Facturation électronique obligatoire : les 10 points essentiels pour maîtriser la réforme

Prochainement obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, la réforme de la facture électronique vise non seulement à simplifier les échanges entre partenaires commerciaux mais aussi à moderniser la gestion financière des entreprises françaises. Elle s’inscrit plus largement dans une dynamique de dématérialisation des entreprises.

Obligations, échéances, acteurs, bénéfices : découvrez comment anticiper cette transition et la transformer en opportunité stratégique.

1. Le contexte réglementaire : pourquoi cette réforme ?

La facturation électronique obligatoire s’inscrit dans une vaste réforme portée par l’État, visant à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. Chaque année, celle-ci serait, d’après les estimations, à l’origine d’un manque à gagner pour les pouvoirs publics d’environ 20 à 25 milliards d’euros.  
 

Au-delà du volet fiscal, la réforme vise également une simplification et une modernisation des échanges commerciaux, grâce à une centralisation des données de facturation, une amélioration des prévisions économiques et, à terme, un pré-remplissage des déclarations de TVA.

L’obligation de facturation électronique découle de la loi de finances 2020 (article 26) et de la loi de finances rectificative pour 2022 (article 153). Elle concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quel que soit leur secteur d’activité, y compris les auto-entrepreneurs, dès lors qu’ils dépassent les seuils d’exonération.

Le dispositif sera déployé progressivement selon ce calendrier : 

• Le 1er septembre 2026 : obligation de réception pour tous, et d’émission pour les grandes entreprises et ETI ;
• Le 1er septembre 2027 : obligation d’émission étendue aux PME, TPE et micro-entreprises concernées.

2. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
 

Selon la définition de l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021, une facture, au sens de la réforme, est un document émis, transmis et reçu dans un format structuré, intégrant des données lisibles par les systèmes d’information. 

Ainsi, pour être conforme à la facturation électronique obligatoire, la facture doit suivre un format reconnu par l’administration. Trois standards sont autorisés :

• UBL (Universal Business Language),
• CII (Cross Industry Invoice),
• Factur-X, qui associe un PDF lisible à des donnéee reps structurées au format XML.

Ces formats garantissent la traçabilité des échanges, la conformité fiscale et l’automatisation des traitements. Ils constituent en effet une base technique essentielle pour la transmission des données de transaction, notamment dans le cadre du pré-remplissage des déclarations de TVA et du suivi en temps réel.

3. Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou Opérateur de Dématérialisation (OD) : les partenaires pour transmettre vos factures électroniques

La réforme de la facturation électronique obligatoire impose le recours à des intermédiaires habilités pour sécuriser les échanges. Deux types d’acteurs jouent un rôle clé dans ce nouveau schéma : 

• les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), immatriculées par l’administration fiscale et assurant la transmission des factures et des données de transaction vers l’administration via un concentrateur central.
• les opérateurs de dématérialisation (OD), non certifiés mais faisant le dialogue entre vos outils de gestion existants et les PDP. Ils facilitent ainsi la création des factures aux formats requis (UBL, CII, Factur-X) et assurent leur transmission à une PDP.

Ainsi, une PME souhaitant un accompagnement global et conforme aura tout intérêt à s’adresser à une PDP, tandis que celles souhaitant bénéficier de services techniques complémentaires aux PDP auront plutôt intérêt à se tourner vers un OD. Le choix final dépendra ainsi des priorités de l'entreprise entre simplicité, coût, accompagnement et interopérabilité.

4. L’e-Reporting : l’autre grande nouveauté de la réforme de la facturation électronique
 

Parallèlement à l’émission et à la réception des factures B2B domestiques, c’est-à-dire les factures émises entre entreprises situées en France, la réforme introduit une nouvelle obligation : l’e-reporting, imposant la transmission de données de transaction à l’administration fiscale, même lorsqu’aucune facture électronique n’est requise.

Les données suivantes sont concernées par ce dispositif :

• les opérations B2C, notamment les ventes aux particuliers au-delà d’un certain seuil,
• les transactions internationales B2B (exportations, livraisons intracommunautaires…),
• certains encaissements de prestations de services.

À l’image de la facture électronique, les données concernées doivent être transmises dans un format structuré, par le biais d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Ces flux seront centralisés par l’administration afin de renforcer la transparence, de faciliter les déclarations de TVA et d’obtenir une vision d’ensemble quasi temps réel de l’activité économique.

5. Quels impacts pour les directions financières ?

La facturation électronique obligatoire transforme en profondeur les pratiques des directions financières, en automatisant une grande partie des tâches liées au traitement des factures.

Ainsi, l’intégration directe des données de transaction dans les outils comptables réduit les besoins de saisie manuelle et limite donc les risques d’erreurs. De plus, grâce à une visibilité renforcée sur les délais de paiement, l’automatisation de la facturation permet un meilleur suivi de la trésorerie. Enfin, les déclarations de TVA pré-remplies à terme faciliteront les formalités fiscales des entreprises, assurant à la fois gain de temps et réduction du risque de non-conformité.

Pour profiter pleinement de ces bénéfices, les entreprises auront tout intérêt à revoir leurs processus, de la validation des factures à la gestion des statuts (dépôt, rejet, encaissement), en passant par la résolution des litiges éventuels. Il est donc essentiel de former les équipes et d’aligner les outils internes avec les nouveaux standards.

6. Vers une transformation des relations client-fournisseur

Le cadre de la facturation électronique obligatoire favorise une standardisation des formats et des pratiques. Ces deux éléments sont indispensables pour fluidifier les échanges entre partenaires commerciaux, renforcer leur fiabilité et leur traçabilité. Le bénéfice final étant de réduire ainsi les sources d’erreurs de facturation ou de litiges entre partenaires.

Grâce à la réforme, les entreprises transmettront les factures dans des formats conformes et dans les délais : ceci accélèrera les paiements et évitera les blocages. De leur côté, les clients disposeront d’une vision claire et structurée des factures reçues, ce qui simplifiera leur traitement. Ces éléments sont propices, à terme, au renforcement de la qualité de relation entre client et fournisseur !

Pour réussir cette transformation, il est conseillé d’anticiper, notamment de communiquer en amont sur les formats acceptés, de s’entendre sur les délais de transmission et utiliser des outils partagés (PDP ou OD) pour assurer une interopérabilité parfaite.

7. Une opportunité pour digitaliser votre comptabilité
 

Au-delà de la mise en conformité, l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire constitue une véritable opportunité de transformation pour les entreprises et doit se comprendre comme un levier de performance, capable de renforcer la productivité, la conformité et la compétitivité.

En ouvrant la voie à une digitalisation complète de la comptabilité, la transition vers le format électronique permet de :

• réduire les coûts liés à l’archivage des factures papier,
• fiabiliser les données, grâce à des échanges structurés et standardisés,
• limiter les erreurs humaines, notamment lors de la saisie,
• centraliser les flux dans des outils uniques, facilitant la gestion des factures entrantes et sortantes,
• repenser l’ensemble des flux financiers, depuis l’émission jusqu’à l’encaissement, en passant par la validation et le rapprochement.

8. Bien choisir sa plateforme 
 

Pour réussir la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire, le choix du prestataire technique est stratégique, qu’il s’agisse d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou d’un opérateur de dématérialisation (OD).

La réponse à ces questions peut guider le choix de l’entreprise vers la solution la plus pertinente : 

• Quels sont les flux de factures déjà existants dans l’entreprise ?
• Quels seront les nouveaux flux de facturation à prévoir ?
• Quels sont les différents cas de facturation dans l’entreprise ?
• Quels processus métiers seront impactés par la mise en place de la facture électronique ?
• Les référentiels ont-ils été consultés et mis à jour ?
• Quels seront les impacts de la nouvelle réglementation sur les processus ?
• Quels sont les besoins techniques et organisationnels de l’entreprise concernant la facture électronique ?
• Quelle feuille de route adopter pour ce projet ?

Une évaluation rigoureuse en amont permet d’éviter les blocages et garantit une transition fluide vers le format électronique.

9. 3 pièges à éviter 

La facturation électronique obligatoire offre de nombreux avantages, mais nécessite une attention particulière sur certains enjeux. Premièrement, les factures non conformes peuvent entraîner des pénalités de 15€ par facture. Il est donc nécessaire de s’assurer que la PDP ou l’OD choisis respectent les formats structurés comme UBL, CII ou Factur-X.

Deuxièmement, les erreurs techniques peuvent causer des retards de paiement. Il est important de tester régulièrement les systèmes de transmission et de surveiller les flux de factures pour éviter ces contretemps.

Enfin, investir dans des programmes de formation complets pour les équipes comptables est indispensable pour la réussite de la transition. Une formation insuffisante peut entraîner des blocages opérationnels.

10. Les bénéfices cachés de la réforme

La valorisation des données de transaction
 

Parce qu’elle permet une meilleure visibilité sur les flux financiers, la facturation électronique est un levier puissant pour piloter l’activité d’une entreprise et faciliter la prise de décision. En centralisant et en analysant ces informations de transaction structurées, les entreprises peuvent en effet optimiser leur gestion financière et commerciale.

Une image moderne et de conformité

Adopter la facturation électronique démontre une volonté de modernisation et de conformité aux nouvelles réglementations, ce qui renforce l’image de fiabilité des entreprises auprès de leurs partenaires. Cela renforce également la relation de confiance entre clients et fournisseurs.

Des outils de reporting plus performants

Les données structurées et automatisées offrent une vision plus précise et en temps réel de l’activité financière de l’entreprise. Cela facilite la génération de rapports détaillés et personnalisés, essentiels pour le pilotage stratégique.

Un tremplin pour des projets de digitalisation plus larges

Enfin, la mise en place de la facturation électronique peut servir de base à des projets de transformation digitale plus ambitieux, tels que l’automatisation des processus métiers ou l’optimisation de la gestion des données.

Objet de conformité réglementaire, la mise en place de la facturation électronique obligatoire offre par ailleurs une opportunité stratégique majeure pour moderniser les processus financiers de l'entreprise, optimiser la gestion des données, améliorer leur efficacité opérationnelle et leur compétitivité.

Parce que la transition vers la facturation électronique est un investissement pour l'avenir, les experts de La Poste Solution Business vous accompagnent à chaque étape de sa mise en place.