Le Groupe

La transformation numérique touche tous les secteurs… et l’action publique n’y échappe pas. Parmi les grands chantiers de modernisation à mener : la dématérialisation des documents de séance. L’objectif ? Simplifier le quotidien des élus au bénéfice des citoyens et limiter l’empreinte écologique des collectivités. Une mission que la région Bourgogne-Franche-Comté a choisi de confier à Docaposte, filiale du Groupe La Poste. D’autres collectivités de la région comme le département du Doubs et la Communauté d’agglomération de Besançon ont également été séduites.

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La transformation numérique des collectivités et des opérateurs publics vise un double objectif : rapprocher l’administration de ses administrés et faciliter le quotidien des agents, et des élus. Un principe de « symétrie des attentions » garant d’une transformation réussie. Or c’est un fait, quelle que soit la taille de la collectivité, les élus sont confrontés à la même gageure : être présents sur le terrain au plus près de leurs administrés, tout en préparant au mieux leurs séances et assemblées. Un travail conséquent qui nécessite de prendre connaissance des centaines de documents. Pour les services des assemblées, le suivi et la préparation des séances est lui aussi très chronophage.

 

OPTIMISER LES RESSOURCES

Face à ce constat, les collectivités de la région Bourgogne-Franche-Comté ont fait appel à la solution FAST-Élus de FAST, une marque de Docaposte. Pour la région, le département du Doubs et la Communauté d’agglomération de Besançon, la préparation de chaque séance représentait en effet près de 500 à 600 pages à envoyer en recommandé à chacun des élus concernés ! Une procédure peu économique et très consommatrice de papier. Grâce à la solution FAST-Élus, l’ensemble des documents de séances sont dématérialisés et regroupés sur une plateforme numérique dédiée puis transmis directement par les services des assemblées. De leur côté, les élus peuvent les consulter et les annoter directement sur tablette numérique. Un gain de temps et d’efficacité.

MUTUALISATION ET AGILITÉ

« FAST-Élus nous a séduits par sa simplicité, confirme Pierre-Yves Cachot, directeur des systèmes d’information de la région Bourgogne-Franche-Comté, et les élus peuvent le prendre en main sans formation spécifique, juste après une présentation ». Le projet de dématérialisation avait été initié en 2013, avec la volonté de mutualiser les besoins des différentes collectivités. Mais la solution FAST-Élus s’est révélée d’autant plus pertinente dans le contexte du regroupement des régions Bourgogne et Franche-Comté : « Au moment de la fusion des régions, FAST, une marque de Docaposte, a aussi démontré son ouverture et sa flexibilité d’intégration à notre système d’information ».

Quid de la sécurisation des opérations de transmission et consultation ? « En effet, la convocation des élus est soumise à des règles très précises, rappelle Vanessa Fleiszbein, chef de produit FAST, une marque de Docaposte. FAST, une marque de Docaposte remplit auprès des élus et des services des assemblées une mission importante d’accompagnement. La solution est dotée de fonctions d’horodatage couvrant l’ensemble des éléments transmis, afin de pouvoir prouver sans discussion le respect des délais prescrits par la loi ». Résultats en Bourgogne-Franche-Comté : aujourd’hui la solution est utilisée par 100 % des élus. « Nous n’imprimons plus aucun rapport depuis 2015 », conclut Pierre-Yves Cachot.

 

Partenaire privilégié des collectivités, FAST, une marque de Docaposte, filiale du Groupe La Poste, vous accompagne sur tous ces sujets qui touchent au cœur de vos missions. Elle vous propose des solutions dédiées afin de faciliter et simplifier votre relation aux citoyens et donner plus d’écho à vos politiques publiques.

 

Retrouvez tous nos services à destination des collectivités sur www.laposte.fr/collectivites