Le Groupe

Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, toutes les entreprises devront se mettre en conformité avec l’obligation de dématérialisation des factures. Le remplacement des échanges de factures papier par un traitement automatisé de documents numériques est un projet dont l’ampleur peut impressionner. Pourtant, cela n’a rien de complexe, à condition de procéder par étapes...

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#1 Auditer votre système de facturation

Analysez votre processus de facturation sous toutes les coutures !

Logiciel

Quel logiciel comptable utilisez-vous ?

Acteurs

Qui sont les acteurs dans le processus de facturation ?

Volume

Quels sont les volumes de factures traités chaque mois ?

SRM

Utilisez-vous un référentiel fournisseur et comment est-il géré ?

Délais

Quels sont les délais de paiement moyen constatés ?

Formats

Quel est le format de vos factures (format papier, PDF, EDI…) ?

Attention à bien distinguer les factures entrantes (achats) et les factures sortantes (ventes) dans votre audit.

L’objectif de la démarche est double :

  • identifier les atouts et les faiblesses du processus existant afin de détecter des leviers de performance à activer ;
  • anticiper les changements induits par la dématérialisation des factures clients : délais de paiement, étapes de validation…

La durée et les moyens nécessaires pour auditer votre système de facturation dépendent de la taille de votre entreprise, mais aussi de la documentation existante. Vous pouvez, au besoin, faire appel à un prestataire externe pour réaliser l’audit.

Ne négligez pas l’audit de l’existant ! Il conditionne la réussite du projet en vous permettant d’identifier les besoins auxquels vous devez répondre.

#2 Rédiger un cahier des charges

Le cahier des charges permet de définir les besoins matériels et humains à affecter au projet. Il doit mentionner les points déterminants du projet :

  • volume total de factures concernées, en distinguant les factures émises et reçues, avec une ventilation par clients et fournisseurs ;
  • processus de validation des factures envisagé (workflow) ;
  • mode d’archivage des factures papier et classement à prévoir ;
  • outil comptable utilisé par l’entreprise (logiciel de comptabilité, ERP…) ;
  • relations établies entre le service comptable et les différents utilisateurs du système pour les relances, la résolution des litiges…
  • etc.

#3 Choisir la bonne solution

De nombreux prestataires proposent aujourd’hui des solutions de dématérialisation des factures. Attention à ne pas choisir un outil surdimensionné : privilégiez la mise en place d’une solution qui correspond réellement à vos besoins... et à votre budget !

Plusieurs critères doivent guider votre choix, comme :

  • la conformité réglementaire de la solution (piste d’audit fiable, compatibilité avec Chorus Pro…) ;
  • la sécurité des données enregistrées (hébergement sur des serveurs situés en France, etc.) ;
  • l’accompagnement dans la prise en main de la solution pour garantir une meilleure appropriation par les personnes concernées…

Les critères de choix d’une solution de facturation électronique
Découvrez notre checklist des 6 principaux critères à prendre en compte pour faire le bon choix et garantir le succès de votre projet.

Télécharger la checklist

#4 Tester l’intégration de la solution de dématérialisation des factures

Il est essentiel de prévoir une phase de test pour faire des ajustements avant le lancement définitif de la solution afin d’anticiper ou d’éviter de futurs problèmes. Vous pourrez alors vérifier que tout fonctionne correctement, nettoyer, dédoublonner et mettre à jour les fichiers clients si besoin et corriger d’éventuels bugs.

Cette étape nécessite une collaboration étroite avec le fournisseur de la solution, et votre DSI, le cas échéant.

#5 Accompagner le changement en interne

Les équipes peuvent parfois être réticentes au changement ! Pour les convaincre et les accompagner, faites preuve de pédagogie, en arguant par exemple que le digital sert à aider les collaborateurs, non à les remplacer.

Vous pouvez ainsi mettre en avant les impacts positifs à prévoir sur leur métier : notamment l’abandon des tâches chronophages liées au traitement des factures (impression, mise sous pli), et un recentrage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée – comme l’analyse financière pour le service comptabilité.

Pour être convaincues, vos équipes doivent être actrices de la démarche. Il s’agit ici d’identifier les collaborateurs concernés par le projet, puis d’en faire des ambassadeurs au sein de leurs services. Idéalement, cette étape doit être initiée le plus en amont possible.

Commencez par mener avec ces personnes relais un atelier de définition des besoins. Impliquez-les ensuite dans les différentes phases de développement du nouveau système, en particulier durant les tests.

Il est prudent de prévoir un plan d’accompagnement pour adapter l’organisation du projet et former les utilisateurs au nouvel outil.

# 6 Communiquer pour obtenir l’adhésion de vos clients

L’adhésion au projet de vos clients et fournisseurs est indispensable à sa réussite ! Certains partenaires peuvent toutefois être réfractaires à cette évolution. En communiquant en amont sur les changements d’organisation à venir, vous les amènerez progressivement à accepter la dématérialisation des factures.

Si besoin, rappelez l’échéance du 1er juillet 2024 qui marque l’obligation pour toutes entreprises d’accepter les factures électroniques. Et pointez du doigt les bénéfices qu’ils pourront en tirer de leur côté : fluidification des process, réduction des délais de transmission…

En suivant ces différentes étapes, votre projet de dématérialisation des factures sera déjà sur la bonne voie. Mais ce n’est que le début ! Vous devrez ensuite continuer à suivre le projet : en interne pour obtenir des retours sur l’utilisation de la solution, tout comme en externe pour suivre l’adoption de la solution par vos clients et partenaires ou l’évolution de la réglementation…

Les équipes de La Poste Solutions Business vous accompagnent dans la transformation numérique de votre entreprise et vous conseillent pour mettre en place rapidement des solutions de dématérialisation sûres et conformes à la réglementation.

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