Facture électronique : des obligations bientôt réglementaires en B2B

En France, 2 milliards de factures numériques et papier sont échangées entre les entreprises chaque année (1). Si la facture électronique est obligatoire pour les transactions entre sociétés publiques et privées, elle va progressivement se généraliser à tous les échanges en B2B. Cette transition s'appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026.

Pour appréhender les enjeux de cette transition, nous vous proposons d'explorer à travers cet article les fonctions essentielles de la facture, les formats et mentions légales requis, ainsi que les implications légales du non-respect de ces normes. 

Facture électronique (e-invoicing) ou papier : qu’est-ce que c'est ?   

Définition d’une facture   

La facture papier ou électronique (également appelée e-invoicing) est un document commercial et comptable émis par un vendeur ou un fournisseur. Elle indique les conditions de vente d'un produit, d'une marchandise ou d'une prestation de service, notamment :   

• sa nature ;  
• sa quantité ;  
• son poids ;  
• sa qualité ;  
• son prix ;
• ses modalités de paiement.

L’article 289 bis du Code général des Impôts précise qu’« une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. »

Émettre une facture (papier ou au format électronique) est obligatoire lorsque la vente ou la prestation de services sont commercialisées à un professionnel.  

La facture doit également être émise dès la livraison, sauf pour les livraisons de biens exonérés de TVA ou les prestations de services dont la TVA doit être versée par le client. Dans ce cas, la facture sera émise au plus tard le 15 du mois suivant.  

À quoi sert une facture numérique ou papier ?  

Une facture permet d’encadrer les transactions entre entreprises, particuliers et collectivités publiques.  

Elle revêt 4 grandes fonctions :   

1. juridique : elle atteste qu’une prestation, un produit ou une marchandise ont bien été vendus et que le vendeur est en droit d'exiger un paiement ;  

    

2. commerciale : elle indique le montant qui doit être payé par l’acheteur, ainsi que le détail des conditions de la vente ou de la prestation de services ;  

    

3. comptable : elle fait office de justificatif et permet aux entreprises et entités publiques de réaliser leur comptabilité annuelle ;  

    

4. fiscale : elle est utilisée comme base pour la collecte et la déduction de la TVA et facilite le contrôle et la levée de l’impôt par l’administration fiscale. 

La facture dématérialisée en chiffres  

Facturation électronique obligatoire ou version papier autorisée : quel format pour quel public ? 

Qu’il s’agisse de transmission de données de facturation ou la réception des factures électroniques, la règlementation va se mettre en place progressivement pour les échanges B2B. Il alors important de connaître les enjeux de la facture électronique et de ses obligations.

Facture électronique : une obligation pour les transactions avec des entités publiques  

Depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont dans l’obligation d’envoyer des factures électroniques lorsqu’elles vendent un produit ou fournissent une prestation ou un service à une entité du service public (hôpital, collectivité territoriale…). Cette obligation est formulée dans l'Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique. 

Le dépôt au format électronique se fait sur le portail public de facturation Chorus Pro qui centralise l'ensemble des demandes de paiement. 

Dématérialisation de facture : une obligation prochaine pour les transactions B2B 

La facture électronique va également devenir une obligation pour les transactions en B2B entre les entreprises assujetties à la TVA en France. Le calendrier d’application de cette nouvelle loi varie en fonction de la taille des entreprises. 

L'exigence pour les sociétés basées en France d'émettre et d'accepter des factures électroniques, initialement fixée au 1er juillet 2024, sera mise en œuvre progressivement à partir du 1er septembre 2026.

Les étapes successives de la dématérialisation de factures sont à suivre pour une mise en place progressive et sans douleur.

Qu’en est-il de la facture papier ou envoyée par e-mail ? 

L’émission et l'envoi de factures papier par voie postale ou au format PDF par e-mail restera possible pour les échanges avec des particuliers ou avec des clients ou fournisseurs non assujettis à la TVA et/ou basés à l’étranger.  

Pour ces transactions, les entreprises devront toutefois transmettre une série d’informations (montant de l’opération ou de la TVA facturée, numéro SIREN, catégorie de transaction…) à l’administration fiscale via l’envoi d’un e-reporting. 

Facture électronique et papier : quelles sont les mentions obligatoires ? 

Quels sont les mentions obligatoires sur une facture ? 

Si le client est un professionnel ou un particulier, les mentions obligatoires sur l'e-facture ou son équivalent papier sont les suivantes :  

• date d’émission de la facture ; 
• numérotation ; 
• date de la vente ou de la prestation ; 
• identité de l’acheteur, du vendeur ou du prestataire ; 
• numéro de bon de commande ; 
• numéro de TVA du vendeur et du client (si redevable de la TVA auprès de l'administration fiscale) ; 
• désignation du produit ou de la prestation ; 
• détail de chaque prestation ou marchandise ;  
• informations relatives au prix (prix catalogue, majoration ou réduction éventuelle…) ; 
• somme totale à payer hors taxe (HT) ou toutes taxes comprises (TTC). 

Les choses diffèrent en cas de retard de paiement : 

• si le client est un particulier : la facture doit mentionner une garantie légale de conformité dont la durée minimale est de 2 ans ; 
• si le client est un professionnel : la facture devra indiquer la date ou le délai de règlement, ainsi que le taux de pénalité en cas de retard de paiement (assorti d’une mention à l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement). 

Quels sont les risques encourus en cas de non-respect de ces obligations ? 

Que le client soit une entreprise ou un particulier, les entreprises ne respectant pas ces obligations s’exposent à :  

• une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte et par facture, dans la limite d’1/4 du montant de la transaction. 
• une amende de 75 000 euros pour une personne physique ou de 375 000 euros pour une personne morale. Ce montant peut être multiplié par deux en cas de défaut de facturation ou d’émission d’une facture fictive ou de complaisance. 

En cas de non-respect de l'obligation de facturation électronique entre professionnels, le client s’expose également au paiement de cette amende.  

Enjeux et Opportunités de la facture électronique pour les Entreprises Françaises

Le passage à la facturation électronique en France est un mouvement progressif mais inéluctable, répondant à des impératifs d'efficacité administrative, de réduction des coûts et d'amélioration du contrôle fiscal.

 Pour les entreprises, s'adapter à cette évolution ne se limite pas à une simple conformité ; il s'agit d'une opportunité de moderniser leurs opérations, d'améliorer les relations avec les clients et fournisseurs, et de garantir une transparence accrue dans les transactions commerciales. 

Tandis que la réglementation continue d'évoluer, il est essentiel que les entreprises se préparent dès maintenant pour respecter les échéances futures et éviter les risques de pénalités. L'accompagnement par des experts en dématérialisation et des solutions technologiques adéquates sera crucial pour une transition réussie vers la facturation électronique complète en milieu professionnel.

Les équipes La Poste Solutions Business vous accompagnent dans la transformation numérique de votre entreprise et vous conseillent pour mettre en place rapidement des solutions de dématérialisation sûres et conformes à la réglementation. 

Sources :

1 Rapport DGFIP - Aliantis