GUIDE D'ACHAT
Comment choisir une imprimante d’entreprise ?
Quelle que soit son activité, une entreprise a généralement besoin d’au moins une imprimante. Cependant, compte tenu de l’étendue de l’offre présente sur le marché, il n’est pas forcément facile de s’y retrouver et de savoir quel modèle choisir. En suivant ce guide d’achat, vous découvrirez les questions qu’il faut se poser pour bien choisir son imprimante d’entreprise.
Sommaire
Quelles sont les différents types d’imprimantes ?
Il existe deux grandes familles d’imprimantes : laser et à jet d’encre. Dans cette section, nous vous expliquons leurs spécificités et comparons leurs atouts et inconvénients.
Les imprimantes laser
L’imprimante laser est le modèle que l’on retrouve généralement en entreprise, mais de nombreux particuliers optent aussi pour elle. Elle fonctionne avec un toner contenant l’encre sous forme de poudre. Il est fixé sur toute la largeur de la page, permettant d’imprimer plus rapidement qu’avec une imprimante à jet d’encre.
Les atouts d’une imprimante laser
• Économique : avec un seul toner, vous imprimez un plus grand nombre de documents qu’avec une imprimante à jet d’encre.
• Qualitative : l’encre ne sèche pas et la qualité d’impression est préservée jusqu’au bout.
• Durable : elle a une durée de vie plus longue, car elle est conçue pour un usage intensif.
• Rapide : elle imprime plus de pages par minute (ppm) et l’encre sur le papier sèche immédiatement.
• Pratique : son bac à papier, lui aussi conçu pour répondre à un usage intensif, peut contenir en moyenne plus de 500 feuilles.
• Silencieuse.
Les inconvénients d’une imprimante laser
• Encombrante : elle est généralement moins compacte qu’une imprimante à jet d’encre, pouvant poser problème si votre espace de travail est limité.
• Onéreuse : si elle se révèle économique sur la durée, elle représente encore un coût à l’achat plus élevé que les imprimantes à jet d’encre. Il en va de même pour le remplacement du toner, lui aussi plus cher à l’achat, mais ayant une durée plus longue que des cartouches d’encre.
Les imprimantes à jet d’encre
Ce type d’imprimante est habituellement plutôt destiné aux particuliers, mais selon l’utilisation que vous en ferez, ce modèle peut également convenir à une petite entreprise. Cette imprimante fonctionne avec des cartouches d’encre (1 à 6 selon les modèles).
Les atouts d’une imprimante à jet d’encre
• Économique : elle coûte moins cher à l’achat qu’une imprimante laser.
• Performante : correctement paramétrée, elle est capable d’imprimer des documents de grande qualité visuelle.
• Ergonomique : elle est généralement simple à prendre en main, avec des fonctionnalités pratiques et faciles à comprendre et à utiliser.
• Peu encombrante : elle occupe moins d’espace et est plus légère qu’une imprimante laser. Elle trouvera sa place même dans un petit bureau et pourra être facilement déplacée.
Les inconvénients d’une imprimante à jet d’encre
• Lente : ou, du moins, plus lente qu’une imprimante laser. Cela peut être un problème si vous devez imprimer de grandes quantités de documents. De plus, l’encre nécessite quelques instants avant d’être parfaitement sèche, pouvant impliquer de l’attente supplémentaire entre deux impressions.
• Onéreuse : moins chère à l’achat, elle peut cependant devenir très coûteuse en raison du remplacement fréquent des cartouches d’encre (celles-ci sèchent parfois rapidement). À cela, il faut ajouter que certains modèles ne sont plus capables d’imprimer dès lors qu’une des cartouches d’encre est vide, et ce, même si la couleur concernée n’est pas nécessaire pour l’impression du document.
• Fragile : sa durée de vie est moins longue que celle d’une imprimante laser ;
• Bruyante.
À noter qu’il existe également des modèles d’imprimantes à jet d’encre conçus spécifiquement pour un usage professionnel. Celles-ci offrent des avantages supérieurs : impression aussi rapide qu’avec le laser et bac à papier plus important.
Les imprimantes monofonction et multifonction
Qu’elles soient laser ou à jet d’encre, ces types d’imprimantes peuvent être monofonction ou multifonction :
• Monofonction : l’impression est son unique fonction. C’est un choix intéressant si vous possédez déjà d’autres équipements ou si vous n’avez pas la nécessité des autres fonctionnalités. Pour certains modèles, le fait que cette imprimante soit consacrée uniquement à l’impression permet de profiter de spécificités techniques plus poussées.
• Multifonction : elle dispose de fonctionnalités supplémentaires, comme le scanner, la photocopieuse, le fax… Elle est très intéressante si vos attentes sont multiples et permet alors de réduire l’encombrement et les coûts liés à l’achat de plusieurs appareils. Cette imprimante tout-en-un est généralement préférée par les entreprises, mais aussi par les particuliers.
Les imprimantes spécialisées pour des problématiques « métier » spécifiques
Il existe encore d’autres imprimantes aux propriétés plus spécifiques :
• L’imprimante matricielle : elle est équipée d’aiguilles transférant l’encre sur le papier. Cette technique est adaptée aux impressions sur de multiples formats et conçue pour produire des documents résistants à des conditions difficiles (transport, températures extrêmes…).
• L’imprimante thermique et à ticket : elle est conçue pour imprimer sur des matières souples, la rendant idéale pour l’impression d’étiquettes, codes-barres ou tickets de caisse.
• Les traceurs : cette imprimante grand format est spécialisée dans les travaux d’impression haute définition et assure un résultat de qualité supérieure. Elle convient aux métiers artistiques, d’architecture et de graphisme.
• L’imprimante 3D : elle est capable d’imprimer des pièces ou petits objets en 3D à partir de matériaux comme le plastique, la résine ou l’acier.
• L’imprimante photo à sublimation thermique : elle est dédiée à l’impression de photos. Elle fonctionne avec un papier spécifique et repose sur une méthode d’impression par couches successives. La qualité et la résistance des photos imprimées sont optimales.
Comment choisir l’imprimante la mieux adaptée à vos besoins ?
Le choix d’une imprimante professionnelle n’a rien d’anodin. Cela représente un investissement important devant prendre en compte vos attentes spécifiques. Pour ne pas vous tromper, voici tous les éléments auxquels vous devez être attentif au moment de procéder à votre sélection.
Quels sont vos besoins ?
Vous recherchez un appareil uniquement dédié à l’impression ? Dans ce cas une imprimante monofonction est idéale. Si vous avez d’autres besoins ou que vous hésitez encore, optez plutôt pour une imprimante multifonction.
Qui utilisera l’imprimante ?
Si vous êtes l’unique utilisateur de l’imprimante ou que vous travaillez depuis votre domicile, vous pouvez choisir votre imprimante seulement en fonction de vos attentes personnelles (quantité d’impression, qualité attendue, encombrement, budget…). Si, au contraire, plusieurs collaborateurs sont amenés à l’utiliser, vous devez en tenir compte avant l’achat. Par exemple, une imprimante à jet d’encre peut parfaitement répondre à un usage individuel, mais elle trouve vite ses limites dès lors que son utilisation s’intensifie. De même, une imprimante laser est idéale pour répondre aux besoins de plusieurs personnes à la fois, avec des impressions régulières et en grande quantité, mais elle peut représenter un investissement peu rentable si son utilisation est irrégulière ou faible.
Quels sont vos besoins en impression ?
Vous imprimez régulièrement ou en grande quantité ? Tournez-vous vers une imprimante laser, plus rapide et plus économique sur le long terme. Son grand bac à papier est un autre atout : vous pouvez lancer une grande quantité d’impressions à la fois, sans devoir remettre du papier ou retirer les documents imprimés au fur et à mesure. Si votre utilisation est plus faible, tournez-vous davantage vers une imprimante à jet d’encre.
Quels types de documents souhaitez-vous imprimer ?
Si vous souhaitez imprimer essentiellement des documents bureautiques, de type factures, plannings, bons de commande, devis, courriers, rapports… vous n’aurez pas besoin d’une qualité d’impression élevée. Vous pouvez opter pour une imprimante à jet d’encre avec une résolution (dpi) moindre, ou encore une imprimante laser. Si vos attentes en termes de qualité du rendu sont importantes (photos, flyers, brochures…), le jet d’encre pourra se révéler plus intéressant : les couleurs seront plus éclatantes et la résolution (dpi) meilleure. Dans tous les cas, retenez que plus la résolution de l’imprimante est élevée, plus le rendu sera qualitatif.
Un autre élément à prendre en compte est le format de vos impressions :
• Format A4 et A3 : une imprimante monofonction ou multifonction, qu’elle soit laser ou à jet d’encre, conviendra.
• Autres formats : tournez-vous vers une imprimante spécialisée, ou au minimum capable de prendre en charge les formats que vous souhaitez imprimer.
Quelles sont vos spécificités « métier » ?
Les imprimantes laser et à jet d’encre répondent aux besoins les plus courants, mais d’autres modèles peuvent représenter un choix plus judicieux selon votre activité professionnelle : traceur, imprimante 3D, thermique ou à ticket.
Avez-vous besoin d’imprimer des documents à distance ou en déplacement ?
Les imprimantes portables peuvent se révéler très utiles si vous êtes amené à vous déplacer régulièrement et que vous avez besoin d’imprimer et d’obtenir rapidement des documents. Les imprimantes connectées peuvent quant à elles être activées à distance : elles représentent un autre choix intéressant lorsque vous êtes en déplacement. Il existe également des imprimantes Wi-Fi : leur principal atout est de pouvoir être activées à distance et de réduire le nombre de câbles dans votre bureau.
Avez-vous besoin de fonctionnalités supplémentaires ?
Les imprimantes proposent différentes fonctionnalités pouvant, ou non, vous être utiles. Il est important de les connaître afin de préciser votre choix :
• Le chargeur de documents : ce plateau permet de lancer un très grand nombre de documents à copier ou numériser en une seule fois. Sa capacité accrue vous permet de travailler sans devoir surveiller de près le processus.
• L’alimentation papier par tiroir intégré : certains modèles disposent de deux bacs de chargement papier distinct, vous permettant de lancer des impressions sur différents supports (papier vierge ou à en-tête, par exemple).
• Le plateau d’alimentation ou chemin d’accès : ce plateau, placé à la verticale ou l’horizontal, est conçu pour accueillir différents supports et épaisseurs de papier pour l’impression (enveloppe, étiquettes, petits formats papier…).
• Le lecteur de cartes média : il permet d’insérer des cartes (SD, SDHC…) et de lancer directement l’impression des documents qu’elles contiennent sans devoir passer par l’ordinateur. C’est par exemple utile pour imprimer des photos depuis la carte SD de votre Smartphone.
• Le port USB : il a le même rôle que celui du lecteur de cartes média. Branchez votre clé USB sur l’imprimante, et imprimez ou scannez aussitôt vos documents.
• L’imprimante sans contact ou NFC (Near Field Communication) : plus rare et généralement plus onéreuse, cette imprimante vous permet d’imprimer, scanner ou faxer un document depuis un appareil compatible (Smartphone ou tablette) simplement en l’approchant.
Quel est votre budget ?
Les imprimantes à jet d’encre sont plus abordables financièrement, mais elles peuvent se révéler plus coûteuses dans le temps (remplacement fréquent des cartouches d’encre, durée de vie moins longue…). Les imprimantes laser sont plus chères à l’achat, les toners également, mais elles se révèlent plus rentables à long terme.
Les imprimantes monofonctions sont globalement moins onéreuses que les imprimantes multifonctions et autres modèles spécialisés. Si votre budget est limité, elles constituent un choix intéressant. Si vous disposez de moyens plus élevés, vous pourrez vous tourner vers les autres solutions.
La question du budget, bien que cruciale, doit ainsi être mise en perspective avec vos besoins réels, afin de trouver le meilleur compromis. De même, gardez bien à l’esprit que l’argent investi aujourd’hui dans une imprimante pourrait bien être amorti demain dans l’achat du consommable.
Grâce à ce guide d’achat, vous savez à présent comment bien choisir une imprimante pour votre entreprise. Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix parmi les nombreux modèles présents sur le marché.
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