Mise en place de la dématérialisation : process et ROI

Pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la rentabilité, la dématérialisation des processus administratifs est incontournable en entreprise. Grâce à la numérisation, l'indexation, le stockage et la gestion électronique des courriers, la transformation digitale agit comme un puissant levier d'amélioration de la productivité. 

En remplaçant les méthodes manuelles par des processus automatisés, les entreprises réalisent des tâches plus rapidement et avec moins d'erreurs. La dématérialisation offre également des avantages majeurs en termes de réduction de coûts et de sécurisation des données. Nous vous exposons en détail les différents processus de la dématérialisation et leur impact en termes de retour sur investissement.

Numérisation, premier degré de la dématérialisation 

La dématérialisation débute par la conversion des documents physiques en formats numériques tels que PDF ou TIFF, une étape essentielle pour créer une version électronique fidèle et fiable de chaque document. Mais attention, pour qu’une version numérisée d’un document soit reconnue comme une copie officielle de ce dernier, le processus doit respecter des normes spécifiques de "copie fiable". Les documents électroniques préexistants, comme les e-mails et les fichiers bureautiques, sont déjà adaptés à ce nouvel écosystème numérique.

Indexation des documents

Une fois numérisés, les documents sont associés à des métadonnées pour simplifier leur recherche ultérieure. Ces dernières incluent le nom du document, la date de création, l'auteur, etc. L’indexation classe efficacement les documents dans des catégories logiques et intuitives, rendant leur accès plus rapide et organisé.

Stockage 

Les documents numérisés sont ensuite organisés et stockés dans un système de gestion électronique des documents (GED). Cette technologie avancée permet de regrouper les fichiers dans des dossiers virtuels et d’assurer un accès rapide et sécurisé, essentiel pour le fonctionnement fluide des opérations quotidiennes de l'entreprise.

Recherche et récupération 

La dématérialisation facilite la recherche rapide de documents, en utilisant les métadonnées attachées ou le contenu même des documents. Cette fonctionnalité élimine le besoin fastidieux et chronophage de fouiller dans des classeurs physiques, rendant ainsi la récupération de l'information instantanée et efficace.

Workflow automatisé 

L'intégration des documents numérisés dans des workflows automatisés constitue un élément clé de la dématérialisation. Cela permet, par exemple, de déclencher des processus d'approbation et de paiement automatiques pour les factures entrantes, optimisant ainsi les procédures administratives et réduisant les délais de traitement.

Sécurité et contrôle d’accès 

Les systèmes de dématérialisation comprennent des fonctionnalités de sécurité avancées comme le chiffrement et les autorisations d'accès personnalisées. Ces mesures garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents pertinents, offrant ainsi une étape supplémentaire de protection et de conformité, particulièrement importante lors des audits.

Archivage et conservation 

La dématérialisation permet de conserver électroniquement les documents dans le respect des obligations légales et réglementaires. Par exemple, la législation exige de conserver les factures pendant 10 ans plus l'année en cours. Cette approche numérique facilite le respect de ces exigences tout en optimisant l'espace de stockage et en préservant l'intégrité des documents sur de longues périodes.

Mettre en place un projet de dématérialisation : retour sur investissement  (ROI)

Traçabilité accrue

Les systèmes numériques de dématérialisation facilitent grandement le suivi des documents, offrant la possibilité de retracer avec précision chaque modification, accès et transfert.

Réduction des coûts de traitement grâce à l’automatisation

L’automatisation réduit le besoin de main d'œuvre manuelle pour des tâches répétitives comme le classement, la saisie de données et le traitement des documents. Elle génère des économies significatives sur les espaces de stockage physiques et les fournitures de bureau, et prévient la perte ou la détérioration des documents physiques.

Protection optimale des documents

La dématérialisation renforce la sécurité des données grâce au chiffrement et aux contrôles d'accès. La conservation numérique assure également une préservation durable et fiable des documents.

Gain de temps

L'accès et la recherche instantanée des documents numérisés génèrent un gain de temps considérable. L’efficacité des processus est optimisée grâce à des workflows numériques réduisant les délais de traitement et de validation. La facilité de partage et de collaboration sur des documents numériques améliore également la réactivité et la productivité.

Réduction des erreurs

L'automatisation des processus de saisie et de traitement des données réduit significativement les erreurs humaines. La standardisation des processus via les systèmes numériques assure une plus grande cohérence et une meilleure précision. De plus, les systèmes de vérification et de validation intégrés contribuent à maintenir l'exactitude des informations.

Exemple : dématérialisation du service courrier

Défi opérationnel : “pain points” métier

L’externalisation du service courrier cible principalement les responsables des opérations ou les responsables du service courrier. Ils sont souvent confrontés à la gestion manuelle des courriers entrants et sortants, une tâche pouvant s'avérer chronophage et sujette à des risques d’erreurs.

Avantages de l'automatisation

L'automatisation du tri, de l'indexation et de la distribution des courriers diminue les coûts de traitement et améliore l'efficacité des processus liés au courrier. En intégrant des solutions comme celles proposées par Maileva, une plateforme en ligne proposée par Docaposte, filiale du groupe La Poste, le processus d'envoi de courriers et de recommandés est simplifié, accéléré et sécurisé. En automatisant ces tâches répétitives, les entreprises se concentrent sur des activités plus stratégiques. 

Illustration d'une dématérialisation du service courrier

L'intégration d'une plateforme électronique pour la gestion des courriers transforme la communication en entreprise. Cette innovation permet aux employés d'accéder facilement aux courriers numérisés, de les classer et de les distribuer efficacement. Par ailleurs, la possibilité d'envoyer des courriers et des lettres recommandées sous format électronique, sans nécessiter de déplacements physiques, en seulement quelques clics, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, améliore considérablement l'efficacité des processus de travail et la productivité globale.

Exemple : automatisation des processus de facturation 

Problématique métier

Les responsables des services comptabilité et financiers, confrontés au traitement manuel des factures, aux risques d'erreurs et de retards de paiement, trouvent une solution efficace dans l'automatisation des processus de facturation.

Avantages de la dématérialisation des process de facturation

La dématérialisation des factures optimise les délais de traitement et renforce le contrôle sur les flux de trésorerie. Elle tout en garantit la conformité réglementaire grâce à une traçabilité améliorée des transactions financières.

Illustration d’un système de dématérialisation de factures en entreprise

Dans une entreprise disposant d’un système de dématérialisation des factures, ces dernières, qu'elles soient reçues sous format papier ou électronique, sont numérisées et intégrées dans un workflow automatisé. Ce process assure un traitement rapide des factures et réduit les erreurs humaines tout en accélérant le cycle de paiement.

Exemple : gestion électronique des contrats   

Enjeux métier 

La gestion électronique des contrats est essentielle pour les responsables juridiques, les responsables d'achats et les responsables des ressources humaines devant accéder rapidement à des contrats et s'assurer de leur conformité avec les réglementations en vigueur. 

Bénéfices de la numérisation des contrats

La numérisation des contrats facilite leur gestion, notamment en réduisant le temps de recherche, et garantit le respect des échéances légales évitant ainsi les risques juridiques.

Implémentation d’un système de gestion électronique des contrats

Dans un système de gestion électronique des contrats, les documents sont numérisés, indexés et stockés dans une base de données sécurisée. Cette centralisation assure la sécurité et l'intégrité des documents. Des alertes peuvent également être configurées pour notifier aux utilisateurs des échéances importantes et garantir le respect des obligations contractuelles de manière proactive.

La dématérialisation du courrier va bien au-delà d'une simple transition vers le numérique, elle constitue un levier clé de transformation des pratiques administratives et de modernisation des processus métiers. 

Les bénéfices de sa mise en place en termes de ROI, de traçabilité, d'efficacité opérationnelle, de sécurité des données et de réduction des coûts, transforment cette initiative en un investissement stratégique essentiel pour les entreprises désireuses de conserver leur compétitivité sur un marché en perpétuelle évolution.