Le Groupe

L’évolution des modes de vie, la prise en compte croissante de la qualité de vie au travail mais aussi les contraintes liées au contexte sanitaire ou social ont généré une demande croissante et irréversible de travail à distance de la part des salariés.

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# 1 À l’échelle individuelle 

Selon les chiffres de la Direction des études et des statistiques du ministère du Travail (Dares), 1,8 millions de salariés étaient en situation de télétravail en octobre 2020. Déjà, en mai 2020, 84 % des télétravailleurs souhaitaient que le travail à distance soit accepté comme un nouveau mode de fonctionnement. 

Dans ce contexte, la dématérialisation facilite le recours au travail en mode nomade. L’employeur doit en effet permettre à ses salariés (principalement pour les fonctions supports) de bénéficier d’outils adaptés pour continuer leur activité en dehors de l’enceinte de l’entreprise : accéder à ses dossiers, lire et envoyer ses emails, envoyer des courriers, gérer ses outils métiers… Dans cette optique, la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents (GED) est essentielle.

#2 À l’échelle de l’organisation 

La dématérialisation se révèle également essentielle pour développer le travail collaboratif à distance. La gestion électronique des documents (GED) répond là encore à cet impératif, par exemple en permettant : 

  • d’optimiser les flux d’échanges de documents dans l’entreprise ;
  • de sécuriser le patrimoine documentaire, tout en le rendant accessible à distance ; 
  • de favoriser la continuité des services en permettant des échanges fluides entre collaborateurs à distance ; 
  • de faciliter les circuits de validation (en transverse entre les différents services et verticalement jusqu’au directeur général) ;


Confiance et sécurité 

La dématérialisation maintient le lien entre les salariés et avec leur entreprise, notamment par le biais de la messagerie instantanée. Les solutions de dématérialisation permettent également à l’entreprise de s’acquitter de ses obligations en tant qu’employeur :  

  • par l’envoi sécurisé de bulletins de paie dématérialisés ; 
  • par l’archivage desdits bulletins sur un espace sécurisé personnel (« coffre-fort numérique ») conforme à la réglementation (Loi El Khomri). 


La dématérialisation au service des échanges interentreprises 

De nombreux événements externes peuvent affecter une entreprise et ralentir son activité (crise sociale, intempéries, crise sanitaire…). Cela représente un danger pour la santé financière de l’entreprise, voire sa pérennité. 

Ce n’est pas une surprise : les processus axés autour des échanges physiques sont alors les plus impactés. 

Les services dématérialisés, quant à eux, n’ont pas été interrompus, comme : 

  • les bons de commande et les facturations déjà dématérialisés avec validation électronique, qui ont permis la poursuite de l’activité commerciale des entreprises, via des processus 100 % digitalisés ; 
  • l’envoi de courriers et recommandés en ligne, qui a permis aux entreprises d’assurer ces envois depuis le bureau ou le domicile ; 
  • la signature électronique de nombreux documents (devis, bons de commande, contrats commerciaux, documents administratifs, etc.), qui permet d’accélérer les processus de validation en les simplifiant et en les automatisant. 

Pour les fonctions RH, la dématérialisation des échanges a permis de poursuivre l’activité de recrutement via les entretiens par visioconférence ou la signature des contrats de travail à distance.  

Ces solutions sont aujourd’hui essentielles au maintien de l’activité et à la garantie de son fonctionnement optimal, quelles que soient les circonstances.  

La dématérialisation des entreprises : une assurance tous risques 

Les avantages de la dématérialisation étaient déjà bien connus : gain de temps, automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, économies importantes, sécurisation des données, etc. D’ailleurs, les entreprises ne s’y trompent pas : la digitalisation des processus métiers et documentaires est en pleine croissance. 

Le contexte sanitaire et social actuel a aussi montré que la digitalisation des entreprises était une garantie pour assurer la continuité de l’activité, et pas uniquement en permettant le travail à distance. Hier un levier clé de croissance, la dématérialisation est aujourd’hui devenue une nécessité, pour : 

  • permettre la gestion des relations avec les clients et partenaires externes ; 
  • assurer l’activité interne des collaborateurs et garantir de bonnes conditions de travail ;
  • réorganiser les entreprises (gestion RH, télétravail, etc.) ; 
  • assurer la pérennité de l’entreprise demain dans un monde de plus en plus numérique. 

De nombreuses solutions digitales sont déjà à la disposition de votre entreprise… Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix. Besoin de conseils personnalisés ? Les équipes de La Poste Solutions Business sont à votre disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner dans la transformation numérique de votre entreprise. 

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