La lettre recommandée électronique pour les professionnels

Les différents formats de courrier recommandé

Le recommandé sert à établir la preuve juridique du dépôt et la réception d’une lettre, qu’elle soit papier ou électronique. Les modes d’envoi et de réception de ces courriers ont logiquement suivi les évolutions des entreprises – et ainsi leur forte digitalisation ces dernières années.

La lettre recommandée 100 % papier

Tout le monde connaît le principe du recommandé papier. Le processus est totalement « physique » :

• préparation manuelle du courrier
• dépôt de la lettre en bureau de poste
• distribution du pli par le facteur
• retour de l’avis de réception à l’expéditeur 

La lettre recommandée 100 % papier s’adresse surtout aux professionnels ayant un usage occasionnel du recommandé : soit plutôt des entreprises de taille réduite ou des travailleurs indépendants.

Pour des besoins plus importants, l’envoi de lettres recommandées au format papier nécessite une certaine organisation et entraîne davantage de contraintes : la location d’une machine à affranchir, un espace physique de préparation des courriers, la gestion d’un stock de consommables (enveloppes, liasses), mais aussi l’archivage des bordereaux.

La lettre recommandée en ligne : solution hybride entre papier et numérique

Avec la lettre recommandée en ligne, la préparation et le dépôt du courrier s’effectuent de manière numérique via une plateforme en ligne. La lettre et ses pièces jointes sont envoyées par ordinateur avec les coordonnées du destinataire. C’est le prestataire qui se charge ensuite de l’impression des documents et de la mise sous pli, pour distribution par le facteur en format papier.

Cette solution peut convenir aux émetteurs occasionnels comme aux entreprises adressant quotidiennement des recommandés (comme les professions réglementées, les secteurs de l’immobilier ou des assurances…).

Accessible en permanence depuis n’importe où, cette solution est très pratique : elle représente un gain de temps indéniable pour la préparation des envois et permet de s’affranchir des heures de dépôt en bureau de poste. La gestion électronique des avis de réception constitue un autre atout pour les entreprises qui disposent ainsi d’un système d’archivage à valeur probante pour la conservation des courriers et preuves de dépôt.

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La lettre recommandée électronique (LRE) : 100 % dématérialisée

L’envoi et la réception d’un courrier recommandé par voie exclusivement électronique sont autorisés en France depuis le 1^er janvier 2019, selon les modalités définies dans le règlement UE n° 910/2014 du 23 juillet 2014 et le décret Lemaire du 9 mai 2018  relatif à la lettre recommandée électronique.

Avec cette solution, le processus d’envoi du courrier est intégralement dématérialisé. La préparation et l’expédition du courrier s’effectuent numériquement, avant distribution au destinataire par voie électronique.

Cette solution est particulièrement indiquée pour les entreprises ayant de gros volumes d’envois en recommandé (immobilier, service public…). Recouvrant tous les avantages du recommandé en ligne, elle permet à l’expéditeur comme au destinataire de gagner du temps dans les échanges, grâce à un envoi et une réception quasi simultanés.

La valeur juridique de la lettre recommandée électroniquedite qualifiée est parfaitement identique à celle du recommandé en ligne, ou du recommandé 100 % papier. À condition toutefois que le prestataire chargé de son acheminement bénéficie de la qualification eIDAS (Electronic Identification Authentication and Trust Services). Cette qualification est attribuée par l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) qui diffuse sur son site la liste des prestataires qualifiés eIDAS, seuls autorisés à acheminer des lettres recommandées par voie électronique.

Les usages de la lettre recommandée électronique pour professionnels

La valeur juridique de la lettre recommandée électronique est équivalente à celle de son pendant papier. Elle peut dès lors être utilisée dans tous les cas où l’accusé de réception est nécessaire :

• soit parce qu’il est imposé par la réglementation (résiliation d’un bail commercial, convocation à un entretien RH…) ;
• soit parce qu’il est conseillé pour permettre de disposer d’une preuve d’envoi (promesse d’embauche, mise en demeure…).

Dans le cadre d’une activité professionnelle, les exemples de recours à la LRE sont assez nombreux :

• dans les ressources humaines (convocation des instances représentatives du personnel, réponse à une demande de congé spécial, transmission d’avenant à un contrat de travail…) ou en matière de gestion administrative et financière (relances pour factures impayées…) ;
• dans les secteurs de la banque et des assurances (résiliation de contrats, courrier de clôture de compte…), mais aussi dans l’immobilier (convocations aux assemblées générales de copropriétés, compromis de vente lié à l’acquisition d’un bien immobilier…).

Lettre recommandée électronique pour les professionnels : mode d’emploi

Pour envoyer des courriers recommandés électroniques, votre entreprise doit d’abord choisir un prestataire qualifié eIDAS. L’envoi de lettres recommandées électronique s’effectue ensuite selon un processus bien établi.

Le recueil du consentement... ou non

1. Si le destinataire n’est pas un professionnel, vous devez obligatoirement disposer de son accord préalable pour lui envoyer des lettres recommandées électroniques. Il est possible d’inclure ce consentement du particulier dans un contrat ou de l’obtenir par un document spécifique à faire signer par la personne concernée.
2. Si le destinataire est un professionnel, le consentement à recevoir des lettres recommandées électroniques n’est pas requis. En effet, un professionnel ne peut pas s’opposer à la réception de courriers recommandés électroniques sur son adresse e-mail professionnelle.

Vous souhaitez simplifier vos envois de lettres recommandées ?  Demandez à être rappelé(e) par l’un de nos conseillers. Il répondra personnellement à toutes vos questions. 

Identification et authentification de l’expéditeur

Ce sont deux procédures bien distinctes :

• L’identification de l’expéditeur consiste à établir son identité :
  ○ par la présentation d’une pièce d’identité (CNI, passeport, titre de séjour…) en cours de validité s’il s’agit d’une personne physique ;
  ○ par l’envoi d’un extrait Kbis, d’une pièce d’identité du représentant légal de la société ou d’un mandat de son représentant, s’il s’agit d’une organisation.

À moins que le prestataire propose un moyen d’identification électronique (par exemple, une application mobile), la vérification d’identité est opérée à chaque envoi.

• L’authentification de l’expéditeur auprès du prestataire intervient au moment de l’envoi du recommandé électronique. À défaut de moyen d’identification électronique (application mobile, clé USB…), l’authentification s'effectue :
  ○ par un certificat de signature électronique qualifié pour une personne physique ;
  ○ grâce à un certificat de cachet électronique qualifié pour une personne morale.

Acceptation ou refus du courrier par le destinataire

Dans un premier temps, la réception d’une lettre recommandée électronique est notifiée au destinataire, généralement par e-mail. Comme avec les recommandés papier, l’identité de l’expéditeur est à ce stade maintenue secrète.

Trois options s’offrent au destinataire qui peut :

1. accepter la lettre recommandée électronique : pour l’ouvrir, il doit prouver son identité puis s’authentifier ;
2. refuser la LRE : l’expéditeur reçoit alors la preuve de refus ;
3. ignorer la LRE : au terme d’un délai de 15 jours à compter de la notification faite au destinataire, l’expéditeur reçoit la preuve que le recommandé n’a pas été réclamé par son destinataire.

À noter

Dans la procédure d’envoi d’une lettre recommandée électronique, le courriel de notification correspond à la première présentation d’un recommandé en format papier. Ainsi, le refus ou l’ignorance du recommandé électronique par le destinataire n’a pas d’impact sur les effets juridiques de la lettre, par exemple si elle marque le point de départ d’un délai.

Les procédures liées à l’envoi de recommandés évoluent et gagnent en souplesse et en efficacité avec la digitalisation. Qu’il s’agisse du recommandé en ligne ou de la lettre recommandée électronique qualifiée, les avantages sont nombreux pour les entreprises : gain de temps, sécurité juridique, économies…