La Préfecture du Limousin a numérisé 600 000 pages de documents administratifs grâce à Dynapost, filiale de La Poste. « L’enjeu est de conserver un maximum d’informations en un minimum de place ».

Les dossiers comprennent entre 20 et 200 pages. Au total, nous avons 600 000 pages à numériser », déclare Ghislain Personne, responsable du Bureau de l’Immigration et de l’Intégration à la Préfecture de région. « L’enjeu est de conserver un maximum d’informations en un minimum de place car nous ne pouvons pas pousser les murs ! Nous avons commencé avec les flux entrants et, après ce premier bilan positif, nous avons souhaité poursuivre avec l’archivage numérique du stock. »

La Poste, une solution pour vos échanges numériques

La Préfecture lance alors un appel d’offres. Trois prestataires y répondent. C’est La Poste, avec sa filiale Dynapost, qui remporte ce marché. Le contrat signé prévoit la mise à disposition d’une personne à temps complet pendant 10 mois pour préparer les 10 500 dossiers puis les numériser. « Les agents appellent et consultent le dossier existant sur l’ordinateur : c’est du temps de gagné pour l’agent et pour l’usager. Cela facilite aussi la transmission des documents à d’autres Préfectures ou services. Personne ne voudrait revenir en arrière ! » Cet avantage partagé avec le service juridique des Libertés Publiques existe déjà avec les dossiers créés et va s’amplifier après le travail d’archivage du stock. « On va gagner aussi de l’espace, réaménager les locaux pour améliorer les conditions de travail. » Le courrier papier se numérise et s’archive plus simplement avec La Poste. Dans cette démarche, elle accompagne ses clients du diagnostic de l’existant au conseil et à la recommandation de solutions. 

En pratique

Partenaire historique des échanges écrits, La Poste simplifie l’accès de toutes les entreprises et administrations aux échanges numériques. Elle accompagne leur développement et leur performance avec La Poste Solutions Business.

Nos solutions :

• Envoi et Services en ligne

• Gestion du courrier entrant

• Archivage numérique

• Gestion des échanges numériques

• Certification électronique

• Gestion des moyens de paiement

• Sécurisation des données

• Vote électronique

• Numérisation de bulletins de paie

• Externalisation des fonctions (BPO)