Protégez vos factures électroniques des fraudes potentielles

Protégez vos factures électroniques des fraudes potentielles

Si la transformation digitale représente un réel gain de performance, 48 % des PME et TPE ont peur de perdre ou de se faire pirater leurs données (baromètre France Num 2023).

Le manque de formation ou d’équipement fait de ces entreprises des cibles potentielles de cyberattaques. Quelles sont les 5 fraudes les plus fréquentes liées à la facture électronique ? Comment s’en prémunir ? Explications. 

Les 5 fraudes les plus courantes

1. Fraude à la TVA

La fraude à la TVA peut prendre plusieurs formes, notamment :

Création de fausses factures pour obtenir un remboursement de TVA : des entreprises peuvent créer de fausses factures pour déclarer des achats fictifs, leur permettant de demander des remboursements de TVA auxquels elles n'ont pas droit.

Modification du montant de la TVA sur des factures réelles : les fraudeurs peuvent altérer les montants de TVA sur des factures légitimes pour réduire leur charge fiscale ou pour augmenter indûment leurs crédits de TVA.

Dissimulation de factures pour éviter de payer la TVA : certaines entreprises peuvent omettre intentionnellement de déclarer des factures afin de minimiser la TVA qu'elles doivent verser aux autorités fiscales.

Mesures préventives :

Vérifier le numéro de TVA du fournisseur auprès des autorités fiscales : Assurez-vous que le numéro de TVA de votre fournisseur est valide et correspond à l'entreprise déclarée.

Exiger une copie du certificat d'immatriculation de l'entreprise du fournisseur : Demandez ce document pour confirmer que votre fournisseur est une entité légitime et enregistrée.

Comparer les informations figurant sur la facture avec les informations figurant sur le bon de commande et le bordereau de livraison : Cette vérification croisée permet de s'assurer que les documents sont cohérents et authentiques.

2. Escroquerie au président / Faux RIB

Cette forme de fraude implique :

Usurpation de l'identité d'un dirigeant d'entreprise pour envoyer de fausses factures à des fournisseurs : les fraudeurs se font passer pour le président ou un haut dirigeant de l'entreprise et demandent des paiements urgents aux fournisseurs.

Demande de virement bancaire sur un compte frauduleux : les fraudeurs fournissent des coordonnées bancaires falsifiées pour détourner les paiements vers leurs propres comptes.

Mesures préventives :

Mettre en place une procédure de vérification pour les demandes de virement bancaire : toute demande de virement doit être vérifiée par plusieurs niveaux de contrôle avant d'être exécutée.

Sensibiliser les collaborateurs aux risques d'escroquerie au président : formez votre personnel à reconnaître les signes d'une escroquerie, comme des demandes de paiements urgents et non planifiés.

Utiliser un système de double authentification pour les virements bancaires : implémentez des mesures de sécurité supplémentaires, comme des codes de confirmation envoyés sur des appareils séparés. 

3. Faux créanciers

Cette fraude se manifeste par :

Création de fausses entreprises pour envoyer des factures à des organisations qui ne leur doivent rien : les fraudeurs créent des entités fictives et envoient des factures pour des services ou produits qui n'ont jamais été fournis.

Mesures préventives :

Vérifier l'identité du créancier avant de payer la facture : confirmez l'authenticité du créancier en vérifiant ses informations auprès de sources fiables.

Exiger un justificatif de la prestation avant de payer la facture : demandez des preuves tangibles de la prestation ou de la livraison avant d'effectuer un paiement.

Ne jamais payer une facture par virement bancaire international à un créancier inconnu : soyez particulièrement vigilant avec les paiements internationaux, qui sont plus difficiles à retracer et à récupérer.

4. Cyberattaques

Les cyberattaques peuvent inclure :

Interception de factures électroniques et modification de leur contenu : les hackers interceptent les factures en transit et modifient les informations de paiement.

Accès aux systèmes informatiques des entreprises pour voler des factures : les cybercriminels infiltrent les systèmes de l'entreprise pour accéder et exfiltrer des données sensibles, y compris des factures.

Mesures préventives :

Mettre en place des solutions de sécurité informatique performantes, telles qu'un antivirus et un pare-feu : ces outils aident à protéger contre les intrusions et les logiciels malveillants.

Effectuer des mises à jour régulières des logiciels et du système d'exploitation : Les mises à jour corrigent les vulnérabilités qui pourraient être exploitées par des cybercriminels.

Former les collaborateurs aux risques de cyberattaques : éduquez votre personnel sur les meilleures pratiques de sécurité, comme la reconnaissance des emails de phishing et l'utilisation de mots de passe robustes. 

5. Piratage de plateformes de facturation électronique

Ce type de fraude implique :

Vol de données sensibles, telles que des numéros de TVA et des informations bancaires : les hackers accèdent aux plateformes de facturation pour voler des informations critiques.

Modification de factures stockées sur la plateforme : Ils peuvent altérer les factures existantes pour détourner les paiements ou masquer leurs activités frauduleuses.

Mesures préventives :

Choisir une plateforme de facturation électronique sécurisée et fiable : Utilisez des fournisseurs de services reconnus pour leur sécurité et leur fiabilité.

Utiliser un mot de passe fort et unique pour accéder à la plateforme : Évitez les mots de passe faciles à deviner et changez-les régulièrement.

Activer l'authentification à deux facteurs pour la plateforme : Cette couche de sécurité supplémentaire rend l'accès non autorisé beaucoup plus difficile.

Il est important de noter que les exemples de fraude ci-dessus ne sont pas exhaustifs. Le phishing ou hameçonnage est également une forme de fraude. En outre, de nouvelles techniques de fraude peuvent apparaitre en permanence. Il est donc important de rester vigilant et de se tenir informé des dernières menaces.

Nos 7 conseils pour une solution numérique sécurisée

1. Sensibilisez vos équipes à la menace

Vos collaborateurs sont votre première ligne de défense. Formez-les régulièrement pour qu'ils reconnaissent les différentes techniques de fraude. Apprenez-leur à créer des mots de passe solides et à identifier les emails suspects.

Assurez-vous qu'ils connaissent les bonnes pratiques en matière de gestion des mots de passe et de reconnaissance des tentatives de phishing.

L'organisation de sessions de formation continue et de mises à jour sur les nouvelles menaces est essentielle pour garder vos équipes informées et vigilantes. Encouragez une culture de la sécurité où les collaborateurs se sentent responsables et motivés à signaler toute activité suspecte.

2. Vérifiez l’identité de vos interlocuteurs

Soyez méfiants, même envers vos "amis". Avant de donner accès à vos systèmes à vos collaborateurs ou partenaires commerciaux, assurez-vous de leur identité. Vérifiez leurs emails, leurs numéros de téléphone et utilisez des systèmes de validation d'identité sécurisés.

Adoptez des méthodes comme l'appel téléphonique direct ou l'utilisation de plateformes de vérification tierces pour confirmer l'identité des nouveaux contacts. Dans le cas de transactions financières importantes, une double vérification par un second moyen de communication peut prévenir les fraudes.

3. Équipez-vous de systèmes sécurisés

Équipez votre entreprise des logiciels de sécurité, tels que des antivirus, des pare-feux et des systèmes de détection d'intrusions. Mettez-les à jour régulièrement pour qu'ils soient toujours performants. En outre, la mise en place de politiques de sécurité rigoureuses, telles que des restrictions d'accès aux informations sensibles et des protocoles de sauvegarde réguliers, peut renforcer la sécurité globale de votre entreprise. Pensez également aux mises à jour automatiques pour corriger les vulnérabilités des logiciels.

4. Authentification : la clé pour un coffre-fort imprenable

Activez l'authentification multifactorielle pour protéger vos accès critiques. C'est comme ajouter une serrure supplémentaire à votre coffre, demandant aux utilisateurs plusieurs preuves d'identité, comme un mot de passe et un code reçu sur leur téléphone.  

L'authentification à deux facteurs (2FA) peut grandement réduire les risques d'accès non autorisé. Considérez également l'utilisation de systèmes biométriques, tels que les empreintes digitales ou la reconnaissance faciale, pour une couche de sécurité supplémentaire.

5. Surveillez de près et soyez prêt à réagir

Effectuez des audits de sécurité réguliers pour détecter les failles de votre système. Mettez en place une surveillance constante de vos transactions et activités. La mise en place d'un centre de surveillance de la sécurité (SOC) peut aider à monitorer les menaces en temps réel. Préparez un plan de réponse aux incidents pour réagir rapidement en cas de violation de sécurité. Assurez-vous que ce plan soit testé et mis à jour régulièrement pour s'adapter aux nouvelles menaces.

6. Protégez vos communications comme des messages secrets

Utilisez des protocoles de communication sécurisés comme des messages codés que seuls vos partenaires peuvent comprendre. La sécurisation des emails et des fichiers sensibles garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations. De plus, l'utilisation de réseaux privés virtuels (VPN) pour les communications internes et externes ajoute une couche de sécurité en cryptant les données transmises sur Internet.

7. Gérez vos accès  

Limitez l'accès à vos systèmes et données sensibles aux seuls membres de votre équipe qui en ont réellement besoin. Attribuez des rôles et des permissions clairs, et surveillez régulièrement ces accès pour éviter les conséquences fâcheuses.  

La mise en œuvre de politiques de gestion des identités et des accès (IAM) permet de contrôler précisément qui a accès à quoi. Révisez périodiquement les autorisations pour vous assurer qu'aucun ancien collaborateur ne conserve des accès non justifiés. Utilisez des solutions de gestion des accès privilégiés (PAM) pour surveiller et limiter les actions des utilisateurs ayant des droits étendus.

La protection contre la fraude liée aux factures électroniques est centrale pour les PME et TPE. Avec des mesures de sécurité robustes et une formation continue de vos équipes, vous pouvez réduire les risques de cyberattaques et de fraudes. Restez vigilant et informé pour protéger efficacement vos données et renforcer votre relation client.