Courrier dématérialisé : 4 points de vigilance

Continuité de service, hausse de la productivité de vos équipes, réduction des coûts associés au traitement du courrier... La transmission de courrier par voie dématérialisée présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Mais quelles questions devez-vous vous poser afin de choisir la bonne solution de dématérialisation de vos envois de courriers ? Découvrez les 4 points de vigilance à prendre en compte pour assurer la réussite de votre projet. 

#1 Définissez les objectifs de votre projet de dématérialisation du courrier sortant (lettre recommandée, courrier avec accusé de réception...)  

Dès le démarrage de votre projet, il est nécessaire d'identifier les services de l'entreprise impactés par la dématérialisation des documents (administration, comptabilité, ressources humaines…). Partez à la rencontre des équipes concernées pour recenser leurs besoins et leurs attentes, tels que : 

• Réduire les coûts associés au traitement et à la gestion des courriers papier (factures, lettres de relance, recommandés...) ; 
• Supprimer certaines tâches chronophages et répétitives pour pouvoir se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée ; 
• Garantir l'accessibilité des services en continu, y compris en cas d'aléas sociaux et environnementaux (intempéries, crise sanitaire...) ; 
• Faciliter la traçabilité et l'archivage des documents ; 
• Réduire les délais de paiement, etc. 

En fonction des besoins identifiés, fixez des objectifs clairs et réalistes pour votre projet et définissez des indicateurs pertinents pour mesurer la performance de votre future solution de dématérialisation du courrier sortant : diminution des volumes d’impressions, montant des économies réalisées, gain de temps et d'espace… 

Savez-vous qu'avec Maileva, une offre de Docaposte, filiale du groupe La Poste, vous pouvez envoyer vos courriers et vos recommandés depuis votre ordinateur ?  

Notre infographie “Plateforme en ligne Maileva : envoyer vos courriers et recommandés sans vous déplacez” vous détaille les solutions adaptées à vos envois et ses avantages pour votre entreprise.  

#2 Adoptez une stratégie multicanal intégrant courrier électronique et courrier papier 

Une bonne pratique consiste à adapter vos envois aux besoins de vos clients : certains de vos clients, fournisseurs ou salariés peuvent préférer de continuer à recevoir leurs documents par voie postale, plutôt que par recommandés électroniques et autres courriers dématérialisés (fiches de paie, devis, contrats, bons de commande…). 

Vous devez donc inscrire votre projet de dématérialisation du courrier sortant dans une démarche multicanale permettant l’envoi de courriers par voie dématérialisée (lettre recommandée en ligne [LRE]...) et au format papier. N'hésitez pas à sonder vos clients, fournisseurs et collaborateurs pour connaître leurs préférences et estimer au mieux vos futurs volumes d’envoi par format. 

#3 Veillez à la conformité juridique de votre projet de dématérialisation 

Encouragée par les pouvoirs publics dans le cadre des échanges commerciaux, la dématérialisation est encadrée par la législation. Vous devez donc vous informer sur le cadre législatif en vigueur pour respecter vos obligations et assurer la conformité de votre projet. 

Il s’agit notamment de respecter : 

• Les règles relatives à l’envoi et l’archivage des bulletins de paie dématérialisés définies par le Code du travail (articles D 3142-7 et suivants); 
• Les garanties techniques et opérationnelles fixées pour l’envoi de recommandés électroniques par le règlement eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014. 
• L'obligation d'envoyer toutes les factures adressées à des structures du secteur public au format électronique depuis le portail Chorus Pro comme l’indique le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique.  

Veillez également à anticiper certaines évolutions légales, comme l’obligation pour toutes les entreprises d’envoyer des factures dématérialisées pour leurs transactions en B2B avec d'autres sociétés assujetties à la TVA en France, comme le prévoit l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021. 

#4 Soyez attentif à la sécurité des données de vos envois de courriers par voie dématérialisée  

La dématérialisation des échanges se généralise dans un contexte de hausse des cyber-risques. La sécurité des données représente donc un enjeu majeur pour les entreprises, notamment dans le cadre de leurs échanges avec leurs clients. Cette question revêt une importance particulière pour les sociétés des secteurs de la banque, de l'assurance ou des mutuelles qui gèrent des données sensibles, ainsi que pour tous les services de ressources humaines dont les fiches de paie et autres documents contractuels contiennent des données personnelles confidentielles.  

C'est pourquoi votre projet de dématérialisation doit respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD) . Cette réglementation européenne, applicable depuis le 25 mai 2018, vise à protéger les données personnelles utilisées ou échangées de manière dématérialisée afin d’en assurer la confidentialité au sein de toute l’Union européenne. 

Dans ce contexte, il est important d’opter pour une solution de dématérialisation proposée par un partenaire bénéficiant du label attribué par la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC), et de privilégier les prestataires hébergeant les données en France, ou a minima, au sein de l’Union européenne. 

En résumé, soyez attentif à ces 4 enjeux pour bien préparer en amont votre projet de transformation digitale et d’envoi de courriers par voie dématérialisée. 

Les équipes La Poste Solutions Business vous conseillent pour mettre en place rapidement des solutions de dématérialisation sûres et conformes à la réglementation.  

Ainsi, Maileva, une offre de Docaposte, filiale du Groupe La Poste, propose des solutions hybrides permettant d’envoyer des courriers physiques et dématérialisés depuis la même interface afin de gagner du temps et simplifier les démarches.