Facture électronique : les transactions B2B se dématérialisent

L'ère de la facture papier touche à sa fin en France. Avec l'avancée des réglementations, les quelque 4 millions d'entreprises assujetties à la TVA sont désormais tenues de basculer vers un système entièrement numérique pour la gestion de leurs transactions B2B domestiques. Ce virage vers la facturation électronique n’est pas seulement une contrainte réglementaire, c'est également une opportunité significative d'améliorer les processus internes, de renforcer la conformité fiscale et de participer à la modernisation de l'économie.

Cet article vous guide à travers les nuances de cette transition, en explorant les tenants et aboutissants de la facturation électronique, son impact sur les entreprises et l'administration fiscale, ainsi que les avantages tangibles qu'elle présente pour l'ensemble de l'écosystème économique. Plongez dans le monde de la facturation dématérialisée et découvrez comment elle redéfinit les échanges commerciaux en France.
 

Facturation électronique : qu'est-ce que c'est ?  

Selon l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, une facture électronique (également appelée e-invoicing) est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée.  

Elle contient des données structurées qui sont traitées numériquement, facilitant son exploitation par l’administration fiscale. 

Facture électronique en B2B : quels changements pour les entreprises ?  

Que prévoit la loi concernant la facture dématérialisée ? 

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facturation électronique pour les opérations d’achats et ventes de biens et services en France, entre les entreprises assujetties à la TVA.  

Cette obligation de dématérialisation complétée par l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022, concerne aussi bien la réception, que l’émission et la transmission des factures.  

Les transactions avec un particulier, ou avec un client ou fournisseur non assujetti à la TVA et/ou basé à l’étranger, ne sont pas concernées par cette mesure. Pour ces opérations, la réforme contraint cependant les entreprises à transmettre certaines informations à l’administration fiscale sous la forme d’un e-reporting (montant de l’opération ou de la TVA facturée).  

Comment émettre et recevoir une facture électronique ? 

Une plateforme de dématérialisation partenaire pour la gestion et régulation des factures électroniques

• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), agréée par l'administration fiscale pour une durée de trois ans renouvelable sert d'intermédiaire obligatoire pour l’émission, la transmission, et la réception des factures électroniques, en centralisant toutes les informations nécessaires (Siret, TVA, HT) pour les pouvoirs publics. 
• Les PDP sont également responsables de convertir les factures dans des formats compatibles avec le système du client et peuvent gérer les déclarations de e-reporting pour leurs clients.

Un opérateur de dématérialisation pour faciliter la connexion et la conversion

• Les opérateurs de dématérialisation (OD), bien qu'étant des plateformes privées non certifiées, jouent un rôle de support en aidant les entreprises à se connecter aux PDP. Ils offrent des services de conversion et d’automatisation pour faciliter la transition vers le système de facturation électronique. 
• Les OD aident les entreprises à créer, transmettre, suivre, et gérer leurs factures électroniques, en se chargeant de l’intégration dans les systèmes de gestion internes et en assurant la conformité des données transformées. Bien que les PDP gèrent les obligations réglementaires, les OD proposent des prestations complémentaires pour simplifier le processus de traitement des factures électroniques.

Quels sont les différents formats de facture électronique ?

La norme EN 16931 précise les trois formats standards acceptés pour des questions d’opérabilité :
UBL (Universal Business Language) : s’adapte aux spécificités locales tout en maintenant une base commune internationale.
CII (Cross Industry Invoice) : répond à des normes de standardisation quant aux informations de facturation facilitant les échanges intersectoriels.
Factur-X : intègre un PDF lisible par l’utilisateur avec des données XML structurées pour l’automatisation.
 

Quelles sanctions sont prévues en cas de non-respect de ces obligations ? 

Toute entreprise ne respectant pas ces nouvelles obligations sera contrainte de verser une amende de 15 euros par facture, dans la limite de 15 000 euros par année civile.  

En cas de non-respect de l’obligation de e-reporting, l’amende s’élèvera à 250 euros, dans la limite de 15 000 euros par année civile. 

Comment la facture électronique impacte les entreprises ?  

E-Invoicing B2B 

Les échanges de factures doivent désormais passer par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) respectant des normes de sécurité et de conformité élevées. Les entreprises doivent suivre un processus rigoureux d’immatriculation et d'audit de conformité pour utiliser ces plateformes.

Les factures émises doivent respecter des formats définis et normés comme UBL, CII, et Factur-X. De nouvelles mentions légales et des contrôles réglementaires renforcés sont exigés pour assurer une traçabilité et une intégrité maximales des transactions.

La gestion du cycle de vie des factures est devenue plus complexe avec l'introduction de plusieurs statuts obligatoires pour chaque facture, de l'émission à l'archivage, en passant par la validation et le paiement.

Les entreprises sont tenues de transmettre les données de toutes les transactions de facturation et d’encaissement vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), permettant ainsi une meilleure surveillance et collecte des impôts.

E-Reporting B2B international et B2C

Les opérations internationales et les transactions avec les consommateurs nécessitent également une gestion via des plateformes agréées, qui permettent la collecte, les contrôles et la transmission régulière des déclarations des assujettis à la TVA.

Les formats des déclarations ont été standardisés pour assurer une uniformité. Les nouvelles régulations imposent des contrôles réglementaires plus stricts pour renforcer la conformité fiscale.

La fréquence de transmission des données vers la DGFiP a été augmentée, demandant aux entreprises de fournir des mises à jour régulières concernant leurs transactions et paiements.

Sécurité, Traçabilité et Archivage

La sécurité des échanges est primordiale, avec des exigences strictes concernant l'intégrité des données échangées et l'identification authentique des parties via eIDAS. 

La traçabilité de chaque action sur les documents est assurée par une piste d'audit régulière, garantissant que chaque étape du processus de facturation est documentée et vérifiable. 

Enfin, l'archivage des factures doit répondre à des normes de sécurité élevées pour garantir que les documents soient conservés de manière sûre et accessible pour une durée définie par la loi.

Engagement Organisationnel

Le respect de ces nouvelles obligations nécessite un engagement fort de la direction et l'implication active des différentes parties prenantes, qu'elles soient issues des départements métier ou de l'informatique. 

Cette transformation représente non seulement un défi en termes de mise en conformité mais également une opportunité pour moderniser les systèmes d’information des entreprises et adopter des pratiques commerciales plus efficaces et transparentes.
 

Quels sont les avantages de cette réforme ? 

Pour l’État : lutte contre la fraude et optimisation des politiques publiques 

Selon une étude de la DGFiP, le montant total de la TVA versé à l’État par les entreprises soumises à une déclaration annuelle atteignait 184 milliards d’euros en 2022. Pour l’administration fiscale, dématérialiser l’émission, l’envoi et la réception des factures permet de simplifier la collecte de cette taxe.  

La facturation électronique constitue également un levier efficace de lutte contre la fraude à la TVA qui représenterait un manque à gagner de 20 à 25 milliards d’euros annuels pour l’État (INSEE). Lutter efficacement contre la fraude aurait également des effets positifs sur le plan économique, en créant les conditions d’une concurrence plus loyale entre les entreprises.    

Autre avantage pour l’État : les données bientôt accessibles grâce à la dématérialisation des factures offriront une connaissance de l’état de l’activité entre les entreprises en temps réel. Ces informations permettront d’affiner les prévisions économiques, mais aussi d’identifier d’éventuels secteurs en difficulté afin de réorienter les aides publiques. 

Facture électronique : de nombreux bénéfices pour les entreprises

La dématérialisation des factures via l’automatisation du processus de facturation contribue à accélérer la transition numérique des entreprises. Elle présente une série d’avantages, notamment pour les PME, en permettant : 

• Une réduction des délais de paiement et une transmission plus fiable des informations ; 
• Une diminution des risques d’erreurs et d’omissions ; 
• Une meilleure traçabilité et une plus grande transparence des transactions commerciales, facilitant la gestion de la comptabilité et le suivi des paiements ; 
• Une baisse des coûts associés au traitement des factures ; 
• Une conformité accrue aux exigences réglementaires, fiscales et juridiques relatives à la facturation. 
• Un niveau de sécurité renforcé, grâce à l'utilisation de technologies avancées de cryptage et de signature électronique qui garantissent l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques

Source :  

1. Rapport DGFIP - Aliantis  

Facture électronique, vers l’entreprise augmentée

L'adoption de la facturation électronique en France représente une avancée significative vers l'optimisation des pratiques commerciales et fiscales. Non seulement cette réforme permet d'augmenter l'efficacité administrative en simplifiant la collecte de la TVA, mais elle contribue également de manière substantielle à la lutte contre la fraude fiscale, potentiellement récupérant des milliards d'euros pour l'État chaque année.

Pour les entreprises, ce passage à la facturation électronique se traduit par une nécessité d'adaptation et de mise à niveau des systèmes existants. Les défis ne sont pas négligeables et comprennent la conformité aux nouveaux formats de facture, l'adoption de plateformes de dématérialisation certifiées et la gestion sécurisée des données. Cependant, les bénéfices sur le long terme, notamment en termes de réduction des délais de paiement, d'amélioration de la précision des transactions et de réduction des coûts de gestion, sont des incitatifs puissants pour embrasser cette transformation numérique.

L’'engagement envers cette transformation numérique nécessite une collaboration étroite entre les départements IT, les équipes métier, et la direction, soulignant l'importance d'une approche unifiée pour surmonter les défis et maximiser les bénéfices de cette réforme. En finalité, plus qu'une obligation légale la facture électronique représente pour les entreprises une opportunité pour réinventer leurs processus commerciaux, améliorer leur transparence et renforcer leur compétitivité sur les marchés.

Ainsi, tout en naviguant à travers ces changements, les entreprises françaises sont appelées à se positionner à l'avant-garde de l'innovation et de la conformité pour respecter des nouvelles réglementations et adopter de meilleures pratiques qui définiront l'avenir du commerce B2B en France et au-delà.