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La dématérialisation de l’envoi du courrier comporte de nombreux bénéfices pour votre entreprise : continuité d’activité, productivité, économie... Mais quelles questions se poser avant de se lancer ? Découvrez les 4 points de vigilance à prendre en compte pour garantir la réussite de votre projet.

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#1 Recensez vos attentes et définissez les objectifs de la dématérialisation

Pour approfondir cette démarche, identifiez les services de l’entreprise impactés par le changement (administration, comptabilité, ressources humaines…) et rencontrez-les pour recenser leurs attentes :

  • accessibilité des services en continu,
  • traçabilité et archivage des documents,
  • suppression des tâches chronophages…

En fonction des besoins identifiés, fixez des objectifs clairs et atteignables et sélectionnez des indicateurs pertinents pour mesurer la performance de la solution choisie : diminution des volumes d’impression, économies réalisées, gain de temps ou de place…

#2 Adoptez une démarche multicanal intégrant papier et digital

Dématérialiser l’envoi de votre courrier d’entreprise ne marquera pas la fin des courriers papier ! Clients, fournisseurs ou salariés peuvent préférer continuer à les recevoir sous ce format et refuser la réception de recommandés électroniques ou documents dématérialisés (factures, fiches de paie…).

Vous devez donc inscrire votre projet de dématérialisation des courriers dans une démarche multisupport basée sur l’envoi de documents papier ET dématérialisés. Pour ce faire, sondez les besoins de vos clients, fournisseurs et collaborateurs afin d’évaluer au mieux les volumes d’envois dématérialisés par rapport aux envois papier.

Certains prestataires comme Maileva, filiale à 100 % de Docaposte et du Groupe La Poste, proposent des solutions hybrides permettant d’envoyer des courriers physiques et dématérialisés à partir de la même interface afin de gagner du temps et simplifier les démarches.

#3 Veillez au cadre juridique défini pour la dématérialisation de l’envoi de courrier

Encouragée par les pouvoirs publics dans le cadre des échanges commerciaux, la dématérialisation est encadrée par la législation. Vous devez donc vous informer sur le cadre législatif en vigueur pour répondre à vos obligations et vous mettre en conformité.

Il s’agit notamment de respecter :

Vous pouvez par ailleurs anticiper certaines évolutions, comme l’obligation pour toutes les entreprises d’envoyer des factures dématérialisées dans le cadre des marchés publics. Sachez aussi que la facturation dématérialisée doit être généralisée à l’ensemble des transactions réalisées entre entreprises privées d’ici 2025, en vertu de l’article 56 du projet de loi de finances 2020.

#4 Soyez attentif à la sécurité des données

Alors que la dématérialisation des échanges se généralise, les risques de cyberattaques existent. Or, la sécurité des données est un enjeu majeur pour les entreprises, notamment dans les échanges avec les clients : c’est en particulier le cas pour les banques, les assurances ou encore les mutuelles, qui gèrent des données sensibles.

Par ailleurs, les feuilles de paie et documents des ressources humaines contiennent des données relatives aux personnes. À ce titre, votre entreprise doit respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette réglementation européenne, applicable depuis le 25 mai 2018, vise à protéger les données personnelles utilisées ou échangées de manière dématérialisée afin d’en assurer la confidentialité au sein de toute l’Union européenne.

Dans ce contexte, il est important de choisir des partenaires de confiance bénéficiant du label attribué par la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC)[VJH5] , et de privilégier des prestataires qui hébergent les données en France ou a minima au sein de l’Union européenne.

Soyez attentif à ces 4 enjeux pour bien préparer la digitalisation de vos envois de courrier. Filiale à 100 % de Docaposte et du Groupe La Poste, Maileva vous accompagne dans votre projet de dématérialisation du courrier et vous aide à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. Envie d’en savoir plus ?

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