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Archivage et protection électronique de vos documents

C’est une obligation légale et un impératif pour la gestion quotidienne de votre activité. Cependant, l’archivage de vos documents commerciaux et comptables se révèle souvent lourd, coûteux (espaces de stockage, frais de classement et consultation…), chronophage et stressant (documents perdus, mal classés ou inaccessibles)… Autant d’écueils que pallient les solutions d’archivage externalisé et / ou dématérialisé du Groupe La Poste.

Archivage et protection électronique de vos documents

À l’heure où la compétitivité des entreprises se mesure à leur réactivité et où l’information doit être disponible partout à tout moment, un service d’archives mal organisé constitue un handicap. Les solutions d’archivage électronique de La Poste Solutions Business sont conçues précisément pour relever ce défi et faire de votre gestion documentaire un atout au service du business. Savez-vous, par exemple, qu’on estime à 1,80 € le coût de l’archivage manuel d’une seule facture ? Et que le coût moyen de recherche et de consultation d’un document papier peut s’élèver jusqu’à 20 € ?

 

Des solutions sur mesure

Grâce aux solutions d’archivage électronique de La Poste Solutions Business, vous réaliserez jusqu’à 88 % d’économies par rapport à un archivage papier en interne. Nous vous accompagnons dans la définition et la mise en place de la solution la plus adaptée à vos besoins, pour tous vos flux de facturation entrants et sortants : depuis la simple interface Web archivea de Maileva, qui vous permet de choisir les durées d’archivage et de consultation lors de l’envoi de vos courriers, jusqu’au processus documentaire entièrement dématérialisé avec Docapost, en passant par le coffre-fort électronique Digiposte entreprises.

 

Une garantie de sécurité et de confidentialité

Avec ces solutions, vous conservez et protégez vos archives simples ou à vocation probatoire en toute tranquillité : prestataire agréé tiers de confiance, respectant les normes et labels en vigueur et disposant de serveurs aux plus hauts standards de sécurité, La Poste Solutions Business  garantit l’intégrité et la confidentialité de vos documents dans la durée.

 

La bonne information au bon moment

En optant pour l’archivage électronique de vos documents, vous constituez une véritable base de données facilement partageable entre les différents acteurs des fonctions support et du service clients de votre entreprise. Vos dossiers clients et fournisseurs deviennent accessibles en quelques clics, 24 h /24, permettant de répondre avec plus de rapidité et de pertinence. À l’arrivée ? Des échanges plus fluides, des coûts maîtrisés et une image renforcée vis-à-vis de vos parties prenantes. Vous facilitez ainsi l’accès et le partage des documents au sein de votre entreprise, et de façon sécurisée. Nous proposons un service de dématérialisation de vos documents dans vos locaux pour l’archivage numérique avec Dynascan.

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Docapost : Avec 30 ans d’expérience dans les métiers de la gestion documentaire et de la gestion déléguée de processus métiers, DOCAPOST, filiale du Groupe La Poste, propose l’offre la plus complète pour gérer les échanges professionnels des entreprises et des institutions avec leurs publics dédiés.

Digiposte entreprises Optimisez votre relation avec vos clients et salariés grâce à l’offre Digiposte : un coffre numérique sécurisé personnel et gratuit.

Maileva : Plateforme en ligne de création et diffusion de vos messages, documents et courriers à la demande.