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comment choisir un destructeur de documents

Comment choisir un destructeur de documents ?



Quel que soit votre métier, vous produisez de nombreux documents qui sont voués à terminer à la poubelle à plus ou moins longue échéance. Pour protéger votre identité ou celle de votre entreprise, le destructeur de document est un outil indispensable. Niveau de sécurité, bruit, fréquence d’utilisation, c’est autant de critères à prendre en compte pour bien le choisir. En effet, la confidentialité n’est pas le seul point à retenir. Voyons quels facteurs sont à considérer pour choisir le bon destructeur de documents.



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Choisir selon le type de document à détruire

Pour choisir le destructeur dont vous avez besoin, vous devez commencer par penser aux types de documents que l’appareil devra supprimer. En effet, pour chaque destructeur, il est spécifié ce qu’il peut détruire : papier, carte magnétique, CD, etc. Gardez toujours à l’esprit qu’il est très important de respecter les précautions d’usage. Autrement, les cylindres de coupe de votre destructeur risquent de ne pas résister et cela ne sera pas pris en charge par la garantie. Il faut aussi penser aux détails. Même si de nombreux modèles détruisent les trombones et les agrafes en plus du papier, ils ne le font pas tous. Pourtant, cela permet de gagner un temps considérable. Outre les broyeurs à papiers, vous pourrez trouver sur le marché des destructeurs de :

• cartes magnétiques ;
• disquettes ;
• disques durs ;
• clés USB.

On note toutefois que certains broyeurs de documents permettent la destruction de plusieurs supports. Le bloc pour détruire les CD et les DVD est parfois indépendant du bloc de coupe papier notamment pour les broyeurs de haute sécurité.


Le niveau de sécurité

Si vous souhaitez utiliser un destructeur de documents, c’est probablement pour respecter la confidentialité et la sécurité de certains documents sensibles. Pour répondre à ce souci, il faut comprendre que les destructeurs de documents sont classés en fonction du niveau de sécurité qu’ils offrent, selon la norme appelée DIN. Cette norme définit 6 classifications de média, chacune d’elles comprenant 7 niveaux de sécurité de destruction.

Notons que plus le niveau de sécurité est élevé, plus la taille des particules générées par le destructeur va être réduite. De ce fait, il sera plus difficile de reconstituer le document détruit, préservant ainsi la confidentialité de celui-ci. Pour répondre à ces différents niveaux de sécurité, on retrouve 3 grandes familles de coupes :

• La coupe fibre : aussi appelée coupe droite, elle offre un niveau de sécurité P-1 et P-2. Les broyeurs à papier de ce type transforment vos documents en lamelles plus ou moins fines. Elle est destinée à la destruction de papiers courants. Pour les documents les moins sensibles, des appareils P-1 suffisent. Pour vos documents de travail, financiers ou vos reçus de carte bancaire, privilégiez le P-2.

• La coupe croisée : celle-ci offre un niveau de sécurité P-3 et P-4. Les destructeurs proposant une coupe croisée assurent une confidentialité nettement supérieure à la coupe fibre en transformant vos documents en confettis. La taille de ces confettis varie en fonction du niveau de sécurité souhaité, plus ils seront petits, plus la sécurité sera élevée. De ce fait, une coupe P-3 produira des confettis plus gros qu’une coupe P-4. Néanmoins, les deux niveaux sont adaptés à la destruction des documents personnels tels qu’un passeport, des infos salariales, des données de vente, ou des informations véritablement stratégiques sur votre entreprise.

• La coupe micro : elle propose un niveau de sécurité optimale de P-5, P-6 et P-7. Les destructeurs à coupe micro vous assurent une confidentialité absolue. En effet, ils vous garantissent un niveau de sécurité idéal pour les documents extrêmement sensibles classés de « très confidentiel » jusqu’à « secret-défense ». De plus, ils permettent de réduire considérablement le volume des déchets puisqu’on le diminue tout de même de 5 à 7 fois.


La loi RGPD relative aux données personnelles

La loi RGPD relative aux données personnelles est entrée en vigueur depuis le 25 mai 2018 et elle a pour but de protéger les données personnelles de chacun. Pour être en parfaite conformité avec cette loi, votre entreprise doit être équipée d’un destructeur de documents d’un niveau de sécurité au moins P-4 en ce qui concerne le papier. Que vous soyez une entreprise, une administration, une collectivité, une association, ou autres, tout le monde est concerné par cette loi.


Choisir selon le volume de document à détruire

Selon le volume de documents que vous avez à détruire, vous ne choisirez pas la même capacité de destruction. Celle-ci correspond au nombre de feuilles qui peuvent être détruites simultanément par le broyeur à papier. C’est un critère très important qu’il ne faut pas prendre à la légère, surtout si vous avez besoin de détruire beaucoup de documents comme des archives, de gros dossiers, etc. Imaginez devoir passer 3 par 3 les feuilles lorsque vous en avez 100 à détruire.

Pour un besoin de destruction dit classique, une capacité de destruction de documents allant de 1 à 91 feuilles A4, 80 g/m⊃2; est tout à fait convenable.

En cas de besoin plus important, vous pouvez vous diriger vers un destructeur de documents à alimentation automatique. Celui-ci permet la destruction d’une très grande quantité de documents. Il propose un réceptacle supplémentaire qui permet d’insérer un volume important de papier. Cela va généralement de 150 à 500 feuilles. La destruction de ces documents se fait automatiquement, vous n’avez pas besoin de l’alimenter vous-même. Sur la plupart de ces broyeurs à papier, le réceptacle peut se verrouiller pour garantir la destruction de vos documents en toute sécurité sans que quelqu’un puisse intercepter les documents. Ils sont conseillés si vous avez besoin de détruire vos documents accumulés tout au long de la journée.

Toute l’importance de la capacité de destruction réside dans votre utilisation globale. En effet, si vous dépassez trop souvent celle-ci, vous pouvez user anormalement les cylindres de coupe et entraîner une panne, qui là encore ne pourra être prise en charge par la garantie de votre appareil. Sachez que cette capacité de destruction est entendue pour des feuilles 80 g/m⊃2;. Il semble évident que si les papiers que vous avez à détruire sont plus épais, vous devrez diminuer cette capacité et inversement.


Vérifiez la capacité du bac

Lorsque vos besoins en destruction sont considérables, vous devez prévoir certes que votre destructeur ait une capacité de destruction importante, mais aussi une grande capacité pour la corbeille de récupération. Une fois détruits, les documents prennent encore une certaine place. À titre d’exemple nous noterons qu’un destructeur coupe fibre de niveau de sécurité P-1 qui possède un bac de 10 litres pourra contenir uniquement 30 feuilles détruites.


Prendre en compte la fréquence d’utilisation

La fréquence d’utilisation du destructeur est aussi un critère de choix essentiel. Elle prend en compte le volume de documents à détruire ainsi que le nombre d’utilisateurs. Il est important de bien la calculer, autant pour s’assurer une meilleure longévité du broyeur que pour éviter de devoir le vider plusieurs fois par jour.

Ainsi, plus l’appareil est utilisé fréquemment et/ou le nombre d’utilisateurs est important, plus vous devez vous orienter vers des appareils disposant d’une grande corbeille. Cependant, faites attention en faisant votre choix. Malgré une corbeille de contenance équivalente, des destructeurs de document de marques différentes peuvent ne pas présenter la même surface d’encombrement. Cela peut devenir gênant, si vous disposez de peu de place pour votre appareil. À titre informatif, voici quelques points de repère en termes de fréquence d’utilisation :

1 à 2 utilisateurs et un faible volume de pages journalier à détruire : vous pouvez vous orienter vers un destructeur individuel occasionnel, avec une corbeille de moins de 30 litres.

1 à 2 utilisateurs et un fort volume de pages journalier à détruire : orientez-vous plutôt vers un destructeur individuel intensif, dont la corbeille est comprise entre 30 et 55 litres.

5 à 10 utilisateurs et un faible volume de pages journalier à détruire : nous vous recommandons de privilégier un destructeur collectif occasionnel. Ceux-ci proposent une corbeille avec une capacité comprise entre 35 et 80 litres.

5 à 10 utilisateurs et un fort volume de pages journalier à détruire ou plus de 10 utilisateurs : optez plutôt pour un destructeur collectif intensif, ils offrent une capacité importante avec une corbeille de plus de 80 litres.



La nuisance sonore de l’appareil

On n’y pense pas forcément, mais la destruction de documents entraîne des nuisances sonores. Il n’est pas rare que les destructeurs de documents les moins chers du marché soient relativement bruyants. Leur niveau sonore peut avoisiner ou dépasser les 70 décibels. Pour une utilisation très occasionnelle, ce critère de choix n’est pas le plus important. Par contre, il le devient vite dès lors que l’appareil est utilisé fréquemment et/ou qu’il se trouve au milieu d’un espace ouvert. Ainsi, par rapport à l’endroit où sera situé votre destructeur, il pourra faire plus ou moins de bruit. Voici un ordre d’idée du niveau sonore des destructeurs de documents :

• De 40 à 55 décibels : plutôt calme, niveau sonore d’un bureau paisible. Vous pouvez placer votre appareil dans un bureau ou dans un open space sans occasionner de gêne.

• De 55 à 70 décibels : bruits courants, niveau sonore d’un marché animé. Jusqu’à 60 dB, vous pouvez le placer dans un couloir. Supérieur à 60 dB, privilégiez une pièce dédiée à cette fonction.

• De 70 à 85 décibels : bruyant, mais supportable, 80 dB correspondant au bruit d’une tondeuse à gazon. Mieux vaut le placer à l’écart, surtout s’il sert régulièrement.

• De 85 à 100 décibels : niveau sonore pénible à entendre.


Prendre en compte le cycle de fonctionnement

Le cycle de fonctionnement de votre destructeur de documents se définit en fonction de sa durée d’utilisation :

Cycle minuté : certains broyeurs de documents fonctionnent sur une certaine durée avec une minuterie de 3 min, 30 min, voire 45 min. Une fois cette limite de temps atteinte, le destructeur de documents a besoin d’un temps de refroidissement. Celui-ci peut prendre jusqu’à 60 min. Si vous avez peu de documents à détruire, le cycle minuté peut vous suffire.

Cycle en continu : le destructeur de papiers détruit vos documents en continu tout au long de la journée. Si vous avez besoin d’une utilisation intensive et/ou de détruire des volumes importants de documents, le cycle continu sera plus adapté.


Les fonctions supplémentaires des destructeurs de papier

Outre les différents critères d’utilisation nommés ci-dessus, rien ne vous empêche de pousser votre réflexion pour le choix de votre destructeur de documents en comparant les différentes fonctions supplémentaires de votre appareil. Voici certaines des fonctionnalités qui pourraient, en raison de leur praticité ou de leur sécurité, influencer votre choix :

• L’arrêt automatique : survient automatiquement lors du passage d’une quantité excessive de papier dans la fente.

• L’entretien automatique : lubrifie automatiquement les cylindres de coupe du destructeur. Cela améliore le découpage du papier et allonge la durée de vie de l’appareil. Autrement, en l’absence d’entretiens automatiques, vous devrez procéder vous-même à la lubrification régulière de votre machine.

• La protection de l’utilisateur : arrête automatique le destructeur de documents dès lors que les capteurs de l’appareil sentent une source de chaleur, par exemple une main qui s’approche de la fente de l’appareil.

• Le bouton de destruction rapide : celui-ci permet d’augmenter la vitesse de destruction de l’appareil.

• Le démarrage automatique : l’appareil détecte la feuille de papier et enclenche automatiquement la destruction de celle-ci.

• La fonction marche arrière : elle facilite le retrait des documents du destructeur en cas de bourrage papier.

• La mise en veille automatique : permet la mise en veille de l’appareil après une période d’inactivité. Cela entraîne des économies d’énergie non négligeables et prolonge la durée de vie de votre destructeur en évitant la surchauffe.


Les marques de destructeurs de documents

     

Contrairement à ce que l’on peut croire, opter pour un destructeur de documents ne se fait pas sans réflexion. Pour trouver le modèle qui correspond à vos besoins et à votre budget, il faut se poser les bonnes questions. Après cela, il ne vous reste plus qu’à faire votre choix parmi les nombreux modèles disponibles.



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