Dématérialisation : mode d’emploi pour les entreprises

La dématérialisation du courrier ou des documents administratifs est un levier stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus, réduire leurs coûts et se conformer aux nouvelles obligations légales. Mais quels sont les fondamentaux à connaître, les enjeux et les étapes clés pour réussir votre transition numérique ? Les réponses dans cet article. 

Qu’est-ce que la dématérialisation

Définition

La dématérialisation désigne la transformation des processus papier en flux entièrement électroniques, garantissant une création, des échanges, une signature et un archivage sécurisés sur un support numérique. Elle s’applique à tout type de documents (factures, contrats, courriers, documents RH, etc.) et repose sur des normes légales (eIDAS, NF Z42-013), certifiant une traçabilité complète. La dématérialisation intègre des outils métiers (GED, EDI), et ambitionne d'optimiser la productivité et la conformité.

Quelle différence avec la numérisation ?

Contrairement à la numérisation, la dématérialisation supprime totalement le papier dès l’origine. Quand la numérisation convertit un document papier en fichier numérique (ex. : scanner une facture), la dématérialisation va au-delà du simple scan : elle intègre des solutions technologiques et des processus métier optimisés, de la création à l’archivage.

• la création 100% digitale,
• l’échange par voie numérique (avec par exemple la signature électronique pour preuve juridique),
• des workflows automatisés (validation, relances),
• un archivage légal et une traçabilité des documents électroniques assurés.

Ainsi, la dématérialisation est une démarche globale, là où la numérisation n’est qu’une étape ponctuelle. 

Pourquoi dématérialiser : les objectifs et les avantages de la dématérialisation

Anticiper et se mettre en conformité avec les échéances légales

À partir de 2026-2027, la facturation électronique (avec un archivage sécurisé) sera obligatoire pour toutes les entreprises soumises à la TVA (loi de finances 2024). La dématérialisation de vos processus – à minima de facturation et comptable – est donc indispensable pour anticiper cette échéance et garantir la conformité de votre entreprise.

Profiter de gains économiques

Avec la dématérialisation, certains coûts, notamment liés au stockage physique, peuvent être réduits. En optant pour l’archivage électronique par exemple, il est possible de libérer de l’espace pour créer une salle de réunion au sein des locaux, voire, à termes, déménager pour des locaux plus petits.

Augmenter la productivité des équipes

La dématérialisation permet parallèlement d’automatiser des tâches chronophages et de simplifier les processus, ce qui œuvre en faveur d’une plus grande productivité des équipes.

Il est par exemple possible, avec la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR), de transcrire des images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte : non seulement les équipes gagnent du temps, mais ce procédé permet également de réduire les erreurs de transcription manuelle.

Avec la dématérialisation, il est aussi possible d’automatiser les circuits de relance, de réaliser des rapprochements comptables instantanés. En somme, faciliter le travail des collaborateurs et leur permettre de consacrer plus de temps à des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Une sécurité renforcée

Enfin, la dématérialisation via des solutions certifiées va de pair avec une traçabilité complète (horodatage, blockchain). Elle permet donc de renforcer la sécurité autour des documents et des processus, et de lutter plus efficacement contre la fraude.

La dématérialisation, un accélérateur de transformation

La dématérialisation dépasse la simple numérisation des documents. Elle invite les entreprises à réinventer leurs processus métiers grâce à des technologies clés. Elle les engage à se muer en une organisation agile et data-driven.

Ainsi, les solutions d'Intelligence Artificielle (OCR avancé, machine learning) permettent aux entreprises d’aller vers plus d’automatisation des processus. Ces solutions transforment les documents bruts en données structurées et exploitables. L’extraction automatique des informations de factures par exemple (fournisseur, montant, TVA) peut venir alimenter l’ERP d’une entreprise, accélérant le traitement des factures en réduisant les saisies manuelles ou le taux d’impayés en automatisant les relances, etc.

De son côté, la blockchain accroît la confiance entre les acteurs économiques. Cette technologie garantit en effet l'intégrité et la traçabilité des documents, notamment les plus sensibles (contrats, attestations). Chaque transaction est horodatée et enregistrée de manière infalsifiable, offrant une preuve juridique irréfutable.

Enfin, les plateformes GED (Gestion Électronique de Documents) centralisent et sécurisent l'ensemble des documents d’une entreprise (factures, documents RH, courriers), et ouvrent des droits d'accès granulaires. Ces solutions d’archivage permettent non seulement d’assurer une meilleure conformité aux délais légaux de conservation, mais facilitent par ailleurs la recherche et limitent l’accès aux seules personnes habilitées.

Ces technologies ont donc un triple impact stratégique :

• Elles simplifient et accélèrent l’analyse des données en temps réel pour mieux anticiper et prendre des décisions averties ;
• Elles fluidifient la collaboration en permettant un partage d’information sécurisé ;
• Elles boostent la productivité en automatisant les processus.

Quels sont les domaines d’application de la dématérialisation ?

Loin de se limiter à la simple numérisation des archives, la dématérialisation impacte l'ensemble des services et fonctions d’une organisation, créant de véritables synergies entre les différents départements.

La gestion du courrier

La gestion du courrier des entreprises évolue elle aussi avec la dématérialisation. Par exemple, la lettre recommandée se décline désormais en plusieurs formats de digitalisation, offrant une valeur probante équivalente à l'envoi papier traditionnel.

La lettre recommandée classique se digitalise avec la suppression de la liasse papier pour gagner du temps et optimiser les coûts. En format hybride, la préparation et le dépôt du courrier s’effectuent depuis un ordinateur et sont distribués physiquement par le facteur. Enfin, la Lettre Recommandée Électronique (LRE) est quant à elle entièrement dématérialisée et dotée d'une preuve de dépôt et de réception incontestable.

La dématérialisation des documents et du courrier entrant transforme également la réception et le traitement des documents. Grâce à la numérisation automatique et au classement intelligent, les entreprises accélèrent leurs processus : les délais de traitement sont réduits, notamment via l'extraction automatisée des données (OCR). Ces solutions permettent en outre des économies significatives sur les coûts postaux et l'archivage physique.

La gestion des ressources humaines

La dématérialisation apporte par ailleurs des changements significatifs dans la gestion des ressources humaines en transformant les processus administratifs traditionnels. Elle permet de gérer électroniquement les contrats de travail, les bulletins de paie (directement envoyés par l’employeur et stockés de manière sécurisée dans des coffres-forts numériques), ainsi que la gestion des absences, etc.

Cette évolution vers le numérique présente plusieurs avantages concrets pour les entreprises. Grâce à l'automatisation des workflows, elle fournit une opportunité d'améliorer l’efficacité opérationnelle des RH. Elle contribue donc à réduire les délais de traitement, les coûts et à améliorer la sécurité des données sensibles. Les processus RH comme les votes électroniques bénéficient quant à eux d'une plus grande transparence et d'une meilleure traçabilité.

Pour les collaborateurs, cette transformation se traduit par un accès simplifié et permanent à leurs documents personnels, améliorant l’expérience collaborateur.

La dématérialisation de la facture

Parmi les principaux domaines d'application, on retrouve en premier lieu la facturation électronique, qui deviendra obligatoire pour toutes les entreprises à partir de 2026. Cette transition vers des flux structurés (XML, UBL) permettra une intégration automatique avec les systèmes ERP, éliminant les fastidieuses saisies manuelles.

Les relations fournisseurs

Le secteur des relations fournisseurs bénéficie également largement de la dématérialisation. Grâce à elle, le circuit complet d'un achat, des bons de commande aux bons de livraison en passant par la facture, peut être géré de manière électronique. Ceci apporte de la fluidité entre partenaires commerciaux, avec une réception et un traitement automatisés dans les systèmes d'information. Cette automatisation réduit considérablement les risques d'erreur et les délais de traitement.

L’archivage des documents

L'archivage électronique répond quant à lui à des enjeux à la fois opérationnels et réglementaires. Avec une conservation sécurisée pendant 10 ans pour les documents fiscaux et comptables, il garantit un accès rapide et une traçabilité complète, tout en réduisant les coûts de stockage physique.

La communication

Enfin, la dématérialisation transforme également la communication interne et externe de l'entreprise. Envoi de documents marketing, échanges sécurisés avec les clients ou signature électronique des contrats – autant de processus qui gagnent en efficacité et en sécurité grâce aux solutions numériques.

Étapes clés d’un projet de dématérialisation

La dématérialisation des documents représente un chantier stratégique pour toute entreprise soucieuse d'améliorer son efficacité opérationnelle. Pour garantir le succès de cette transformation, une approche méthodique et progressive s'impose. Voici les six étapes fondamentales à suivre.

L'audit approfondi des processus existants

Avant toute chose, il est essentiel de réaliser un diagnostic complet de votre situation actuelle. Cette analyse doit porter sur l'ensemble de vos flux documentaires – factures, contrats, bulletins de paie, etc. – en évaluant notamment les volumes traités, les coûts associés et les principales difficultés rencontrées. Cet état des lieux vous permettra d'établir des priorités en fonction de l'impact métier et des obligations réglementaires.

La formalisation d'un cahier des charges précis

Une fois les processus à dématérialiser identifiés, il convient de définir clairement les objectifs du projet. Votre cahier des charges devra préciser :

• Le périmètre exact concerné (types de documents et services impliqués) ;
• Les contraintes techniques, notamment en matière d'intégration avec vos outils existants ;
• Les exigences légales en vigueur (durée d'archivage, types de signature) ;
• Les objectifs visés (productivité, conformité, réduction des coûts) ;
• Vos contraintes spécifiques en matière de sécurité.

L'implication de toutes les parties prenantes

La réussite d'un tel projet dépend largement de l'adhésion de l'ensemble des acteurs concernés. Il est recommandé de constituer un comité de pilotage rassemblant :

• La direction générale pour assurer le portage stratégique ;
• Les services métiers directement utilisateurs ;
• La DSI pour les aspects techniques ;
• Les partenaires externes le cas échéant.

Un conseil : prévoyez une communication interne pour expliquer les bénéfices concrets de la dématérialisation auprès des collaborateurs.

Le choix de la solution adaptée

La sélection de votre outil de dématérialisation doit reposer sur plusieurs critères essentiels :

• La conformité aux normes en vigueur (telles que les normes AFNOR) ;
• Les garanties de sécurité (certification NF Z42-013, standard eIDAS) ;
• La capacité à s'intégrer à votre système d'information existant ;
• La qualité de l'accompagnement proposé (formation, support utilisateur).

Le déploiement progressif et la formation

Une mise en œuvre par étape est préconisée, en commençant par un processus clé comme la gestion des factures fournisseurs. Cette approche permet :

• D'adapter progressivement les procédures métiers ;
• De sensibiliser et former si besoin à la dématérialisation (⇒ renvoi vers la page fille) efficacement les équipes pour lever les freins et garantir l’adoption ;
• De mettre en place un support utilisateur réactif.

Prévoyez des phases pilotes pour ajuster si besoin.

Le suivi et l'optimisation continue

Une fois le système déployé, il sera important de mesurer régulièrement :

• Le temps de traitement des documents ;
• Le taux d'erreur résiduel ;
• Le niveau de satisfaction des utilisateurs ;
• Le retour sur investissement effectif.

Pensez à communiquer sur les avancées et à ajuster les processus et élargir le périmètre si nécessaire.

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux. Elle s’impose aujourd’hui comme un impératif stratégique pour les entreprises à la recherche d’efficacité, d’agilité, de conformité et de compétitivité. Au-delà de la simple numérisation des documents, elle représente une transformation profonde des processus métiers, permettant d’optimiser les coûts, de sécuriser les échanges et d’améliorer significativement la productivité.

Face aux évolutions réglementaires, comme la généralisation de la facturation électronique à partir de 2026, ou aux enjeux de performance opérationnelle, les organisations n’ont d’autre choix que d’engager cette transition. Une approche structurée, associée à des solutions technologiques robustes et conformes, est la clé pour réussir cette transformation et anticiper les défis de demain.

En tant que partenaire de confiance des entreprises, La Poste Solutions Business accompagne ces évolutions avec des outils sécurisés et un accompagnement sur-mesure. La dématérialisation devient alors bien plus qu’un projet technique : un véritable accélérateur de performance et d’innovation.