Quel calendrier pour les élections du CSE ?

Obligatoire dès lors qu’une entreprise atteint au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, la création d’un Comité Social et Economique (CSE) impose d’organiser des élections. Si votre entreprise est déjà pourvue de cet organe social, le renouvellement intervient quant à lui à l’échéance des mandats. Que votre entreprise soit dans une situation ou dans l’autre, disposer d’un calendrier plusieurs mois avant le vote électronique CSE permet de mieux anticiper les différents jalons. Quelles sont les étapes incontournables pour un vote électronique RH ?

Étape 1 : Lancer le processus des élections du CSE

Quand déclencher le calendrier ?

Le calendrier des élections du CSE s’enclenche dans deux situations clairement prévues par le Code du travail :  

• la mise en place initiale du CSE, lorsque l’entreprise comptabilise 11 salariés pendant 12 mois consécutifs ;  
• le renouvellement des mandats existants, à l‘échéance, soit entre deux et quatre ans (à défaut, la durée légale de quatre ans s’applique).

Informer les salariés

Point de départ officiel du calendrier des élections CSE, y compris lorsqu’elles se déroulent en ligne, l’information des salariés doit intervenir au plus tard 90 jours avant la date envisagée pour le premier tour.

L’employeur est par ailleurs tenu d’informer le personnel de l’organisation des élections, ainsi que de la date envisagée du premier tour, par tout moyen conférant une date certaine (affichage, intranet, email, note de service), cet acte marquant le véritable « top départ » du rétroplanning électoral.

Ce jalon fondateur sécurise l’ensemble de la procédure et limite les risques de contestation pour vice de forme. Dans ce délai de 90 jours, l’employeur doit notamment :  

• inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP) dans les délais légaux ;
• engager cette négociation pour fixer les règles d’organisation (calendrier, collèges, modalités de vote, dont le vote électronique) ;
• anticiper la constitution des listes électorales ;  
• planifier le calendrier global des tours de scrutin ;
• le cas échéant, préparer l’organisation matérielle et technique du vote électronique (choix du prestataire, paramétrage, tests).

Cette première étape inclut la mise en place du vote électronique CSE, avec le choix du prestataire et le paramétrage technique. 

Étape 2 : Négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP)

Qu’est-ce que le PAP et quand doit-il être signé ?  

Entre 1 et 60 jours après l’information des salariés, le protocole d’accord préélectoral (PAP) doit être négocié entre employeur et syndicats représentatifs. C’est lui qui fixe les règles électorales :  

• le calendrier précis des tours de scrutin ;
• le périmètre des établissements et des collèges électoraux ;
• la répartition des sièges ;
• les modalités de vote retenues (urne, correspondance, vote électronique) ;
• l’organisation pratique du scrutin et le rôle du bureau de vote.

À cette étape, l’employeur sécurise juridiquement l’ensemble du processus. C’est également à ce stade qu’est confirmé le recours au vote électronique, ce choix devant impérativement reposer sur un accord collectif ou une DUE déjà en vigueur avant sa signature.

À noter que l’invitation des syndicats doit intervenir 75 jours minimum avant le 1er tour de scrutin et doit être envoyée au moins 15 jours avant la première réunion autour du PAP.

Le choix du prestataire de vote électronique

Le choix du prestataire de vote électronique doit être mentionné dès la signature du PAP, en annexe avec une description détaillée du système (conformément à l’article R.2314-13 du Code du Travail). Il est communiqué aux syndicats et au bureau de vote lors de la transmission des listes électorales, avec rapport d’audit préalable pour valider la conformité de la solution, sa sécurité et les garanties de confidentialité.

Étape 3 : constituer les listes électorales

La consolidation de la liste électorale

À l’approche du premier tour des élections CSE (entre J-30 et J-15 avant le scrutin, selon les délais fixés dans le protocole d’accord préélectoral), les listes électorales doivent être constituées. Conformément aux articles R.2314-10 et L.2314-28 du Code du travail, ces listes électorales doivent être complètes, exactes et à jour, réparties par collèges électoraux, (ouvriers/employés, agents de maîtrise/cadres). Ces listes doivent intégrer les critères légaux d’électorat et d’éligibilité, la parité femmes-hommes, l’ancienneté requise, ainsi que les éventuelles exclusions prévues par les textes.

La constitution des listes de candidatures

En parallèle, les listes de candidatures déposées par les organisations syndicales doivent être centralisées : composition des listes, professions de foi et rattachement à chaque collège. Ces éléments sont indispensables pour configurer correctement le scrutin.

Les données transmises au prestataire de vote électronique

Dans le cadre d’un vote électronique, ces listes doivent être transmises de manière sécurisée au prestataire et au bureau de vote, ainsi que les données suivantes :  

• le paramétrage des dates et horaires de vote,  
• les modalités d’accès (identifiants, supports),  
• les règles issues du PAP,  
• les éléments de contrôle tels que le scellement de l’urne, les journaux d’audit et la notice d’information destinée aux électeurs. 

Étape 4 : Organiser le 1er tour

Le calendrier électoral se poursuit avec l’organisation du 1er tour et plus particulièrement la transmission à chacun des électeurs de ses identifiants de vote sécurisés, uniques et confidentiels. Envoyés par e-mail ou SMS, ces identifiants sont accompagnés des modalités prévues en cas de perte.

À l’approche de l’ouverture du vote, les professions de foi des listes syndicales sont parallèlement mises à disposition sur la plateforme, dans un format accessible (PDF ou vidéo), par collège électoral.

Durant le vote

Le jour du lancement des votes, le bureau de vote vérifie le scellement initial de l’urne électronique, s’assure de la conformité des paramètres du scrutin. Il supervise durant toute la durée du vote le suivi anonyme de la participation. De son côté, le prestataire garantit la disponibilité de la plateforme, l’assistance technique et la traçabilité des opérations via un émargement numérique horodaté. 

Étape 5 : Organiser le 2e tour

Lorsque le quorum n’est pas atteint au premier tour ou que tous les sièges n’ont pas été pourvus, un second tour doit être organisé dans un délai maximal de 15 jours.

Dès la proclamation des résultats du 1er tour, l’employeur transmet aux organisateurs (prestataire de vote électronique, bureau de vote, organisations syndicales) les éléments actualisés :

• les listes électorales mises à jour, par collège, intégrant l’émargement du premier tour,
• les nouvelles listes de candidatures, libres ou syndicales, ainsi que les professions de foi éventuellement modifiées,
• les paramètres du second scrutin, avec des délais raccourcis (3 à 5 jours), et l’absence de quorum et un nouveau scellement de l’urne électronique. 

Le jour du vote du second tour, le bureau de vote vérifie la réinitialisation complète du système (urne vide, archivage des logs du 1er tour) avant l’ouverture. De son côté, le prestataire reproduit un dispositif identique au premier tour, garantissant la continuité, l’assistance technique et la traçabilité du vote. 

Étape 6 : La clôture du scrutin : dépouillement, résultats, PV et envois

La clôture du scrutin a lieu immédiatement à la fermeture de la plateforme de vote électronique. C’est à cette étape qu’interviennent la proclamation des résultats de manière incontestable et la constitution de l’ensemble des preuves nécessaires à la conformité du processus électoral.

À la fin de la période de vote, le bureau valide ensuite la clôture du scrutin, procède au scellement final de l’urne électronique.  

Dès lors, le système de vote électronique doit générer automatiquement :

• Les résultats détaillés par collège :le nombre de voix obtenues, le taux de participation, l’attribution des sièges selon le quotient électoral, ainsi que les procès-verbaux Cerfa prérenseignés pour les titulaires et suppléants.
• Les journaux d’audit et logs techniques : les traces horodatées des opérations clés (scellements de l’urne, authentifications, votes anonymisés), accessibles via un espace sécurisé pour permettre les contrôles.
• L’émargement numérique : la liste des votants, strictement dissociée des bulletins, permettant de vérifier le taux de participation final.

Une fois ces informations connues, le bureau proclame officiellement les résultats en séance publique. Les procès-verbaux sont ensuite signés (de manière manuscrite ou électronique) et autorisés à l’export ou à l’impression.

Le prestataire, de son côté, génère les archives inaltérables du scrutin.

À noter que les résultats doivent être affichés et transmis à la DREETS dans un délai de 15 jours, puis conservés au minimum un an afin de couvrir les éventuels recours. 

Un exemple de calendrier “type” pour les élections du CSE par voie électronique

Voici un calendrier qui illustre le déroulement des élections professionnelles, depuis l’annonce du scrutin jusqu’à la clôture et l’archivage des résultats.

En cas de 2ᵉ tour nécessaire

Clôture du scrutin

Respecter le calendrier des élections CSE est la clé pour organiser un scrutin conforme et fluide. En anticipant chaque étape, les employeurs peuvent sécuriser juridiquement le processus, limiter les risques de contestation et favoriser la participation des électeurs.

Vecteur de simplification, le vote électronique CSE s’intègre naturellement dans ce calendrier, à condition de faire appel à un prestataire expérimenté.  

Pour sécuriser chaque étape de vos élections professionnelles, du rétroplanning à la proclamation des résultats, nos experts vous accompagnent.