Numérisation du courrier : les 6 étapes pour réussir votre projet

Face à des exigences réglementaires toujours plus strictes et à la nécessité d’optimiser les coûts, la numérisation et l’automatisation du traitement des courriers deviennent des leviers stratégiques pour sécuriser vos processus et améliorer votre performance.

Encore faut-il respecter un cadre rigoureux, conforme au Code civil, au règlement eIDAS et à la norme NF Z42-026, garantissant la fiabilité juridique des copies numériques.

Comment réussir votre projet ? De la préparation des documents à l’archivage électronique, en passant par le choix des outils et la sécurisation des flux, découvrez les étapes essentielles pour fiabiliser vos copies numériques et sécuriser durablement vos échanges. 

Qu’est-ce qu’une copie numérique fiable et pourquoi c’est un enjeu stratégique ?

Au cœur de l’accélération de la transformation digitale des entreprises, et plus particulièrement de la dématérialisation des courriers, la notion de fiabilité prend une importance croissante. Mais que recouvre exactement cette notion de copie numérique fiable ?

Selon l’article 1379 Code civil, la copie fiable est une reproduction numérique à la fois :

• Lisible.
• Complète.
• Non altérable dans le temps.

En bref, elle doit être réalisée dans des conditions garantissant son intégrité, son authenticité et sa sécurité. Ces trois conditions garantissent la valeur probatoire des documents en cas de contrôle ou de litige, mais aussi la conformité réglementaire du document (archivage, fiscalité, RH). Une copie non conforme peut être écartée comme preuve.

Ce principe s’appuie sur plusieurs référentiels réglementaires et normatifs :

• Le règlement eIDAS, qui encadre l’identification électronique et les services de confiance en Europe.
• La norme française NF Z42-026, qui définit les exigences techniques et organisationnelles pour garantir la fiabilité d’un processus de numérisation.

Pourquoi la numérisation du courrier est essentielle pour les entreprises

Avec la montée en puissance du télétravail, la multiplication des canaux d’échange et les exigences croissantes en matière de conformité, la gestion du courrier entrant doit reposer sur des processus sécurisant la conservation des documents sensibles, limitant les risques juridiques, améliorant la traçabilité et permettant la transmission et la consultation à distance.

La numérisation du courrier s’impose comme un levier stratégique pour :

• Réduire les coûts : moins de stockage physique et de consommables.
• Optimiser les flux et fluidifier les échanges interservices : traitement et transmission plus rapides, même à distance.
• Améliorer la performance : réduction des délais et limitation des pertes documentaires.
• Renforcer la sécurité et la conformité : traçabilité des accès, limitation des risques de falsification.
• Simplifier l’accès à l’information : consultation en quelques clics, dans un environnement sécurisé.
• Fiabiliser la conservation des documents sensibles (factures, contrats, documents RH…).
• Valoriser l’image de l’entreprise auprès de son écosystème.

Les étapes pour profiter des avantages d’une copie numérique fiable

Pour réussir un projet de numérisation du courrier, l’installation d’un scanner ou l’utilisation d’une GED n’est qu’un début. Seule la mise en œuvre d’une démarche structurée et conforme pourra garantir la valeur légale, l’exploitabilité et la sécurité de vos documents numérisés. Voici les étapes clés à suivre pour aboutir à la numérisation du courrier fiable et conforme au sein de votre entreprise.

Étape 1 : Préparer les documents pour la numérisation

Avant toute chose, il est important d’organiser les flux de courrier entrants et de déterminer les catégories de documents à numériser : factures fournisseurs, contrats commerciaux, courriers administratifs… Chaque typologie impose en effet des règles de conservation spécifiques, qui influent sur l’automatisation du processus et sur la cohérence des données numérisées avec la réglementation.

Cette phase de préparation permet ainsi :

• D’identifier les documents sensibles à haute valeur probatoire.
• De définir les niveaux de priorité ou de traitement selon les flux.
• D’éliminer les doublons ou documents inutiles.
• D’éviter les erreurs de classement ou les pertes d’information post-numérisation.

Étape 2 : Sélectionner les bons outils (scanner, OCR, logiciels de gestion documentaire)

Le choix des équipements et des solutions logicielles de numérisation conditionne la performance et la sécurité globale du processus, ainsi que l’intégrité et la qualité future des copies numériques.

Aussi, réaliser un audit des solutions est indispensable si vous souhaitez adapter l’investissement au contexte de votre entreprise. Parmi les critères à scruter, considérez les points suivants :

• Comparez les scanners professionnels en fonction du volume à traiter, de la qualité souhaitée, des formats supportés et de la vitesse. Pour une PME, privilégier des scanners robustes, simples à utiliser, compatibles avec des lots variés de documents.
• Vous pouvez utiliser une solution avec OCR (reconnaissance optique de caractères) pour rendre les documents scannés plus faciles à rechercher et traiter. Il est aussi possible de choisir une technologie basée sur l’intelligence artificielle, qui analyse directement les documents numérisés sans passer par l’OCR, pour mieux comprendre et exploiter leur contenu.
• Optez pour des logiciels de gestion électronique de documents (GED) pouvant être connectée à vos logiciels métiers ou ERP, SIRH ou CRM, et permettant un classement intelligent, un contrôle des accès sécurisé et une traçabilité complète.

Enfin, assurez-vous que la solution choisie est conforme aux normes eIDAS et NF Z42-026. Cette condition est essentielle pour que vos documents numérisés aient la même valeur légale que les originaux papier, notamment dans le cadre de procédures administratives ou juridiques.

Étape 3 : Mettre en place une politique de sécurité pour vos données

Une fois les documents numérisés, reste à garantir leur sécurité et leur intégrité dans le temps. Cela implique de nouvelles obligations de protection :

• Définissez des droits d’accès par profil (RH, finance, direction…) et selon les rôles (lire, modifier, supprimer).
• Mettez en œuvre des mécanismes de chiffrement (pour éviter tout accès non autorisé ou fuite de données confidentielles), de sauvegarde automatique (restauration en cas de sinistre) et d’authentification forte, tout au long du processus (tant pendant la transmission que lors du stockage).
• Définissez les durées de conservation et mettez en place des mécanismes de purges afin d’éviter la conservation de documents au-delà de la durée légale.
• Hébergez les données dans un environnement certifié (HDS, ISO 27001, cloud souverain…).

Grâce à cette sécurisation documentaire, vous maîtrisez mieux le risque juridique et la conformité RGPD.

Étape 4 : Vérifier et valider la qualité des documents numérisés

Une copie illisible, incomplète ou altérée peut perdre toute valeur probatoire. Ainsi, il est indispensable d’inclure une étape de contrôle de la qualité des fichiers produits, afin de garantir que chaque document numérisé puisse être opposable en cas de litige.

À cette étape, il est recommandé :

• De contrôler systématiquement la lisibilité, la complétude et la fidélité des documents.
• De mettre en place un workflow de validation (automatique ou manuel selon les flux).
• D’utiliser des outils d’analyse automatique de conformité (IA + OCR) pour détecter les anomalies ou incohérences.

Étape 5 : Organiser l’archivage électronique des copies numériques

L’archivage électronique est une autre brique indispensable pour conserver des documents numériques dans des conditions réglementaires, et non pas simplement les stocker dans un répertoire partagé.

L’archivage électronique doit répondre à plusieurs exigences :

• L’adoption d’un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux exigences NF Z42-013 ou équivalentes.
• Le respect des durées légales de conservation, en fonction de la nature des documents.
• La mise en œuvre d’un plan de classement structuré pour garantir la pérennité, l’accessibilité et l’auditabilité des documents.

Un archivage maîtrisé est la condition pour que vos copies numériques restent fiables dans le temps… et exploitables au bon moment.

Étape 6 : Mettre en place un horodatage et un journal de traçabilité

Enfin, la mise en place d’un horodatage qualifié et d’un journal de traçabilité constitue une étape complémentaire pour fiabiliser juridiquement vos copies numériques, fortement recommandée dans un cadre réglementé.

L’horodatage consiste à apposer une date et une heure certifiées à chaque document numérisé, via un prestataire de services de confiance qualifié selon le règlement eIDAS. Il prouve que le document existait bien à un instant donné, et qu’il n’a pas été modifié depuis.

Le journal de traçabilité, quant à lui, enregistre l’ensemble des actions effectuées sur un document : numérisation, consultation, modification, suppression. Ce suivi permet de garantir une transparence totale en cas d’audit ou de litige.

En combinant ces dispositifs, vous renforcez la valeur probatoire des documents, sécurisant la gestion des preuves électroniques et consolidant la gouvernance documentaire de votre organisation.

Ainsi, la numérisation du courrier, lorsqu’elle est structurée et encadrée, devient un vecteur de sécurisation, de conformité et d’agilité opérationnelle. En respectant les étapes clés (préparation des documents, choix des bons outils, sécurisation des flux, contrôle qualité, archivage conforme), vous renforcez la fiabilité juridique de vos copies numériques, tout en répondant aux exigences du Code civil, du règlement eIDAS et des normes associées.

Saisir cette opportunité, c’est réduire vos risques documentaires, fluidifier vos processus et accélérer la digitalisation de vos fonctions support.