8 conseils pour préparer ses envois de colis

L’envoi de colis nécessite une préparation particulière pour garantir une livraison sans accroc. Que vous soyez un e-commerçant expédiant régulièrement des produits, ou une entreprise envoyant des colis en BtoB, découvrez 8 commandements pour bien préparer vos colis et réussir vos expéditions. 

Astuce 1 : collectez les informations générales 

Réussir vos envois de colis commence par la collecte des informations de base. Les poids et destination de vos colis sont fondamentaux pour respecter les normes de chaque mode de livraison, déterminer le coût de l'envoi et le mode de transport. Que vous optiez pour une livraison à domicile, en point retrait, ou directement en boîte aux lettres, chaque choix répond à des exigences spécifiques en termes de taille et de poids. Par exemple, un colis destiné à être livré dans une boîte aux lettres doit mesurer 24 x 24 x 32 cm au maximum. 

Choisir une expédition standard ou express (livraison accélérée) aura également une influence sur le délai de livraison et le coût d’envoi du colis. 

Astuce 2 : emballez efficacement votre colis 

Un emballage approprié est essentiel pour protéger votre colis : 

• Sélectionnez un emballage résistant et adapté à la taille et à la forme de votre produit, de forme régulière et stable (pochette souple, carton, emballage réutilisable). 

• Évitez les formats de colis non mécanisables, sujets à une surtaxe (comme les tubes en carton qui roulent). 

• Optez pour un emballage réutilisable et conforme à votre politique RSE. 

• Utilisez des matériaux de calage constitués de papier kraft, de carton recyclé, de fibres recyclées et recyclables ou encore de coussins d’air pour assurer la stabilité et la protection du contenu. 

• Fermez le colis de manière sécurisée en privilégiant la fermeture en croix sur un colis en carton, à l’aide d’un scotch avec adhésif renforcé. 

• Un colis bien emballé est moins susceptible de subir des dommages, ce qui augmentera la satisfaction de votre client à la réception. 

   

Astuce 3 : étiquetez correctement votre colis 

Une étiquette précise et bien placée est indispensable pour un acheminement efficace. Assurez-vous qu'elle contienne toutes les informations nécessaires, à savoir l'adresse complète et précise (étages, portes, etc), le nom de la structure et le nom, prénom et  coordonnées du destinataire (mail, téléphone), mais aussi qu’elle soit conforme aux caractéristiques suivantes : 

• Respecter les formats de sortie lors de l'impression ; 

• Être lisible ; 

• Être positionnée bien à plat et non froissée ; 

• Être positionnée sur une seule face du colis ; 

• Ne pas être sous une pochette plastique ou recouverte d'un scotch transparent empêchant le scan ; 

• Être unique (1 colis = 1 étiquette). 

Il est également conseillé de prévoir une étiquette retour dans le colis ou de donner un lien pour en imprimer une. Cela laisse la possibilité au destinataire de retourner un colis via un point relais ou depuis sa boîte aux lettres, si la taille du colis s’y prête (24 x 24 x 32 cm maximum). Cette option se révèle particulièrement utile dans le cadre de transactions e-commerce. 

Astuce 4 : assurez-vous que le contenu du colis est bien autorisé 

Sachez repérer les marchandises dangereuses interdites. Elles sont identifiables grâce aux 9 pictogrammes SGH : gaz comprimé, solvants, peinture, allumettes, etc. Néanmoins, il existe des dérogations pour l'acheminement par route de certains produits emballés en petites quantités, via Colissimo et le réseau postal, conformément à l'Accord ADR. C’est par exemple le cas des cosmétiques, des produits de bricolage, de droguerie ou encore des piles au lithium. 

Renseignez-vous également sur les restrictions de marchandises en vigueur dans certains pays de destination, généralement instaurées pour des raisons de sécurité économique ou sanitaire, afin d’éviter tout retard ou problème réglementaire. Par exemple, l'expédition de chèques de voyage en Angola, de café en Colombie, de biberons au Guatemala, ou de riz en Corée du Sud est interdite. Dans la plupart des pays, l'expédition de tabac et d'alcool est restreinte, voire totalement prohibée. Cette règle s'applique également à l'envoi de métaux précieux, de monnaies, d'animaux et de plantes. 

Soyez vigilant, les restrictions sont parfois différentes au sein des États d’un même pays, comme c’est le cas aux États-Unis. 

Pour vous aider, référez-vous à notre guide export. 

Astuce 5 : contrôlez les documents requis pour les envois de colis à l’international 

Familiarisez-vous avec les documents douaniers nécessaires pour les envois internationaux, notamment : 

• Le formulaire CN22 utilisé pour les envois de colis non commerciaux (échantillons, cadeaux, etc.) d’une valeur maximale de 380 €. 

• Le formulaire CN23 requis pour un colis d'une valeur supérieure à 380 € ou dans le cadre d’envoi de colis commerciaux. 

• Choisissez les incoterms appropriés pour faciliter le processus de dédouanement : 

• DDP (Delivered Duty Paid) : l'expéditeur prend en charge tous les frais d’expédition dont les droits de douane et les taxes jusqu'à la livraison. 

• DAP (Delivered at Place) : l’expéditeur est responsable du dédouanement à l’export et de la livraison des marchandises. Le destinataire s'acquitte des frais et des taxes douanières à l’import. 

• Cela vous permettra d’améliorer l’expérience client de vos destinataires étrangers et la compétitivité de votre service. 

   

Astuce 6 : demandez l’accès au suivi du colis 

Avec Colissimo Box, vous pouvez suivre vos envois de colis grâce à l’outil de suivi des colis (OSC) : 

• Vous pilotez et gérez toutes vos expéditions en temps réel ; 

• Vous pouvez facilement voir où en est un colis, qu’il soit en cours d’acheminement, en cours de livraison ou mis à disposition du destinataire en bureau de Poste ou en Relais pick up. 

   

Astuce 7 : pensez à l’assurance 

Expédiez vos colis en toute tranquillité avec l'option d'assurance Colissimo en seulement 4 étapes : 

1.  Estimez précisément la valeur des articles à envoyer ; 

2.     Sélectionnez le niveau d’assurance Ad Valorem (de 1 € à 30 € HT) ; 

3.     Conservez les factures ou évaluations comme preuve de la valeur des articles ; 

4.  Déclarez avec exactitude la nature et la valeur des articles pour une couverture d'assurance valide. 

Astuce 8 : choisissez un transporteur écoresponsable 

Vous participez ainsi à la diminution des émissions de CO2 générées par l’acheminement de vos colis. De plus, vous répondez aux attentes des consommateurs, 70 % d'entre eux se disant prêts à attendre jusqu’à cinq jours de plus en l’échange d’une livraison plus verte (1). 

Vous l’aurez compris, chaque étape joue un rôle clé dans le succès de vos expéditions. En respectant ces huit astuces, vous optimisez votre processus d'envoi de colis et garantissez la satisfaction de vos clients. Pour échanger sur vos besoins spécifiques ou obtenir des solutions personnalisées, n'hésitez pas à nous contacter. 

Sources :  

(1) Étude KPMG et Fevad, 2020.