Comment bien choisir une imprimante et un scanner pour son entreprise ?

Dans un cadre professionnel, il faut être particulièrement attentif au choix d’une imprimante et d’un scanner. Ces appareils devront avoir une qualité supérieure pour répondre à vos besoins et supporter un usage intensif. Retrouvez dans ce guide tous les conseils utiles pour faire le meilleur choix.

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Se poser les bonnes questions avant de choisir une imprimante ou un scanner

Avant de rechercher un modèle d’imprimante ou de scanner précis, vous devez définir clairement vos besoins. Même s’il s’agit de deux appareils différents, les questions à vous poser sont assez similaires :

• Quels types de documents souhaitez-vous imprimer ou scanner ?

• Quelle quantité d’impressions et de numérisations devez-vous réaliser ?

• Quelle qualité recherchez-vous ? Noir et blanc ou couleurs, haute résolution…

• Comment souhaitez-vous connecter votre imprimante ou scanner ? Connexion filaire, Wi-Fi, Bluetooth…

• Combien de personnes ou services utiliseront l’appareil ?

• Où seront placés l’imprimante ou le scanner ? Un bureau, un espace d’accueil des clients, un open space…

• Quel est votre budget ?

• Avez-vous besoin de fonctionnalités spécifiques ? Impression ou numérisation photo, impression ou numérisation de grands formats, impression 3D…

Répondez à ces questions, puis gardez bien les réponses en tête pour la suite de votre lecture. Vous constaterez que certains modèles d’imprimantes et scanners correspondent mieux à vos besoins que d’autres.

Quelle imprimante choisir pour son entreprise ?

Différentes imprimantes sont disponibles sur le marché. Découvrez plusieurs modèles qui peuvent correspondre à vos besoins.

L’imprimante jet d’encre

Elle fonctionne avec des cartouches d’encre liquide contenues dans une tête d’impression mobile. Ce type d’imprimante est plutôt recommandée pour un usage domestique que professionnel, mais elle peut convenir si vous n’imprimez qu’occasionnellement et ne recherchez pas une qualité particulièrement élevée.

• Avantages : moins chère à l’achat qu’une imprimante laser, performante, ergonomique et peu encombrante.

• Inconvénients : lente, fragile et bruyante. Il faudra aussi racheter régulièrement des cartouches, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.

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L’imprimante laser

C’est le modèle le plus fréquemment utilisé en entreprise. Elle fonctionne avec un toner qui contient l’encre sous forme de poudre. Grâce à cela, l’encre ne sèche pas et la qualité d’impression demeure optimale jusqu’au remplacement du toner. Ce modèle imprime rapidement de grandes quantités de feuilles.

• Avantages : économique sur la durée, qualitative, durable, rapide, pratique et silencieuse.

• Inconvénients : encombrante et plus chère à l’achat qu’une imprimante à jet d’encre.

L’imprimante laser à LED

Ce modèle fonctionne comme l’imprimante laser classique, mais il utilise la technologie LED. Il peut ainsi imprimer encore plus rapidement et efficacement tout en étant moins énergivore.

• Avantages : rapide, économique sur la durée, écologique, qualitative, durable et silencieuse.

• Inconvénients : onéreuse.

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Les imprimantes spéciales

Ces modèles répondent à des problématiques spécifiques. En voici plusieurs exemples :

• L’imprimante photo à sublimation thermique : ce modèle est à privilégier pour l’impression de photos avec une qualité optimale et une résistance accrue. Il fonctionne avec un papier spécifique et utilise une méthode d’impression par couches successives.

• L’imprimante A3 : elle est conçue pour imprimer sur des feuilles plus grandes. On l’utilisera par exemple pour des plans d’architecte ou des affiches. Son prix étant élevé, cette imprimante sera plutôt recommandée aux entreprises qui souhaitent réduire leurs frais de sous-traitance pour l’impression de documents A3.

• L’imprimante 3D : elle permet d’imprimer des éléments ou objets de petite taille. Pour cela, elle utilise du plastique, de la résine ou de l’acier.

• L’imprimante matricielle : elle transfère l’encre sur le papier grâce à des aiguilles. Elle est tout particulièrement utilisée pour imprimer des documents devant résister à des conditions difficiles (transport, températures extrêmes…).

Quel scanner choisir pour son entreprise ?

Voici les principaux modèles de scanners à connaître.

Le scanner de bureau

Ces scanners sont conçus spécifiquement pour un usage professionnel dans un bureau. Ils sont compacts et silencieux pour ne pas déranger les employés qui travaillent. Ils conviennent également dans les espaces recevant de la clientèle : les employés peuvent scanner directement des documents de manière discrète et silencieuse, sans quitter le comptoir par exemple.

• Avantages : silencieux et rapide.

• Inconvénients : volume de documents numérisés plus faible qu’avec d’autres modèles : en moyenne jusqu’à 5 000 par jour.

Le scanner départemental

Ce type de scanner convient parfaitement aux entreprises dans lesquelles plusieurs employés ou services (départements) se partagent les équipements informatiques. Il assure une cadence plus élevée qu’un scanner standard : jusqu’à 25 000 pages par jour, voire plus selon les modèles. Il est généralement plus encombrant, mais il peut aussi être présenté dans un format compact que l’on peut poser directement sur un bureau.

• Avantages : une grande rapidité, et pouvant servir pour plusieurs services à la fois.

• Inconvénients : onéreux.

Le scanner de production

Ce scanner est conçu pour répondre à des besoins de numérisation très importants. On pourra le trouver, par exemple, dans une salle du courrier ou un service de production. Ce type de scanner permet en plus de manipuler des supports de taille non standardisée, pour s’adapter à des besoins plus spécifiques.

• Avantages : son débit est vraiment intensif, il peut atteindre 150 000 numérisations par jour, voire plus pour certains modèles.

• Inconvénients : c’est le type de scanner le plus cher et le plus encombrant.

Le scanner portable ou compact

Ce modèle petit, léger et discret est facile à déplacer et s’emporte partout facilement. En entreprise, on pourra par exemple le déplacer d’un bureau ou service à l’autre. Pour les salariés ou entrepreneurs en déplacement professionnel, ces scanners représentent aussi une solution intéressante. Ils intègrent généralement une connexion Wi-Fi ou Bluetooth et peuvent être partagés entre plusieurs ordinateurs ou Smartphone.

• Avantages : mobile, léger, pratique, prix abordable, connexion sans fil.

• Inconvénients : volume de numérisation par jour assez limité (mais suffisant en déplacement ou dans un petit bureau).

Le scanner à plat

On le retrouve fréquemment en entreprise, car il est relativement abordable. Il est aussi très simple d’utilisation, puisqu’il suffit de placer une feuille sur la vitre, de fermer le capot et de lancer la numérisation. Il convient à tous les documents : textes, images, photos, diapositives…

Il existe également des scanners à plat spécialisés pour des besoins plus spécifiques : numérisation de passeports, documents de format réduit, épais ou fragile, etc.

• Avantages : simple, pratique, convient à tous les documents.

• Inconvénients : moins rapide qu’un scanner à défilement.

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Le scanner à défilement

Ce modèle est plus rapide que le scanner à plat, mais aussi plus encombrant. Ici les feuilles sont scannées en glissant à travers une fente. Ce scanner inclut généralement un chargeur pour numériser plusieurs documents à la suite, sans manipulation supplémentaire.

• Avantages : rapide, efficace.

• Inconvénients : encombrant, qualité de numérisation souvent inférieure à celle d’un scanner à plat et de nombreux modèles ne prennent pas en charge tous les documents.

Le scanner de documents recto verso

Tous les modèles de scanner peuvent intégrer une fonction recto verso. Grâce à cette fonctionnalité pratique, vous pouvez numériser simultanément ou à la suite le recto et le verso d’une même feuille. C’est particulièrement avantageux si vous numérisez régulièrement ce type de documents : vous gagnez beaucoup de temps.

• Avantages : utile, gain de temps appréciable.

• Inconvénients : cette option impacte le prix du scanner à la hausse.

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Quels critères prendre en compte pour acheter une imprimante et un scanner ?

Le choix d’une imprimante ou d’un scanner pour l’entreprise nécessite un soin particulier. Vous devez être attentif à différents critères pour trouver l’appareil qui correspondra le mieux à vos besoins.

Le coût par page

Ce critère concerne surtout les imprimantes. Contrairement au scanner qui ne nécessite pas d’accessoires pour fonctionner, l’imprimante a besoin de cartouches d’encre (jet d’encre) ou toner (laser) :

• Le toner coûte plus cher à l’achat, mais il dure longtemps et l’encre ne sèche pas, il se révèle ainsi plus économique dans le temps.

• Les cartouches d’encre sont moins onéreuses à l’achat, mais il faudra les remplacer souvent. De plus, il arrive qu’elles sèchent lorsqu’elles ne sont pas utilisées, vous serez donc parfois amené à remplacer des cartouches pourtant encore pleines. Autre inconvénient : selon les modèles, il est de temps à autre nécessaire de remplacer toutes les cartouches en même temps, même si une seule est vide.

Pour réaliser des économies, calculez également le coût pour chaque page imprimée. Votre objectif doit être de trouver l’imprimante qui est la plus économique tout en offrant les critères de qualité dont vous avez besoin.

Le niveau sonore

Les imprimantes et scanners peuvent se révéler bruyants. Dans un environnement professionnel, le bruit représente une nuisance qui déconcentre, agace, fatigue et freine la productivité. Choisissez un modèle silencieux pour améliorer votre bien-être et celui de vos salariés.

La connectivité : Wi-Fi, Bluetooth, câble Ethernet…

Si vous êtes le seul utilisateur de votre imprimante ou scanner, vous pouvez opter pour un modèle qui se branche à l’ordinateur via un câble USB. Dès lors que plusieurs personnes sont susceptibles d’utiliser l’appareil, il est préférable d’opter pour un modèle capable de se connecter à plusieurs équipements à la fois. Il pourra s’agir d’une connexion Wi-Fi ou Bluetooth, ou d’un réseau filaire grâce à un câble Ethernet. N’importe quels ordinateur, Smartphone ou tablette reliés à l’imprimante ou scanner pourront alors lancer des opérations à distance.

Débit/vitesse d’impression ou numérisation

Il s’agit du nombre de pages que l’appareil peut traiter par minute. Plus ce nombre est élevé, plus l’imprimante ou le scanner est rapide. Le débit est exprimé en ppm (page par minute). Pour savoir quel modèle vous convient le mieux, vous devez avoir une idée précise du nombre de pages imprimées ou numérisées chaque jour. Si vous surévaluez vos besoins, vous risquez d’acheter un modèle plus cher que nécessaire. Mais si vous sous-évaluez ce nombre, le modèle choisi ne pourra pas répondre à vos attentes et vous perdrez en productivité.

La résolution

La résolution est exprimée en dpi ou ppp (point par pouce). Plus elle est élevée, plus l’impression ou la numérisation est fidèle au document original. Si vous traitez avant tout des documents en noir et blanc, de type texte ou administratif, la résolution de l’appareil choisi n’aura pas une grande importance. D’autant plus que désormais, la plupart des imprimantes et scanners ont une résolution correcte, même en entrée de gamme. Cependant, si vous avez besoin d’imprimer ou numériser des photos, infographies, documents en couleurs ou affiches, par exemple, vous devrez faire attention à la résolution et opter pour un appareil offrant un rendu plus qualitatif.

Le prix

Les imprimantes et les scanners, qu’ils se destinent aux particuliers ou aux professionnels, sont disponibles dans une large fourchette de prix. Vous trouverez ces appareils à partir de 50 € en entrée de gamme et jusqu’à plusieurs milliers d’euros pour du haut de gamme ou des besoins spécifiques. Le prix n’en reste pas moins un critère important. Pour bien choisir votre appareil, fixez votre budget, puis cherchez les modèles qui correspondent le mieux à vos besoins dans cette gamme de prix.

En tant qu’entreprise (hors microentreprise), vous avez la possibilité de déduire de vos frais les dépenses en équipement informatique (ordinateur, imprimante, scanner…), dès lors qu’elles sont justifiées par votre activité professionnelle.

Où acheter une imprimante ou un scanner ?

De nombreux sites spécialisés dans l’équipement informatique proposent des imprimantes et scanners. En tant que professionnel, vous pourrez vous rendre également sur des sites dédiés, comme la Marketplace La Poste Côté Pro.

Quelles marques d’imprimantes ou de scanner ?

Voici toutes les marques intéressantes à considérer au moment de votre achat.

Pour les imprimantes :

Pour les scanners :

Suivez tous ces conseils pour sélectionner le modèle d’imprimante ou de scanner qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise et au budget que vous avez fixé.

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