Coffre-fort numérique de documents RH : comment choisir le bon prestataire ?

Quel est l'intérêt de la mise en place d'un coffre-fort numérique dans votre entreprise ?

Si vous vous interrogez encore sur la pertinence d’opter pour un coffre-fort numérique, voici les arguments pour vous convaincre :  

• Vous disposez d’un espace de stockage en ligne personnalisé, où vos données sont sécurisées. Toutefois, il est important de noter que tous les coffres-forts numériques ne garantissent pas le même niveau de sécurité.  

• Vous avez un accès illimité à vos informations et à vos documents RH électroniques, quand vous voulez et où que vous soyez (fiches de paie si vous avez choisi le statut de dirigeant salarié par exemple). Mais cette accessibilité dépend de l’offre et des services du prestataire choisi.   

• Vous réalisez un gain de place important dans votre pièce ou armoire d’archive. 

• Vous gagnez du temps et de l’argent : vous évitez l’impression de papier, avec des processus internes d’archivage plus simples. La recherche des documents numériques RH est facilitée.

Choisir le bon prestataire de coffre-fort digital où stocker vos documents RH officiels

Premier critère pour choisir votre solution d’archivage électronique : cette dernière doit permettre ce que l’on appelle la “vocation probatoire” des documents, c'est-à-dire leur valeur légale. 

Les 4 conditions pour assurer la vocation probatoire de vos documents

Votre futur prestataire doit proposer un coffre-fort digital assurant un haut niveau de sécurisation de vos données. Pour cela, voici les 4 conditions qu’il doit respecter :  

• Garantir la confidentialité des documents et des données personnelles. 

• Attester de la valeur probante des documents déposés, assurée par l’intégrité des documents et l’origine vérifiée. 

• Assurer la lisibilité des documents RH, qui consiste à les rendre clairs, compréhensibles et accessibles pour tous.  

• Respecter les exigences légales en matière de sécurité de l’information, de coffre-fort numérique et d’archivage électronique. Votre future solution d’archivage en ligne devra être conforme à la norme AFNOR NF Z 42-013 sur l’archivage, au chiffrement imposé par les exigences de l’ANSSI (l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information) ainsi qu’au décret n° 2018-853 pour l’exigence de réversibilité garantie durant douze mois en cas de cessation du service. 

Pour un service adéquat sécurisé, il est donc important que tous les critères soient réunis, sans exception.

Les autres critères pour choisir votre coffre-fort digital

Si la garantie de la valeur légale de vos documents est primordiale, d’autres critères entrent également en ligne de compte :  

• La taille de l’espace de stockage et la variété des documents que vous pouvez archiver. Le service de conservation des documents doit s’adapter à vos usages et à la dimension présente et à venir de votre entreprise, pas l’inverse !  

• Les conditions d’accès à l’espace : avez-vous besoin de pouvoir consulter vos documents à tout moment, n’importe où, depuis divers appareils (mobile, ordinateur portable) ? 

• Le prix du service, et notamment son ajustement en fonction de la taille de votre entreprise. 

• La localisation des serveurs, que l’on préfèrera en France ou au moins dans un pays de l’Union Européenne. Vous bénéficiez ainsi de la protection assurée par la législation française ou européenne, comme le « Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD). 

• La possibilité d’intégrer votre coffre-fort numérique à d’autres logiciels RH de votre entreprise.

Quels sont les différents fichiers RH à stocker dans un coffre-fort numérique ?

Stockage électronique des bulletins de paie

Vous avez des salariés ? Avec un coffre-fort digital, les bulletins de salaire de votre personnel sont conservés dans des conditions de sécurité optimales. Vous pouvez les consulter à tout moment, où que vous vous trouviez. Une solution particulièrement utile si vous devez déclarer des informations relatives aux salaires de vos employés, aux cotisations sociales, etc, alors que vous n’êtes pas dans les locaux de l’entreprise ! 

Les autres fichiers sensibles RH à stocker dans un coffre-fort numérique

Les bulletins de salaire sont souvent les premiers documents RH auxquels on pense lorsqu’on évoque le passage à une solution de stockage numérique. Mais bien d’autres documents administratifs électroniques importants dans la vie d’une entreprise et de ses salariés peuvent être gérés dans un coffre-fort virtuel, dont voici une liste non exhaustive notamment sur les documents RH : 

• Contrats de travail et Avenants au contrat 

• CV 

• Diplômes 

• Pièces d’identité 

• Copie de la carte vitale ou de son attestation 

• Permis de conduire 

• RIB 

• Contrat de mutuelle et/ou prévoyance santé 

• Autorisation de droit à l’image 

• Coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence 

• Extrait de casier judiciaire 

• Arrêts de travail 

• Justificatifs de note de frais 

• Entretiens annuels individuels d’évaluation 

• Règlement intérieur de l’entreprise 

• Solde tout compte, etc…

Le système de classement au sein du coffre-fort numérique doit être intuitif et adapté à vos besoins. Classement par salarié, par mots-clés, par typologie de documents, classement chronologique… À vous de choisir la méthodologie qui fait le plus sens pour votre activité. À noter qu’avec plusieurs salariés, un système de classement à double entrée (par salariés et par catégories de documents) peut être avantageux.  

Le Groupe La Poste vous accompagne dans la digitalisation de votre activité au travers de ses services de confiance numérique hébergés en France et en conformité avec la réglementation.