour jusqu’à la date de leur arrêt définitif, mentionné dans le PAP.

La répartition en collèges et les exigences de parité

Selon les règles définies dans le protocole d’accord préélectoral (PAP) et les effectifs réels de l’entreprise, les électeurs et candidats sont ensuite répartis par collèges électoraux :

• ouvriers/employés ;
• agents de maîtrise/cadres ;
• et tout autre collège spécifique à l’entreprise.

Les listes de candidats doivent, en plus de la répartition par collège, respecter les règles de parité femmes-hommes.

Collecter et sécuriser les données électeurs (enjeu RGPD)

Lors de la constitution des listes électorales, des données personnelles sensibles vont être traitées, telles que les données relatives à l’identité des salariés, leur catégorie professionnelle, leur ancienneté, leurs coordonnées électroniques dans le cadre d’un vote en ligne.

Les principes du RGPD s’appliquent donc à cette étape, à savoir :  

• la minimisation des données collectées ;
• l’information des salariés sur l’usage de leurs données ;  
• la sécurisation des fichiers ;
• la stricte limitation des accès aux informations.

Dans le cadre d’un vote électronique, le prestataire de vote électronique choisi doit être en mesure de sécuriser ces flux, grâce à :  

• des transmissions chiffrées ;
• la séparation des données d’identité et de vote ;
• la traçabilité des opérations.

Centraliser les listes de candidats et professions de foi

Parallèlement à la constitution des listes électorales, les organisations syndicales sont appelées à former leurs listes de candidats par collège, à les déposer ainsi que les professions de foi associées pour le premier tour.

À noter qu’en cas de vote électronique, ces documents sont intégrés à la plateforme de vote afin que l’information aux électeurs soit parfaitement équitable. 

Comment se déroule le vote ?

Une fois les étapes préparatoires finalisées (PAP, listes électorales, candidatures), le scrutin peut se tenir. L’employeur est alors tenu de garantir la sincérité du vote, la confidentialité des suffrages et l’accessibilité du dispositif pour l’ensemble des électeurs, dans le cas d’un vote à l’urne comme d’un vote en ligne.

Vote électronique ou vote “classique” : quelles modalités possibles ?

Le Code du travail autorise trois grandes modalités de vote pour les élections CSE :

• le vote à l’urne (bulletin papier) ;
• le vote par correspondance ;
• le vote électronique, sur site ou à distance.

Le vote « classique » implique une importante organisation logistique :  

• présence physique des électeurs ;  
• tenue d’un bureau de vote physique avec présence d’une urne,  
• impression de bulletins de vote et de listes d’émargement papier,  
• dépouillement manuel.  

Le vote par correspondance, souvent utilisé pour les salariés absents ou hors site, ajoute quant à lui des délais postaux et des risques de non-réception.

Le vote électronique permet quant à lui de dématérialiser l’ensemble du processus. Dans le respect du droit électoral et sans modifier les règles de fond du scrutin, il offre davantage de souplesse organisationnelle, chacun pouvant voter d’où qu’il se trouve, à n’importe quelle heure durant la période de vote.

Comment organiser le vote ?

Quelle que soit la modalité retenue, l’organisation du vote repose sur les principes suivants :

• le scrutin doit se dérouler pendant le temps de travail, sur des plages horaires clairement définies et communiquées en amont ;
• l’employeur doit garantir l’accessibilité du vote à tous les électeurs, y compris aux salariés absents, en télétravail ou en déplacement ;
• la confidentialité du vote doit être garantie (avec un isoloir et urne scellée pour le vote papier, des dispositifs techniques équivalents pour le vote électronique) ;  
• l’émargement doit permettre de vérifier la participation sans porter atteinte au secret du vote.

Dans tous les cas de figures, c’est au bureau du vote qu’il revient de superviser le bon déroulement des opérations, de traiter les incidents éventuels, de veiller au respect des règles et de valider la clôture du scrutin avant dépouillement.

Zoom sur le vote électronique : quel déroulé opérationnel pendant l’ouverture

Dans le cadre d’un vote électronique, l’organisation est entièrement numérique :  

• chaque électeur reçoit par voie électronique des identifiants uniques et confidentiels lui permettant de s’authentifier sur la plateforme de vote ;  
• l’accès au vote (listes correspondant à son collège électoral) est possible depuis plusieurs supports (ordinateur, mobile, tablette), afin de garantir une participation la plus large possible.

Pour respecter les règles fondamentales du vote, l’expression du vote est chiffrée, l’urne électronique est quant à elle scellée techniquement dès l’ouverture et ne peut être dépouillée qu’après la clôture officielle, sous le contrôle du bureau de vote. Le suivi de la participation se fait également de manière strictement anonymisée.  

Pendant toute la durée du scrutin, le prestataire du vote électronique prévoit une assistance technique pour traiter les difficultés d’accès, sans jamais intervenir sur le contenu du vote. 

Le dépouillement et la proclamation des résultats

Dernière étape clé du processus électoral, le dépouillement et la proclamation des résultats conditionnent à la fois la validité juridique du scrutin et l’acceptation des résultats par l’ensemble des parties prenantes.

Dépouillement : étapes, contrôles et sécurisation

Réalisé sous la responsabilité du bureau de vote, le dépouillement intervient immédiatement après la clôture du vote, conformément aux règles fixées par le Code du travail et le protocole d’accord préélectoral (PAP).

Au premier tour, le quorum, fixé à 50 % des électeurs inscrits, doit être atteint. Si ce seuil est dépassé, les suffrages sont comptabilisés, puis les sièges sont répartis selon les règles de la représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.  

En revanche, si le quorum n’est pas atteint, la tenue d’un second tour doit être envisagée.  

Dans le cadre d’un vote électronique, le système automatise :  

• le calcul du quorum ;  
• le décompte des voix ;  
• l’attribution des sièges.

Le bureau de vote conserve néanmoins son rôle de contrôle et de validation.  

Proclamation des résultats et formalisation

Une fois les résultats établis, le bureau de vote procède à leur proclamation officielle. Celle-ci est réalisée en séance publique afin d’en garantir la transparence. Elle peut être réalisée en ligne comme physiquement.  

Des procès-verbaux doivent ensuite être formalisés. Conformes aux modèles réglementaires, et signés par les membres du bureau de vote, ces PV précisent :  

• le taux de participation ;
• les résultats par collège ;  
• la liste des élus titulaires et suppléants.

Ils sont ensuite mis à disposition des salariés par voie d’affichage ou de diffusion interne.  

Transmission et obligations post-élections

Des obligations post-électorales s’imposent après le dépouillement. Les procès-verbaux doivent être transmis à la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) dans un délai de 15 jours.  

Que faire en cas de contestation ?

L’ensemble des éléments liés au scrutin (PV, listes électorales, traces d’émargement, horodatages et journaux d’audit en cas de vote électronique) doivent être conservés pour servir de preuve en cas de contestation des résultats.  

À ce titre, un dispositif de vote électronique conforme offre un avantage important : il renforce la traçabilité des opérations et facilite la production d’éléments de preuve en cas de litige.

Moment phare de dialogue social au sein de l’entreprise, les élections CSE peuvent également devenir un témoin de la modernisation des pratiques RH lorsqu’elles sont organisées en ligne. Entre conformité réglementaire et efficacité opérationnelle, les élections électroniques du CSE contribuent à augmenter la participation des salariés et à fluidifier la charge des directions RH. 

Déroulement des élections CSE, les questions fréquentes

Quelles sont les étapes obligatoires pour organiser des élections CSE ?

Les élections CSE se déroulent selon un rétroplanning balisé par la loi :  

• information des salariés ;
• négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP) ;  
• constitution des listes électorales et de candidatures ;  
• organisation du vote (un ou deux tours) ;  
• dépouillement ;
• proclamation des résultats.

Quelle est la durée légale de la campagne électorale ?

La loi ne fixe pas de durée unique : elle est définie dans le PAP, dans le respect de l’égalité entre candidats et de la sincérité du scrutin.

Dans quels délais les résultats doivent-ils être proclamés ?

Les résultats sont proclamés immédiatement après le dépouillement et les procès-verbaux transmis à la DREETS dans un délai de 15 jours.