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Avec les évolutions réglementaires en place depuis janvier 2019, les entreprises franchissent un pas de plus vers la dématérialisation. La Poste les accompagne à l’aide de solutions de gestion des envois qui assurent le plus haut niveau de garantie juridique en accord avec cette nouvelle réglementation.

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Le gouvernement français et l’Union européenne ont fait évoluer la réglementation1 afin de développer les échanges électroniques sécurisés et de favoriser l’usage de la lettre recommandée électronique (LRE). Quèsaco ? Transposition à l’identique de la lettre recommandée traditionnelle (LR), une LRE qualifiée a la même valeur légale et force probante que la lettre recommandée papier. Seule différence, depuis l’émetteur jusqu’au destinataire : le dépôt, la distribution, le contenu et la gestion des preuves – dont l’accusé de réception – sont 100 % numériques.

la lettre recommandée se dématérialise

 

« Le service d’envoi doit être obligatoirement qualifié et le destinataire doit avoir donné son accord écrit à l’expéditeur »

Le choix de la modalité d’envoi d’un courrier recommandé – papier, hybride2 ou électronique – est souvent dicté par la recherche de simplification et donc d’économies. Aux coûts directs de l’envoi, s’ajoutent ceux, indirects, liés à la préparation et la gestion. La Poste propose des solutions, quel que soit le canal, pour optimiser la gestion et le coût de ces envois recommandés : qu’ils soient classiques, hybrides ou électroniques. « La nouvelle offre LA Lettre Recommandée Électronique, qualifiée au titre du règlement européen eIDAS, remplit les exigences de garantie juridique 3, explique Olivier Torres, directeur du marché relation d’affaires, à la Branche Services-Courrier-Colis de La Poste. Grâce à nos bureaux et surtout nos facteurs qui peuvent vérifier l’identité en face-à-face, notre service d’envoi est conforme aux exigences réglementaires les plus fortes.»

Autre atout de la lettre recommandée électronique : elle peut être intégrée dans un logiciel de gestion de l’entreprise afin de faciliter l’archivage et l’accès aux informations. Une intégration qui sera d’autant plus efficace pour nos clients et partenaires éditeurs que toutes ces solutions seront disponibles via une API4 dès la fin de l’année.

Néanmoins dans un premier temps, la LRE va être complexe à mettre en œuvre car elle requiert de s’équiper, pour l’expéditeur et le destinataire de moyen d’identification électronique d’une part et de gérer le consentement du destinataire particulier d’autre part. La Poste offre une solution qui simplifie la préparation des recommandés : La Lettre Recommandée en Ligne (LR hybride), qui est aussi accessible via une API et au travers de l’assistant courrier (www.assistant-courrier.laposte.fr). Le dépôt se fait en ligne et le destinataire reçoit une LR papier qui est reconnue pour son pouvoir de notification et son efficacité depuis plusieurs dizaines d’années.

 

1 cf. Loi « pour une République numérique » et le règlement européen dit « e-IDAS ».
2 Pour la lettre recommandée hybride, le dépôt se fait en ligne et La Poste l’imprime ensuite pour une distribution classique.
3 La loi octroie à une LRE une équivalence des effets juridiques de la LR physique si elle répond au prérequis suivant (art. 93) : l’envoi émane d’un service d’envoi qualifié (e-IDAS) et l’expéditeur peut justifier du consentement du destinataire.
4 L’API (Application Programming Interface) est une interface de programmation qui permet à une application tierce de se « brancher » sur un service ou une plateforme pour échanger des données.